التواصل المتسق طوال رحلة الضيف يخلق تجارب إيجابية يمكن التنبؤ بها. تضمن القوالب عدم تفويت أي شيء مع الحفاظ على صوت علامتك التجارية في كل نقطة تواصل.
الجدول الزمني لتواصل الضيوف لتحقيق رضا عالٍ للضيوف
تأكيد الحجز (فوري)
اعترف بالحجز وحدد التوقعات.
القالب:
الموضوع: تم تأكيد الحجز | [اسم العقار] | [التواريخ]
مرحباً [اسم الضيف]،
شكراً لك لحجز [اسم العقار] من [تاريخ تسجيل الوصول] إلى [تاريخ المغادرة].
ما التالي:
- ستتلقى نموذج ما قبل الوصول [X أيام] قبل إقامتك
- تصل تعليمات تسجيل الوصول [X ساعات] قبل الوصول
- أسئلة في أي وقت: [طريقة التواصل]
نتطلع لاستضافتك!
[اسمك]
نموذج ما قبل الوصول (7-14 يوماً قبل)
اجمع المعلومات الأساسية للتخطيط.
المعلومات المطلوب جمعها:
- وقت الوصول المتوقع
- عدد الضيوف
- المناسبات الخاصة (ذكرى سنوية، عيد ميلاد)
- القيود الغذائية أو الحساسية
- معلومات المركبة (إذا كانت ذات صلة)
- الغرض من الزيارة (يساعد في التخصيص)
القالب:
الموضوع: تفاصيل سريعة لإقامتك القادمة | [اسم العقار]
مرحباً [اسم الضيف]،
إقامتك تقترب! يُرجى أخذ دقيقتين لمشاركة بعض التفاصيل حتى نتمكن من التحضير لوصولك.
[رابط نموذج ما قبل الوصول]
هذا يساعدنا في:
- إعداد رمز الوصول الخاص بك
- تحضير أي لمسات خاصة
- ضمان أن كل شيء مثالي
نراك قريباً!
منصة إدارة العقارات مع نماذج ما قبل الوصول تجمع هذه المعلومات تلقائياً وتحفظها مع الحجز.
تعليمات تسجيل الوصول (24-48 ساعة قبل)
وفر كل ما يحتاجه الضيوف لوصول سلس. عملية تسجيل وصول سلسة تحدد نبرة الإقامة بأكملها.
العناصر الأساسية:
- العنوان مع تعليمات القيادة
- تعليمات الوقوف
- رمز الوصول أو موقع المفتاح
- شبكة WiFi وكلمة المرور
- جهة اتصال الطوارئ
- تذكير بقواعد المنزل
القالب:
الموضوع: جاهز لتسجيل الوصول | [اسم العقار] | [تاريخ الوصول]
مرحباً [اسم الضيف]،
كل شيء جاهز لوصولك!
العنوان:
[العنوان الكامل]
[ملاحظات القيادة، إذا كانت مفيدة]
الوصول:
[تعليمات الدخول]
[رمز الباب: XXXX]
الوقوف:
[التعليمات]
WiFi:
الشبكة: [الاسم]
كلمة المرور: [password]
تسجيل الوصول: بعد [الوقت]
المغادرة: قبل [الوقت]
أي أسئلة، أرسل رسالة نصية أو اتصل: [الرقم]
سفر آمن!
يوم الوصول (الصباح)
لمسة خفيفة للتأكيد وتقديم الدعم.
القالب:
الموضوع: نراك اليوم! | [اسم العقار]
مرحباً [اسم الضيف]،
متحمسون لوصولك اليوم! فقط أؤكد أن كل شيء جاهز.
تذكير سريع:
- تسجيل الوصول: بعد [الوقت]
- رمز الوصول الخاص بك: [XXXX]
أرسل لي رسالة نصية عندما تصل حتى أعرف أنك استقررت. أخبرني إذا كنت تحتاج أي شيء!
فحص تسجيل الوصول في المساء الأول (اليوم الأول)
تأكد من أن كل شيء يسير بشكل جيد.
القالب:
الموضوع: أتمنى أن تكون مستقراً
مرحباً [اسم الضيف]،
أتمنى أن يكون مساؤك الأول يسير بشكل جيد! فقط أتحقق من أن كل شيء يلبي التوقعات.
تحتاج أي شيء؟ توصيات مطاعم؟ أفكار أنشطة؟ سعيد لمساعدتك.
استمتع بإقامتك!
تواصل منتصف الإقامة (الإقامات الطويلة فقط)
للإقامات من 5+ ليالٍ، تحقق في منتصف الطريق.
القالب:
الموضوع: كيف تسير إقامتك؟
مرحباً [اسم الضيف]،
أردت التحقق ومعرفة كيف تسير الأمور. تحتاج مناشف نظيفة؟ لديك أي أسئلة حول المنطقة؟
أخبرني إذا كان هناك أي شيء يمكنني مساعدتك فيه!
تذكير ما قبل المغادرة (اليوم السابق للمغادرة)
حضّر الضيوف لمغادرة سلسة. تعليمات المغادرة الواضحة تمنع الارتباك وتحمي عقارك.
القالب:
الموضوع: تذكير المغادرة | [اسم العقار]
مرحباً [اسم الضيف]،
أتمنى أن تكون قد قضيت إقامة رائعة! تذكير سريع حول المغادرة غداً.
المغادرة: قبل [الوقت]
قبل أن تذهب:
- لا حاجة لنزع أغطية الأسرة (اتركها كما هي)
- ضع أي أطباق في غسالة الأطباق
- أخرج أي قمامة
- أقفل واستمتع بمغادرتك!
سفر آمن إلى المنزل!
شكر ما بعد الإقامة (اليوم التالي للمغادرة)
ابن العلاقة واطلب مراجعة.
القالب:
الموضوع: شكراً لإقامتك معنا!
مرحباً [اسم الضيف]،
شكراً لك لاختيار [اسم العقار]! أحببنا استضافتك.
إذا استمتعت بإقامتك، سنقدر حقاً مراجعة. تساعد المسافرين الآخرين في العثور علينا وتعني الكثير لفريقنا.
[رابط المراجعة]
نأمل استضافتك مرة أخرى قريباً!
استخدام قوالب طلب المراجعة يساعدك في جمع التعليقات باستمرار. إذا تلقيت تعليقات سلبية، معرفة كيفية الرد على المراجعات السيئة يحمي سمعتك.
قائمة مراجعة: نقاط تواصل رحلة الضيف
ما قبل الحجز:
- [ ] الإعلان دقيق وجذاب
- [ ] التوفر حديث
- [ ] التسعير محسّن
الحجز:
- [ ] تم إرسال التأكيد فوراً
- [ ] تم جدولة نموذج ما قبل الوصول
- [ ] تم تحديث التقويم
- [ ] تم جدولة التنظيف
ما قبل الوصول:
- [ ] تم جمع نموذج ما قبل الوصول
- [ ] تم إنشاء رمز الوصول
- [ ] تم إرسال تعليمات تسجيل الوصول
- [ ] تم تحضير العقار
- [ ] تم تجهيز المرافق
أثناء الإقامة:
- [ ] تم إرسال رسالة فحص اليوم الأول
- [ ] فحص منتصف الإقامة (إذا كانت إقامة طويلة)
- [ ] تم حل المشاكل بسرعة
- [ ] تم إرسال تذكير ما قبل المغادرة
ما بعد الإقامة:
- [ ] تم إرسال رسالة الشكر
- [ ] تم إرسال طلب المراجعة
- [ ] تم الرد على المراجعة
- [ ] تم إضافة الضيف إلى قاعدة البيانات
إعداد الأتمتة
محفزات الأتمتة ترسل الرسائل تلقائياً في اللحظات الرئيسية.
خيارات المحفزات:
- عند الحجز
- X أيام قبل تسجيل الوصول
- يوم تسجيل الوصول
- أثناء الإقامة (اليوم X)
- يوم المغادرة
- X أيام بعد المغادرة
العلامات الذكية تُخصص تلقائياً:
- اسم الضيف
- اسم العقار
- التواريخ
- رموز الوصول
- أوقات تسجيل الوصول والمغادرة
اضبط القوالب مرة واحدة، وكل ضيف يتلقى تواصلاً متسقاً ومهنياً. مديرو العقارات المحترفون وفروا 20 ساعة أسبوعياً في تواصل الضيوف باستخدام صندوق الوارد الموحد وميزات الأتمتة.
بناء قوالب فعالة لرضا الضيوف مع Hostfully
اجعل الرسائل موجزة
الضيوف يمسحون الرسائل بسرعة. اوصل للمعلومات المهمة بسرعة. احفظ التعليمات المفصلة لـدليلك الرقمي. اعرض أمثلة الأدلة لترى كيف ينظم المضيفون الآخرون معلومات العقار.
استخدم صوتاً متسقاً
كل رسالة يجب أن تبدو وكأنها تأتي من نفس الشخص. حافظ على الدفء مع البقاء مهنياً.
اشمل المعلومات الأساسية فقط
تعليمات تسجيل الوصول تحتاج رموز الوصول والعناوين وWiFi. لا تحتاج تاريخ عقارك الكامل أو كل توصيات المطاعم المحلية.
اجعل عناصر العمل واضحة
إذا كنت تحتاج شيئاً من الضيف، اجعل الطلب واضحاً. “يُرجى ملء هذا النموذج” يعمل أفضل من دفن الرابط في فقرة.
دعم تواصلك بمعلومات العقار
قواعد المنزل القوية المُشار إليها في رسائل تسجيل الوصول تحدد توقعات واضحة. اربط بالمعلومات المفصلة في دليلك حتى يتمكن الضيوف من العثور على الإجابات دون مراسلتك.
للعقارات ذات الاعتبارات الفريدة، وفر وثائق مفصلة. ميزات الدليل الرقمي تتيح لك تضمين جولات فيديو وتوصيات محلية وأدلة استكشاف الأخطاء وإصلاحها. وجود قائمة مراجعة تنظيف قوية يضمن أن عقارك جاهز دائماً عندما يصل الضيوف.
الأسئلة المتكررة
ما التواصل الذي يجب أن يتلقاه الضيوف قبل تسجيل الوصول؟
يجب أن يتلقى الضيوف تأكيد الحجز فوراً، ونموذج ما قبل الوصول من 7 إلى 14 يوماً قبل، وتعليمات تسجيل الوصول المفصلة من 24 إلى 48 ساعة قبل الوصول. فحص خفيف في يوم الوصول يؤكد الجاهزية ويقدم الدعم. كل نقطة تواصل تبني الثقة وتقلل القلق.
كيف تنشئ قائمة مراجعة للضيوف للإيجارات قصيرة المدى؟
ارسم كل نقطة تواصل من الحجز إلى ما بعد الإقامة. لكل مرحلة، حدد الإجراءات المطلوبة ورسائل القوالب ومحفزات الأتمتة. استخدم برنامج إدارة العقارات لأتمتة التواصل الروتيني مع الحفاظ على اللمسات الشخصية للحالات الخاصة.
متى يجب إرسال تعليمات المغادرة لضيوف Airbnb؟
أرسل تذكيرات المغادرة في اليوم السابق للمغادرة. اشمل وقت المغادرة وإجراءات المغادرة وأي طلبات محددة. اجعل الرسالة بسيطة حتى لا يشعر الضيوف بالإرهاق من المعلومات في نهاية إقامتهم.