Storia di successo
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Armando Escarcega è il co-fondatore di Twinity, una società di gestione di case vacanza full-service nota per il suo approccio pratico e orientato all'ospitalità.
“Prima passavamo 8 giorni sui nostri report. Ora con Hostfully, abbiamo finito in 4. Inoltre, per i proprietari, i report sono trasparenti e hanno un aspetto professionale”.
Con un portafoglio di case vacanza in rapida crescita e oltre 5.000 recensioni a cinque stelle, Armando Escarcega aveva bisogno di un modo migliore per gestire i report per i proprietari. La crescita rapida significava che il processo di fine mese stava diventando un freno per le operazioni man mano che il numero di unità gestite aumentava.
All'epoca, il team di Armando utilizzava Your Porter, un PMS di base ma privo di solide funzionalità di reporting. “Facevamo tutto manualmente”, ha raccontato. “Estraevo le prenotazioni da Airbnb, aggiungevo entrate e uscite in Excel e creavo un conto economico per ogni proprietà”. Il processo funzionava, ma richiedeva molto tempo ed era soggetto a verifiche da parte del proprietario.
Non si trattava solo di ore di lavoro. Era un problema di fiducia. “I proprietari chiedevano: ‘Puoi mandarmi gli screenshot delle prenotazioni?’ perché non credevano ai numeri”, ricorda Armando. “Non c'era visibilità su ogni singola prenotazione, solo un pagamento finale”.
Mentre Armando valutava il passaggio a un altro PMS, la concorrenza non reggeva il confronto. “Ho guardato Guesty, Hostaway e altri, ma nessuno offriva più di Hostfully. Erano troppo costosi o non avevano ciò di cui avevo bisogno. Hostfully aveva il miglior rapporto costi-benefici, senza dubbio”.
Il team di Armando ora utilizza l'Advanced Reporting di Hostfully per generare report mensili dettagliati e professionali in pochi minuti, non più in giorni. “I proprietari possono vedere il nome di ogni ospite, le notti trascorse e quanto hanno pagato”, ha affermato. “È chiaro, professionale e si fidano dei numeri”.
Alla fine del mese, Twinity esporta un report da Hostfully con tutti i dettagli relativi alle prenotazioni, inclusi ricavi, commissioni e informazioni sugli ospiti. Ma non usano solo il modello predefinito. “Puoi personalizzare tutto”, ha detto Armando. “Ogni colonna è modificabile, da cosa mostrare a cosa nascondere, fino a cosa calcolare. Quella flessibilità e personalizzazione sono esattamente ciò di cui avevamo bisogno”. Inoltre, Twinity ha creato colonne personalizzate con formule uniche adattate al proprio modello di pagamento, inclusi costi variabili e detrazioni per le utenze.
Il team incrocia questo report con i P&L interni. “Se qualcosa non torna, come un rimborso o una cancellazione, dobbiamo solo controllare quei casi specifici. Per il resto, è tutto pronto all'uso”, ha spiegato Armando. Questa convalida mirata significa che non perdono più tempo a revisionare i dati finanziari di ogni proprietà riga per riga.
Questo flusso di lavoro ora garantisce sia velocità che precisione. Consente al team finanziario di concentrarsi sulle anomalie, non sull'inserimento dei dati, risparmiando ore ogni mese e aumentando l'accuratezza.
Il team di supporto di Hostfully ha svolto un ruolo fondamentale nella configurazione. “Il nostro referente del Customer Success deve aver aggiornato il report con noi almeno 10 volte”, ha detto Armando. “Ci ha persino aiutato a creare colonne personalizzate per commissioni e voci di spesa specifiche”.
Le sfide di Armando nella preparazione dei report per i proprietari ti suonano familiari? Parliamone.
I report non stanno solo facendo risparmiare tempo. Stanno salvando i rapporti con i proprietari. “Ricevevamo un sacco di domande di chiarimento: ‘Perché c'è questa commissione?’ o ‘Cos'è questo importo?’”, ha detto Armando. “Ora, con i report di Hostfully, quelle domande sono sparite. È molto più trasparente e i proprietari si fidano di più di noi”.