Erfolgsgeschichte
Mit dem Absenden erklären Sie sich damit einverstanden, per E-Mail, Telefon oder SMS über Hostfully-Updates und -Angebote kontaktiert zu werden.
Armando Escarcega ist Mitbegründer von Twinity, einer Full-Service-Verwaltungsgesellschaft für Ferienunterkünfte, die für ihren praxisnahen, gastorientierten Ansatz bekannt ist.
„Früher haben wir 8 Tage für unsere Berichte benötigt. Mit Hostfully sind wir jetzt in 4 Tagen fertig. Zudem sind die Berichte für die Eigentümer transparent und professionell.“
Vorher
Nachher
Mit einem schnell wachsenden Portfolio an Ferienunterkünften und über 5.000 Fünf-Sterne-Bewertungen benötigte Armando Escarcega eine bessere Lösung, um die Berichterstattung für Eigentümer zu skalieren. Das schnelle Wachstum führte dazu, dass der Prozess zum Monatsende mit zunehmender Anzahl der verwalteten Einheiten zu einer Belastung für den Betrieb wurde.
Zu dieser Zeit nutzte Armandos Team Your Porter, ein einfaches PMS, dem es jedoch an robusten Berichtsfunktionen mangelte. „Wir haben alles manuell gemacht“, sagte er. „Ich habe die Reservierungen von Airbnb abgerufen, die Einnahmen und Ausgaben in Excel eingetragen und für jede Immobilie eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellt.“ Der Prozess funktionierte zwar, war aber zeitaufwendig und anfällig für Rückfragen der Eigentümer.
Es ging nicht nur um die Arbeitsstunden. Es war die Vertrauenslücke. „Eigentümer fragten: ‚Können Sie mir Screenshots der Reservierungen schicken?‘, weil sie den Zahlen nicht glaubten“, erinnert sich Armando. „Es gab keine Einsicht in die einzelnen Buchungen, nur eine endgültige Auszahlung.“
Als Armando den Wechsel zu einem anderen PMS prüfte, konnte die Konkurrenz nicht mithalten. „Ich habe mir Guesty, Hostaway und andere angesehen, aber keines bot mehr als Hostfully. Sie waren zu teuer oder hatten nicht das, was ich brauchte. Hostfully hatte das mit Abstand beste Preis-Leistungs-Verhältnis.“
Armandos Team nutzt nun das Advanced Reporting von Hostfully, um detaillierte, professionelle Monatsberichte in Minuten statt in Tagen zu erstellen. „Eigentümer können den Namen jedes Gastes, die Anzahl der Übernachtungen und den gezahlten Betrag sehen“, sagte er. „Es ist klar, professionell, und sie vertrauen den Zahlen.“
Am Monatsende exportiert Twinity einen Bericht aus Hostfully mit vollständigen Details auf Reservierungsebene, einschließlich Umsatz, Gebühren und Gästeinformationen. Dabei nutzen sie nicht nur die Standardvorlage. „Man kann alles anpassen“, so Armando. „Jede Spalte ist bearbeitbar – von dem, was angezeigt oder ausgeblendet werden soll, bis hin zu den Berechnungen. Diese Flexibilität und Individualisierung ist genau das, was wir brauchten.“ Darüber hinaus hat Twinity benutzerdefinierte Spalten mit einzigartigen Formeln erstellt, die auf ihr Auszahlungsmodell zugeschnitten sind, einschließlich variabler Gebühren und Abzüge für Nebenkosten.
Das Team gleicht diesen Bericht mit internen Gewinn- und Verlustrechnungen ab. „Wenn etwas nicht übereinstimmt – wie eine Rückerstattung oder Stornierung –, müssen wir nur diese Sonderfälle prüfen. Der Rest ist Plug-and-Play“, erklärte Armando. Diese gezielte Validierung bedeutet, dass sie keine Zeit mehr damit verschwenden, die Finanzen jeder Immobilie Zeile für Zeile zu überprüfen.
Dieser Workflow unterstützt nun sowohl Geschwindigkeit als auch Präzision. Er ermöglicht es dem Finanzteam, sich auf Anomalien statt auf die Dateneingabe zu konzentrieren, was jeden Monat Stunden spart und gleichzeitig die Genauigkeit erhöht.
Das Support-Team von Hostfully spielte eine wichtige Rolle bei der Einrichtung. „Unser Customer Success Repräsentant muss den Bericht sicher zehnmal mit uns aktualisiert haben“, sagte Armando. „Er hat uns sogar dabei geholfen, benutzerdefinierte Spalten für spezifische Gebühren und Posten zu erstellen.“
Kommen Ihnen die Herausforderungen von Armando bei der Erstellung von Eigentümerberichten bekannt vor? Lassen Sie uns sprechen.
Die Berichte sparen nicht nur Zeit. Sie retten die Beziehungen zu den Eigentümern. „Früher bekamen wir viele Rückfragen: ‚Warum ist diese Gebühr hier?‘ oder ‚Was ist das für ein Betrag?‘“, sagte Armando. „Jetzt, mit den Berichten von Hostfully, sind diese Fragen verschwunden. Es ist viel transparenter, und die Eigentümer vertrauen uns mehr.“