قصة نجاح
من خلال الإرسال، توافق على أن يتم الاتصال بك عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف أو الرسائل النصية القصيرة حول تحديثات وعروض Hostfully.
Armando Escarcega هو المؤسس المشارك لشركة Twinity، وهي شركة إدارة عقارات للإيجار قصير المدى متكاملة الخدمات ومعروفة بنهجها العملي الذي يضع الضيافة في المقام الأول.
”اعتدنا قضاء 8 أيام في إعداد تقاريرنا. الآن مع Hostfully، ننتهي في غضون 4 أيام. بالإضافة إلى ذلك، بالنسبة للملاك، التقارير شفافة واحترافية المظهر“.
مع محفظة عقارات للإيجار قصير المدى سريعة النمو وأكثر من 5,000 تقييم بخمس نجوم، كان Armando Escarcega بحاجة إلى طريقة أفضل لتوسيع نطاق تقارير الملاك. كان النمو السريع يعني أن عملية نهاية الشهر أصبحت عبئًا على العمليات مع زيادة عدد الوحدات المدارة.
في ذلك الوقت، كان فريق Armando يستخدم Your Porter، وهو نظام إدارة عقارات أساسي ولكنه يفتقر إلى ميزات التقارير القوية. قال: ”كنا نفعل كل شيء يدويًا. كنت أسحب الحجوزات من Airbnb، وأضيف الإيرادات والمصروفات في Excel، وأنشئ بيان أرباح وخسائر لكل عقار“. كانت العملية تؤدي الغرض، لكنها كانت تستغرق وقتًا طويلاً وعرضة لتدقيق المالك.
لم يكن الأمر يتعلق بساعات العمل فحسب، بل بفجوة الثقة. يتذكر Armando قائلاً: ”كان الملاك يسألون: ’هل يمكنك إرسال لقطات شاشة للحجوزات؟‘ لأنهم لم يصدقوا الأرقام. لم تكن هناك رؤية لكل حجز، بل مجرد مبلغ نهائي مدفوع“.
بينما كان Armando يستكشف الانتقال إلى نظام إدارة عقارات مختلف، لم تكن المنافسة بالمستوى المطلوب. ”لقد نظرت في Guesty وHostaway وغيرها، لكن لم يقدم أي منها أكثر مما يقدمه Hostfully. كانت باهظة الثمن أو لم تكن تحتوي على ما أحتاجه. لقد قدم Hostfully أفضل توازن بين التكلفة والفائدة بلا منازع“.
يستخدم فريق Armando الآن التقارير المتقدمة من Hostfully لإنشاء تقارير شهرية مفصلة واحترافية في دقائق وليس أياماً. وقال: ”يمكن للملاك رؤية اسم كل ضيف، وعدد الليالي التي قضاها، والمبلغ الذي دفعه. الأمر واضح واحترافي، وهم يثقون في الأرقام“.
في نهاية الشهر، تصدر Twinity تقريرًا من Hostfully يتضمن تفاصيل كاملة على مستوى الحجز، بما في ذلك الإيرادات والرسوم ومعلومات الضيوف. لكنهم لا يكتفون باستخدام القالب الافتراضي فحسب. قال Armando: ”يمكنك تخصيص كل شيء. كل عمود قابل للتعديل، بدءًا مما تريد إظهاره أو إخفاءه، وصولاً إلى ما تريد حسابه. هذه المرونة والتخصيص هي بالضبط ما كنا نحتاجه“. علاوة على ذلك، أنشأت Twinity أعمدة مخصصة بصيغ فريدة مصممة خصيصًا لنموذج الدفع الخاص بهم، بما في ذلك الرسوم المتغيرة واقتطاعات المرافق.
يقوم الفريق بمطابقة هذا التقرير مع بيانات الأرباح والخسائر الداخلية. وأوضح Armando: ”إذا كان هناك شيء غير متطابق — مثل استرداد مبلغ أو إلغاء — فنحن نحتاج فقط إلى التحقق من تلك الحالات الاستثنائية. أما بالنسبة للبقية، فالأمر في غاية السهولة“. تعني عملية التحقق المستهدفة هذه أنهم لم يعودوا يضيعون الوقت في مراجعة البيانات المالية لكل عقار سطرًا بسطر.
يدعم سير العمل هذا الآن كلاً من السرعة والدقة. فهو يمكّن الفريق المالي من التركيز على الحالات الشاذة، وليس إدخال البيانات، مما يوفر ساعات كل شهر مع زيادة الدقة.
لعب فريق دعم Hostfully دورًا رئيسيًا في عملية الإعداد. قال Armando: ”لا بد أن ممثل نجاح العملاء لدينا قد قام بتحديث التقرير 10 مرات معنا. حتى أننا جعلناه يساعدنا في إنشاء أعمدة مخصصة لرسوم وبنود محددة“.
هل تبدو تحديات إعداد تقارير الملاك التي واجهها Armando مألوفة لك؟ دعنا نتحدث.
التقارير لا توفر الوقت فحسب، بل تحافظ على علاقات الملاك. قال Armando: ”اعتدنا أن نتلقى الكثير من الأسئلة المتابعة: ’لماذا توجد هذه الرسوم هنا؟‘ أو ’ما هذا المبلغ؟‘. الآن، مع تقارير Hostfully، اختفت تلك الأسئلة. إنها أكثر شفافية، والملاك يثقون بنا أكثر“.