Storia di successo
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Hey Comfort è una società di gestione di affitti brevi in rapida crescita che serve ospiti aziendali e turistici, basata sull'automazione e su sistemi scalabili.
Località: Miami, USA
Numero di annunci: 60
Utilizza Hostfully dal: 2022
Funzionalità preferite: Trigger e messaggistica automatizzati, sincronizzazione completa dei canali tramite API, integrazione dei prezzi dinamici
Siamo passati dal dedicare ore ogni giorno alla gestione operativa a meno di un'ora. Hostfully ci ha fornito l'automazione di cui avevamo bisogno per crescere senza dover assumere personale.
Durante l'estate del 2022, Marlin e uno dei suoi investitori hanno convertito un appartamento in affitto a lungo termine in un contratto di locazione aziendale a breve termine. “Dopo aver capito quanto possano essere redditizi gli affitti brevi, abbiamo deciso di convertire una seconda proprietà. Non c'è voluto molto prima di avere sei case vacanza attive e funzionanti”, racconta Marlin.
Le sfide amministrative legate alla gestione di queste proprietà sono diventate subito evidenti. Come spiega Marlin: “Quando avevamo solo una o due proprietà, tenere aggiornati i calendari su Airbnb e Vrbo era facile. Ma quando siamo passati a sei, è diventato difficile”. Marlin passava quasi 4 ore al giorno a comunicare con gli ospiti, tenere aggiornati i calendari e coordinare gli addetti alle pulizie.
Marlin stava lottando per trovare il tempo di gestire i suoi calendari Airbnb e Vrbo, quindi li ha sincronizzati con iCal. Il suo mentore di case vacanze l'aveva avvertita che iCal era soggetto a doppie prenotazioni, quindi sapeva che questa era solo una soluzione temporanea. Per alleggerire un po' il carico, ha assunto un dipendente per gestire le comunicazioni con gli ospiti e gestire le prenotazioni.
Nonostante queste misure, Marlin trascorreva ancora quasi metà delle sue giornate a gestire le prenotazioni. Si è resa conto che compiti come capire chi stava effettuando il check-in e il check-out, aggiornare il codice PIN sui blocchi delle porte, accedere a diverse piattaforme per chattare con gli ospiti e modificare le tariffe notturne erano enormi perdite di tempo. “Doveva esserci un modo migliore”, ha detto.
Dopo che il suo mentore le ha consigliato Hostfully, Marlin ha completato l'onboarding in meno di 6 ore. Marlin aggiunge che “gli specialisti dell'onboarding di Hostfully sono stati fantastici nell'aiutarmi a iniziare. Ma quello che mi è piaciuto davvero è il modo in cui si sono presi il tempo per spiegare cosa ogni strumento potesse fare per la mia attività”.
Hostfully ha risolto immediatamente i suoi problemi di sincronizzazione del calendario. Ora, le prenotazioni provenienti da Airbnb bloccano automaticamente il calendario di Vrbo e viceversa. Nelle settimane successive, Marlin ha anche ampliato la sua distribuzione includendo Booking.com e HomeToGo. Questo ha aiutato Hey Comfort a colmare i vuoti di disponibilità e ad attrarre diversi tipi di viaggiatori.
Marlin ha anche scoperto la potenza dei trigger di automazione di Hostfully. “Ho un trigger per assolutamente tutto ciò che accade nell'attività”, aggiunge Marlin. Hey Comfort ha trigger che inviano notifiche o messaggi per ogni nuova prenotazione, promemoria per il deposito cauzionale, istruzioni per il check-in prima dell'arrivo e messaggi di ringraziamento dopo la partenza. Forse il trigger più importante per far risparmiare tempo a Marlin è stato il coordinamento automatico delle attività di pulizia. Per farlo, Marlin ha creato un trigger che avvisa il suo addetto alle pulizie tramite SMS ogni volta che una prenotazione viene effettuata, modificata o cancellata. In questo modo Marlin non deve preoccuparsi della programmazione delle pulizie.
Grazie alla sincronizzazione del calendario e ai trigger automatizzati, Marlin ha ridotto il tempo dedicato al coordinamento delle operazioni di Hey Comfort da 4 ore a meno di 1 ora al giorno. Questo ha dato a Marlin l'opportunità di concentrarsi sull'espansione degli annunci di Hey Comfort e sull'acquisizione di un'altra attività di gestione di affitti brevi. Nel giro di 6 mesi, Hey Comfort è arrivata a gestire con successo 50 proprietà.
La situazione operativa di Marlin ti suona familiare? Parliamone.
Una volta che Marlin ha automatizzato le sue attività più dispendiose in termini di tempo, ha scoperto la funzione di reporting avanzato di Hostfully. Ciò le ha permesso di creare colonne personalizzate che calcolavano automaticamente le commissioni per i suoi rapporti mensili e dei proprietari. Sebbene la funzionalità fosse complicata, il team del servizio clienti di Hostfully è stato rapido nel rispondere alle domande di Marlin. Marlin spiega che “Il reporting avanzato è una funzionalità molto potente, ma all'inizio può essere intimidatorio. Fortunatamente, il team del servizio clienti di Hostfully è sempre stato rapido nel rispondere a tutte le mie domande”.
Lo strumento Pipeline è stato anche una grande risorsa per Hey Comfort. Marlin lo ha utilizzato per monitorare l'attività della sua azienda, il suo specialista dell'esperienza degli ospiti lo ha utilizzato per i follow-up del check-in e il suo team di manutenzione ha potuto programmare meglio il lavoro preventivo tra le prenotazioni.
Marlin si è anche iscritta a PriceLabs, un servizio software di prezzi dinamici che ha integrato con Hostfully. PriceLabs modifica le tariffe notturne e invia automaticamente le informazioni a Hostfully. Hostfully aggiorna quindi i calendari sui siti di annunci e sulle OTA su cui Hey Comfort fa pubblicità. Ciò ha aumentato le sue entrate del 25% e ha evitato a Marlin di dover adeguare manualmente i prezzi.