Storia di successo
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Select Stays è una società di gestione immobiliare ibrida che opera a San Diego, gestendo sia affitti in arbitraggio che su base contrattuale. In uno dei mercati di affitti a breve termine più competitivi del paese, restare all'avanguardia significa lavorare in modo più intelligente e l'automazione è fondamentale.
“Generiamo i report per 45 proprietà in 10 minuti. I nostri proprietari si fidano dei numeri e abbiamo risparmiato un'intera giornata di lavoro ogni mese. La reportistica di Hostfully è un enorme passo avanti”.
Prima
Dopo
Dal lancio nel 2021, Select Stays è passata dalla gestione di poche unità in arbitraggio a un fiorente portafoglio ibrido di 45 proprietà a San Diego. Con la crescita, i processi manuali (specialmente la reportistica) hanno iniziato a sottrarre tempo prezioso. “Avevamo già 15 unità e stavamo per acquisirne altre sette quando ci siamo scontrati con un muro”, ha raccontato Jay Ullrich, CEO di Select Stays. “Avevamo bisogno di una reportistica migliore e di maggiore flessibilità attraverso un'API aperta. È allora che abbiamo trovato Hostfully”.
Prima del passaggio, il loro CFO Sam passava ore ogni mese a estrarre le entrate da Airbnb, inserirle in Google Sheets, aggiungere manualmente le spese e calcolare i pagamenti ai proprietari. “Ci volevano dai 20 ai 30 minuti per proprietà”, ha spiegato Jay. “Si trattava di un'intera giornata ogni mese solo per 20 proprietà, e non era scalabile”.
Il rischio di errori era elevato e il risultato non era professionale. “Quando copi i numeri nei fogli di calcolo, l'aspetto non è molto affidabile”, ha detto Jay. “Mancava di struttura e i proprietari dovevano fidarsi della nostra parola che tutto tornasse. Ricevevamo continuamente domande come ‘Da dove viene questo numero?’”
Quando Select Stays ha cercato un sistema di gestione immobiliare migliore, ha valutato diversi tra i principali concorrenti. “Abbiamo preso in considerazione Guesty e Hostaway, ma erano o troppo costosi o troppo macchinosi”, ha affermato Jay. Oltre all'usabilità, Select Stays cercava due funzionalità specifiche: una reportistica finanziaria dettagliata e un'API aperta che permettesse loro di creare soluzioni personalizzate durante la crescita. “Hostfully rispondeva a tutti i nostri requisiti”, ha detto Jay. “Sapevamo di scegliere una piattaforma che ci avrebbe supportato a lungo termine”.
Oggi, Select Stays utilizza gli strumenti di reportistica di Hostfully per generare report professionali e personalizzati per tutte le 45 proprietà quasi istantaneamente. Per farlo, il CFO di Select Stays ha personalizzato il calcolo di ogni colonna utilizzando delle equazioni impostate da lui. “Non è molto diverso dall'usare Excel e Hostfully ha reso davvero semplice personalizzare il modo in cui tutto viene calcolato. Ora possiamo generare i report per 45 proprietà in circa 10 minuti”, ha affermato Jay. “È una vittoria enorme per il nostro CFO e ci permette di concentrarci sulla crescita dell'attività”.
Invece di passare ore sui fogli di calcolo, Sam ora estrae esportazioni CSV pulite direttamente da Hostfully, personalizzate per riflettere i termini di pagamento di ogni proprietario. “I report hanno un aspetto professionale e sono facili da leggere”, ha spiegato Jay. “I proprietari possono vedere ogni singolo dollaro, dalle entrate degli ospiti alle spese di pulizia, fino ai costi, ecc., senza che noi dobbiamo spiegare nulla”.
La reportistica strutturata ha eliminato molte richieste da parte dei proprietari e ha migliorato la trasparenza. “Non riceviamo più domande come ‘Cos'è questa commissione?’ o ‘Perché manca questo?’. È tutto lì, suddiviso chiaramente”, ha detto Jay. “Quella fiducia è stata un grande traguardo”.
Le sfide di Jay con la reportistica ti suonano familiari? Parliamone.
Select Stays utilizza il sistema di reportistica anche per restare in regola con le leggi fiscali locali di San Diego. “Non tutte le OTA versano la tassa di soggiorno, quindi usiamo Hostfully per monitorare per quali piattaforme siamo in debito”, ha osservato Jay. “Senza di esso, probabilmente dovremmo assumere un contabile. Hostfully ci fa risparmiare quel costo”.
Hanno persino risolto problemi passati relativi a addebiti duplicati. “Quando monitoravamo le cose manualmente, a volte registravamo la stessa spesa di pulizia due volte”, ha detto Jay. “Ora, con Hostfully, il problema non sussiste. Il sistema garantisce la precisione”.
Mentre continuano a crescere, Jay vede Hostfully come qualcosa di più di un semplice PMS. “Siamo triplicati in termini di dimensioni rispetto all'anno scorso e Hostfully ci ha seguito in ogni fase del percorso. Non è qualcosa che avevamo con la nostra piattaforma precedente”.