Danni alla proprietà, lamentele dei vicini e frodi. La posta in gioco è alta quando la tua attività non dispone di un processo solido per lo screening degli ospiti di Airbnb.
Per evitare questi rischi, i gestori di affitti a breve termine devono poter si fidare di chiunque soggiorni nella proprietà. La sfida è come gestire lo screening degli ospiti senza essere invadenti o aggiungere troppi ostacoli al processo di prenotazione.
La nostra guida ti offre tutti i passaggi pratici per gestire lo screening degli ospiti in modo fluido: cosa copre e cosa non copre Airbnb, come effettuare lo screening manuale e come utilizzare strumenti specialistici su larga scala.
Cos’è lo screening degli ospiti per gli Airbnb?
Lo screening degli ospiti è il processo di verifica per capire se una prenotazione sembra adatta alla tua proprietà prima dell’arrivo dell’ospite. L’obiettivo non è necessariamente cogliere le persone in fallo, ma ridurre il rischio di problemi gravi per gli affitti a breve termine, come feste non autorizzate, truffe e danni alla proprietà.
Nella sua forma più semplice, lo screening degli ospiti significa rispondere a un paio di domande pratiche: questo ospite sembra legittimo e sembra propenso a seguire le regole? Puoi analizzare i segnali per decidere se approvare la prenotazione, ricontattare gli ospiti o aggiungere ulteriori misure di sicurezza.
Esistono due modi generali per gestire lo screening degli ospiti: controllare manualmente le informazioni di tutti o utilizzare software specialistici per automatizzare il processo.
Perché sottoporre gli ospiti a screening?
Uno screening efficace degli ospiti ti aiuta a ridurre i rischi per la tua attività senza trasformare il processo di prenotazione in un interrogatorio. È anche un modo pratico per proteggere le tue proprietà man mano che aumenti il numero di soggiorni.
Ecco i principali vantaggi:
- Prevenzione delle frodi: individua schemi legati alle truffe prima che si trasformino in perdite finanziarie.
- Minor rischio di feste: identifica i segnali che indicano che una prenotazione potrebbe trasformarsi in un raduno non autorizzato.
- Meno problemi con i vicini: porta a meno problemi di rumore e violazioni delle regole che possono causare reclami.
- Costi inferiori: riduce la possibilità di danni alla proprietà, il che significa dover pagare meno riparazioni, sostituzioni e pulizie profonde.
- Valutazioni più alte: assicura che le prenotazioni siano adatte alla tua attività, così avrai più probabilità di ricevere recensioni positive.
- Relazioni più forti con gli stakeholder: comunica professionalità e aiuta a costruire fiducia con i proprietari e i co-host.
Come Airbnb esegue lo screening degli ospiti e cosa tralascia
Airbnb adotta misure per lo screening degli ospiti, ma non esegue controlli esaustivi su ogni prenotazione. Il processo di screening varia inoltre da paese a paese a causa delle differenze nelle normative locali e nel supporto sul campo.
Il modo principale in cui Airbnb controlla gli ospiti è richiedendo agli utenti di fornire un documento d’identità rilasciato dal governo quando creano un account. Questo aiuta a evitare alcuni problemi, ma lascia delle lacune. Ad esempio, ospiti Airbnb minorenni potrebbero usare l’account di qualcun altro per effettuare una prenotazione presso la tua proprietà.
Airbnb effettua anche controlli per potenziali feste ora che vige un divieto su tutta la piattaforma. Dispone di un sistema di screening integrato in grado di rilevare schemi associati al rischio, come prenotazioni last-minute e caratteristiche dell’annuncio. Inoltre, fornisce una linea diretta che puoi contattare se gli ospiti organizzano una festa nella tua proprietà e ti consente di cancellare la prenotazione senza penali.
In generale, molti host considerano lo screening di Airbnb come una base di partenza piuttosto che una soluzione completa. Airbnb può ridurre i rischi evidenti, ma hai comunque bisogno di un tuo processo per prevenire i problemi e gestirli quando si verificano.
Come sottoporre gli ospiti a screening manuale prima di accettare
Lo screening manuale funziona meglio quando è coerente e leggero. Cerchi una prenotazione che abbia senso, un ospite che capisca le regole e l’assenza di segnali di rischio evidenti.
Vediamo alcuni controlli manuali che puoi aggiungere al tuo processo di prenotazione:
Controlla il profilo e le recensioni degli ospiti
Leggi le precedenti recensioni degli host sull’utente. Dovresti cercare segnali che indichino che l’utente causa regolarmente problemi: lamentele per violazione delle regole, ospiti non approvati, rumore, danni o riluttanza a seguire le procedure.
Potresti notare che molte recensioni degli host seguono un modello generico. Non lasciarti scoraggiare. Il punto non è raccogliere referenze entusiastiche, ma piuttosto confermare che gli ospiti si siano comportati bene in tutti i loro soggiorni passati. Se non emerge nulla di preoccupante, di solito questo passaggio è sufficiente.
Verifica l’identità e i dati di contatto
Controlla che il nome e i dati di contatto dell’ospite siano coerenti in tutti i punti di contatto. Differenze tra il profilo e i messaggi suggeriscono che chi prenota stia usando una falsa identità o abbia permesso a qualcun altro di usare il proprio account.
Puoi anche fare un controllo online, ma mantieni aspettative realistiche. I profili sui social media spesso danno una falsa impressione di come siano le persone, e la mancanza di una presenza online non significa che qualcuno non sia affidabile. Usa questo passaggio come una verifica di coerenza, non come l’unico fattore decisivo.
Fai domande di screening che riducano il rischio di feste
Poche semplici domande possono aiutarti a guadagnare fiducia negli ospiti. Chiedi loro perché sono in visita, se hanno già soggiornato in case vacanza e chi si unirà a loro. Risposte vaghe non suggeriscono sempre cattive intenzioni, ma possono essere un segnale per prestare maggiore attenzione a una specifica prenotazione.
La messaggistica automatizzata può essere d’aiuto in questo caso. Con un Property Management System (PMS) come Hostfully, puoi programmare le domande per dopo ogni richiesta di prenotazione. I team possono esaminare le risposte nella nostra funzione di inbox unificata.
Usa depositi e contratti per scoraggiare i danni
I depositi cauzionali possono scoraggiare gli ospiti che intendono superare i limiti. Capiranno che non vale più la pena organizzare una festa nella tua proprietà o rubare oggetti dalle stanze. Altri visitatori li accetteranno come pratica standard, specialmente se spieghi chiaramente come e perché li utilizzi.
Airbnb non consente agli host di riscuotere depositi cauzionali dagli ospiti. Tuttavia, puoi utilizzare il loro programma integrato AirCover per recuperare le perdite o utilizzare un’API per gestire i depositi tramite un PMS come Hostfully.
Chiedi agli ospiti di firmare un contratto di affitto a breve termine
Un contratto di affitto a breve termine può definire le aspettative e mostrare agli ospiti che gestisci un’attività seria, in un modo che le pagine degli annunci di Airbnb spesso non riescono a fare.
I contratti aiutano anche quando qualcosa va storto. Non dovrai più limitarti a ricordare agli ospiti che avevi menzionato una regola della casa nel tuo annuncio. Ora hai un documento firmato a cui fare riferimento.
Gestisci i contratti di affitto a breve termine con un PMS per mantenere il processo fluido. Ad esempio, Hostfully invia automaticamente il documento agli ospiti e chiede loro di apporre una firma elettronica. Successivamente, mantiene tutto memorizzato nel sistema finché non decidi di eliminarlo.
Segnali d’allarme nello screening degli ospiti e cosa fare
I segnali d’allarme ti dicono quando rallentare e fare più domande. Eccone alcuni comuni a cui prestare attenzione e un passaggio pratico successivo:
- Profilo incompleto: i nuovi account a cui mancano dettagli di base come foto o nomi potrebbero lasciarti dei dubbi. Fai alcune domande di screening e potenzialmente rendi più rigidi i requisiti se esitano a rispondere.
- Indirizzo locale: molte persone affittano proprietà nella propria città, ma a volte è perché vogliono organizzare una festa. Verifica lo scopo del soggiorno, richiedi i documenti d’identità di tutti i partecipanti alla prenotazione e ribadisci le regole della casa.
- Prenotazione last-minute: last-minute non indica automaticamente un problema, ma rende più difficile lo screening degli ospiti. Se hai difficoltà a monitorare le prenotazioni immediate su Airbnb, considera di impostare un preavviso minimo e di richiedere l’approvazione.
- Ospite poco comunicativo: i messaggi brevi vanno bene; risposte vaghe o incomplete ai messaggi sulle regole della casa suggeriscono un possibile problema con gli ospiti. Ricontattali una volta con un tono neutro e domande facili a cui rispondere prima di inasprire i requisiti.
Come funziona lo screening automatizzato e cosa può rilevare
Lo screening manuale può essere sufficiente quando gestisci una o due proprietà. Man mano che cresci, diventa difficile applicarlo in modo coerente a tutte le proprietà.
Inoltre, lo screening manuale non ti consente di condurre controlli approfonditi. Di solito è limitato a ciò che puoi apprendere dalle tue ricerche o dalle comunicazioni con gli ospiti. Molti ospiti problematici potrebbero sfuggire ai controlli, causando problemi.
Lo screening automatizzato riduce il carico di lavoro per la tua azienda, consentendoti al contempo di essere più meticoloso. Gli strumenti specialistici possono analizzare grandi volumi di dati, trovare schemi complessi e segnalare prenotazioni ad alto rischio. Poiché gli strumenti di screening funzionano in background, eviti di aggiungere ostacoli all’esperienza dell’ospite.
I principali strumenti di screening degli ospiti possono rilevare:
- Segnali di rischio festa
- Indicatori di frode
- Rischio di chargeback
- Incoerenze di identità
- Schemi di prenotazione ad alto rischio
- Problemi nei soggiorni precedenti
Come automatizzare lo screening degli ospiti con Hostfully
Se vuoi che lo screening rimanga coerente man mano che cresci, gestisci i processi attraverso lo stesso sistema che usi per le prenotazioni. Puoi collegare strumenti di screening specialistici e lasciare che eseguano i controlli automaticamente in background quando arrivano le prenotazioni.
Ecco come puoi farlo solitamente con Hostfully:
- Configura il tuo account con lo strumento di screening degli ospiti: potresti dover soddisfare alcuni requisiti, ad esempio avere un numero minimo di proprietà.
- Collega i tuoi strumenti: vai alla pagina delle integrazioni nella tua dashboard di Hostfully, trova il nome dello strumento e attiva l’interruttore su ‘on’.
- Sincronizza gli account: all’interno della dashboard dello strumento, trova la loro pagina delle integrazioni e accedi al tuo account Hostfully da lì.
- Importa le proprietà: scegli per quali proprietà desideri eseguire lo screening degli ospiti.
- Indirizza la messaggistica: aggiungi lo strumento come membro del team in modo da potergli inviare i messaggi pertinenti.
Sottoponi gli ospiti a screening con Hostfully e prenota con fiducia
I controlli integrati di Airbnb possono ridurre i rischi evidenti, ma non copriranno ogni scenario che causa danni, lamentele per rumore o problemi di pagamento. Hai bisogno di un solido processo di screening per mantenere gli standard tra le prenotazioni senza creare problemi ai buoni ospiti.
Hostfully ti aiuta a gestire lo screening degli ospiti come un flusso di lavoro ripetibile tra proprietà e canali, così il tuo team passa meno tempo a rincorrere i dettagli.
- Integrazioni per lo screening degli ospiti con strumenti specialistici
- Messaggistica automatizzata con modelli e trigger per le domande di screening
- Inbox unificata per mantenere le conversazioni di screening in un unico posto
- Supporto per il deposito cauzionale su tutti i canali
- Gestione dei canali per mantenere sincronizzati calendari e dettagli delle prenotazioni
- Guide digitali per ribadire le regole della casa e le aspettative prima dell’arrivo
Con i sistemi giusti, lo screening smette di essere una preoccupazione costante e diventa una parte tranquilla e affidabile delle tue operazioni.
FAQ sullo screening degli ospiti di Airbnb
Gli ospiti di Airbnb vengono sottoposti a screening?
Airbnb utilizza la verifica dell’identità e altri controlli di fiducia e sicurezza, e può eseguire controlli dei precedenti su alcuni utenti in determinate regioni quando dispone di informazioni sufficienti per farlo. Tuttavia, la piattaforma ha dei limiti, quindi molti host implementano i propri processi di screening.
Quali domande pone Airbnb agli ospiti?
Airbnb raccoglie i dati di contatto di base e può richiedere il nome legale, l’indirizzo e altre informazioni personali per verificare l’identità. In molti casi, la piattaforma chiede agli utenti di inviare un documento d’identità governativo come il passaporto o la patente di guida.
Lo screening degli ospiti di Airbnb ferma i chargeback?
Lo screening di Airbnb aiuta a ridurre il rischio di frode, ma non può fermare i chargeback. Poiché le persone li concordano con le proprie banche, la piattaforma non ha il potere di intervenire. Tuttavia, gli host possono aprire una controversia tramite il Centro Soluzioni di Airbnb e utilizzare AirCover per richiedere il rimborso di eventuali perdite.