Storia di successo
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HostWell è un'azienda di gestione di case vacanze con sede a San Francisco, fondata da Keith Freedman, che offre una gestione completa con una forte attenzione all'esperienza degli ospiti e alla protezione dei proprietari.
Località: San Francisco, USA
Numero di annunci: 47
Utilizza Hostfully dal: 2019
Funzionalità preferite: Messaggistica automatizzata con trigger, Campi personalizzati, Casella di posta unificata e guide digitali
“Hostfully ci permette di offrire una comunicazione personalizzata con gli ospiti su larga scala senza il lavoro manuale”, ha detto Keith Freedman. “Ci fa risparmiare tempo, riduce lo stress e, allo stesso tempo, migliora l'esperienza degli ospiti.”
HostWell ha costruito la sua reputazione curando ogni dettaglio. Con sede a San Francisco, l'azienda di gestione di case vacanze si concentra sull'offrire entrate senza stress ai proprietari di immobili, mantenendo un forte tocco umano per gli ospiti. Anche con la crescita del portfolio, il fondatore Keith Freedman credeva che la comunicazione personalizzata fosse importante. “Quando includiamo il nome del proprietario nei messaggi invece del nome della nostra azienda, gli ospiti trattano la proprietà con più rispetto”, ha detto Keith. “È un modo semplice per proteggere i beni dei nostri clienti.”
Per preservare quel livello di personalizzazione, HostWell inviava manualmente le istruzioni per il check-in. Ogni messaggio era personalizzato con il nome dell'ospite, il nome del proprietario, i dettagli della prenotazione e le informazioni specifiche della proprietà. Sebbene l'approccio funzionasse, aveva un costo. Ogni messaggio richiedeva un'attenta operazione di copia-incolla, modifica e doppio controllo. Gli errori erano sempre un rischio e le prenotazioni last-minute interrompevano frequentemente i flussi di lavoro del personale.
“Stavamo facendo tutto il possibile per l'ospite”, ha detto Keith, “ma il processo dietro le quinte non era scalabile.”
Mentre HostWell continuava a crescere, divenne chiaro che la messaggistica manuale, anche con i template, avrebbe alla fine rallentato l'attività.
La casella di posta unificata, i trigger automatizzati e i campi personalizzati di Hostfully hanno trasformato il modo in cui HostWell gestiva la comunicazione con gli ospiti. Una volta importate le proprietà in Hostfully, Keith ha iniziato creando una guida digitale per ogni annuncio. Queste guide hanno centralizzato le istruzioni per il check-in, le regole della casa, i consigli locali e i dettagli per il check-out, tutto accessibile tramite un URL unico.
“La guida è diventata il punto di riferimento per tutto”, ha detto Keith. “Una volta che l'abbiamo avuta, l'automazione ha finalmente avuto senso.”
Utilizzando i trigger di messaggistica automatizzata di Hostfully, HostWell ha impostato l'invio dei messaggi di check-in tre giorni prima dell'arrivo. I nomi degli ospiti, i nomi degli host, le date di prenotazione, i dettagli di accesso e il link alla guida sono stati inseriti dinamicamente utilizzando campi personalizzati. La tempistica si è rivelata fondamentale. “Se invii le istruzioni troppo presto, gli ospiti le perdono”, ha spiegato Keith. “Tre giorni prima è il momento perfetto.”
L'automazione ha anche risolto lo stress delle prenotazioni last-minute. Se un ospite prenotava entro la finestra di tre giorni, Hostfully inviava automaticamente le informazioni di check-in immediatamente. “Gli ospiti pensano che ci sia qualcuno seduto dietro lo schermo a rispondere all'istante”, ha detto Keith. “In realtà, è Hostfully a fare il lavoro per noi.”
Eliminando le attività manuali ripetitive, HostWell ha liberato una notevole quantità di tempo del personale, fornendo al contempo una comunicazione coerente e curata su tutto il suo portfolio.
La storia di Keith ti suona familiare? Parliamone.
Ciò che è iniziato come un'iniziativa per risparmiare tempo ha portato a guadagni inaspettati. Con messaggi personalizzati e ben temporizzati e guide digitali professionali, gli ospiti si sono sentiti supportati durante tutto il loro soggiorno. HostWell ha aggiunto un messaggio automatizzato un giorno prima del check-out con istruzioni specifiche per la proprietà, rafforzando ulteriormente il senso di attenzione.
“La sorpresa sono state le recensioni”, ha detto Keith. “Gli ospiti hanno iniziato a menzionare quanto l'host fosse comunicativo e attento, e quando abbiamo controllato, nessuno del nostro team aveva effettivamente parlato con loro.”
Con l'aumento delle recensioni a cinque stelle, HostWell ha acquisito potere di determinazione dei prezzi. Senza aggiornare gli arredi o aggiungere servizi, l'azienda è stata in grado di aumentare le tariffe medie giornaliere su proprietà selezionate. L'automazione non solo ha ridotto lo stress e il carico di lavoro, ma ha migliorato direttamente le entrate e la percezione degli ospiti.