Storia di successo
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Nick Halverson è il fondatore e gestore di Osa Property Management, una società di gestione di affitti per vacanze con sede in Costa Rica, specializzata in ville nella giungla e sulla costa con rendicontazione trasparente ai proprietari.
Località: Costa Rica
Numero di annunci: 63
Utilizza Hostfully dal: 2020
Funzionalità preferite: Calendario centralizzato e sincronizzazione dei canali, dashboard per visibilità globale e coordinamento dei servizi
Una volta passato a Hostfully, le doppie prenotazioni sono cessate completamente. Con un calendario affidabile, siamo finalmente riusciti a scalare l'attività con fiducia.
Osa Property Management (OPM) opera a Ojochal, Costa Rica, gestendo più di 15 case e ville situate tra la giungla e la costa del Pacifico. Il portfolio spazia da rifugi nella giungla con una camera a lussuose case con cinque camere da letto e vista sull'oceano, attirando sia viaggiatori internazionali che locali in cerca di relax. Oltre alle operazioni, OPM pone una forte enfasi sulla rendicontazione trasparente ai proprietari e sull'aiuto agli investitori stranieri nella navigazione del complesso ambiente normativo del Costa Rica.
Fin dall'inizio, Nick Halverson e il suo team capirono che la distribuzione multicanale era fondamentale per massimizzare i ricavi e ridurre la percentuale di alloggi sfitti. Vrbo era il canale principale, ma alcune proprietà selezionate erano elencate anche su Airbnb e Booking.com. Inoltre, OPM gestiva prenotazioni dirette tramite il proprio sito web, prenotazioni telefoniche da parte di locali e soggiorni dei proprietari.
La gestione di tutto quell'inventario si basava su fogli di calcolo. Ogni nuova prenotazione richiedeva aggiornamenti manuali, e se una proprietà appariva su più di un canale, qualcuno doveva accedere e bloccare le date ovunque. “I fogli di calcolo funzionavano la maggior parte delle volte,” disse Nick, “ma erano un disastro e un enorme spreco di tempo.”
Il sistema era fragile. Un aggiornamento mancato poteva causare una doppia prenotazione, e sebbene OPM spesso risolvesse queste situazioni ricollocando gli ospiti, il rischio aumentava con la crescita del portfolio. Gli stessi fogli di calcolo venivano utilizzati anche per coordinare pulizie, manutenzione e giardinaggio. In un ambiente rurale nella giungla, le visite di servizio mancate si traducevano rapidamente in esperienze negative per gli ospiti. “Quando le operazioni dipendono dal fatto che tutti si ricordino di controllare un foglio di calcolo, le cose alla fine si rompono,” disse Nick.
Il punto di rottura arrivò alla Vigilia di Natale. Una famiglia arrivò nel tardo pomeriggio per scoprire che il loro alloggio era stato doppiamente prenotato e tutte le altre proprietà di OPM erano piene. “Quello fu il momento in cui la nostra fortuna si esaurì,” disse Nick. “Non c'era modo di rimediare e l'imbarazzo fu brutale. Sapevo che non potevamo continuare a operare in questo modo.”
Nick diede priorità al passaggio a un software di gestione delle proprietà (PMS) e scelse Hostfully. Nel giro di una settimana, OPM migrò l'intero portfolio nel PMS di Hostfully. Da quel momento in poi, le prenotazioni da Airbnb, Vrbo, Booking.com e le prenotazioni dirette confluirono in un unico calendario centrale.
“Una volta che tutto fu sincronizzato in un unico posto, le doppie prenotazioni semplicemente smisero di verificarsi,” disse Nick.
Con Hostfully che gestiva automaticamente la disponibilità, OPM fu finalmente in grado di elencare il suo intero portfolio su tutti i principali canali. In precedenza, solo una parte delle proprietà appariva su Airbnb e Booking.com perché il carico di lavoro manuale era troppo rischioso. Ora, ogni proprietà poteva essere distribuita con fiducia senza timore di conflitti.
Il cambiamento migliorò anche la coordinazione interna. Addetti alle pulizie, giardinieri e personale di manutenzione potevano contare su dati accurati di check-in e check-out da un unico sistema. Le operazioni divennero più prevedibili che reattive, anche con la crescita del team.
La storia di Nick sulle doppie prenotazioni ti suona familiare? Parliamone.
L'espansione della distribuzione ha portato a guadagni immediati. Airbnb è emersa come una nuova fonte costante di prenotazioni, complementando Vrbo e Booking.com piuttosto che cannibalizzandoli. Le lacune a metà settimana e le brevi disponibilità sono diventate più facili da riempire, e OPM ha ridotto la dipendenza da un singolo canale.
“La distribuzione multicanale funziona solo se è automatizzata,” disse Nick. “Hostfully ci ha dato quell'automazione, e l'attività è più forte grazie ad essa.”
Con una sincronizzazione affidabile dei canali e un calendario centrale, OPM ha aggiunto resilienza alle sue operazioni e si è posizionata per scalare a 63 proprietà con l'obiettivo di raggiungere oltre 100.