Storia di successo
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Ryan è il proprietario di Vacant Nest, una società di gestione a servizio completo e part-time. Questo duplice approccio aggiunge un livello di complessità quando si tratta di reporting di fine mese, che Ryan risolve attraverso l'uso intelligente della tecnologia.
Posizione: Regno Unito e DubaiNumero di annunci: 24Utilizzo di Hostfully da: --Funzionalità preferite: Automazioni per i messaggi pre-arrivo, reporting avanzato, gestione dei canali e sincronizzazione delle proprietà su più OTA
La reportistica avanzata di Hostfully ci fa risparmiare ore ogni mese. Impostiamo il modello una sola volta, i costi e le commissioni vengono calcolati automaticamente, faccio una rapida modifica ed è fatta.
Vacant Nests offre sia un servizio completo che una gestione part-time, lavorando con proprietari che vanno dai singoli host di proprietà agli investitori multi-proprietà. Alcuni proprietari si affidano a Vacant Nests per la gestione end-to-end, mentre altri gestiscono direttamente il turnover e utilizzano Vacant Nests principalmente per il marketing e la distribuzione.
Questa flessibilità è un vantaggio competitivo, ma introduce anche complessità operative. Ogni accordo con il proprietario richiede diverse strutture di commissioni, formati di reporting e calcoli di pagamento. Di conseguenza, il reporting di fine mese, i pagamenti ai proprietari e la comunicazione quotidiana diventano rapidamente più impegnativi man mano che il portafoglio cresce.
Tale pressione è diventata chiara man mano che Vacant Nests si ingrandiva.
In poco meno di due anni, Ryan ha portato l'attività a 24 proprietà. Il software di gestione delle proprietà di base che aveva utilizzato era in grado di gestire la gestione di base dei canali, ma non era stato creato per supportare un'operazione in crescita con vari accordi con i proprietari.
“Qualsiasi cosa più complicata della gestione di base dei canali, come la preparazione dei report, significava un sacco di lavoro manuale”, spiega Ryan.
Ogni mese, Ryan estraeva manualmente i dati di prenotazione e di entrate da Airbnb, Vrbo e Booking.com, quindi li copiava e incollava in fogli di calcolo. Da lì, calcolava manualmente le commissioni di gestione, le commissioni OTA, i costi di pulizia e i pagamenti ai proprietari. Il processo richiedeva tempo, era soggetto a errori e difficile da scalare.
Man mano che le richieste di reporting aumentavano insieme al portafoglio, Ryan si è reso conto che il flusso di lavoro stava diventando un collo di bottiglia.
“Doveva esserci una soluzione migliore”, afferma.
Man mano che il carico di lavoro relativo ai report continuava a crescere, Ryan si è reso conto di dover superare una soluzione di base e adottare uno dei principali sistemi di gestione delle proprietà del settore. Dopo aver esaminato le sue opzioni, ha scelto Hostfully per la sua combinazione di funzionalità robuste e forte valore.
Una volta a bordo, Ryan ha collegato i suoi canali di prenotazione, ha collegato il calendario centrale di Hostfully al suo sito di prenotazione diretta e si è concentrato sulla risoluzione del suo più grande collo di bottiglia operativo: il reporting.
Utilizzando la funzione di reporting avanzato di Hostfully, Ryan ha impostato report mensili che vengono generati automaticamente secondo una pianificazione. A differenza dei modelli predefiniti e rigidi presenti in molti PMS, le formule personalizzabili di Hostfully hanno permesso a Ryan di progettare report che corrispondessero al suo modello di business.
Questa flessibilità è stata fondamentale. Alcuni proprietari di Vacant Nests hanno più proprietà completamente gestite, mentre altri possiedono una singola proprietà con un accordo part-time o di co-hosting. Ogni configurazione richiede calcoli di commissioni e strutture di reporting diversi. Con il reporting avanzato, Ryan può generare automaticamente il report corretto per ogni proprietario senza intervento manuale.
“Un po' di editing e i report sono pronti per essere inviati ai proprietari”, afferma Ryan. “Questo ha ridotto il mio carico di lavoro mensile da 9-10 ore a meno di 2.”
La storia di Ryan ti suona familiare? Parliamone.
Prima di utilizzare Hostfully, Ryan doveva rispondere alle richieste dei proprietari e aggiornare manualmente il suo calendario per i blocchi dei proprietari quando desideravano utilizzare la proprietà da soli. Tuttavia, grazie alla funzione Portale proprietari di Hostfully, i clienti di Vacant Nest ora hanno accesso a informazioni in tempo reale sui ricavi e sulle prenotazioni e possono facilmente bloccare il tempo con pochi clic. Ciò ha portato a una maggiore soddisfazione dei proprietari.