Erfolgsgeschichte
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Nick Halverson ist der Gründer und Manager von Osa Property Management, einem in Costa Rica ansässigen Unternehmen für die Verwaltung von Ferienunterkünften, das sich auf Dschungel- und Küstenvillen mit transparenter Eigentümerberichterstattung spezialisiert hat.
Standort: Costa Rica
Anzahl der Inserate: 63
Hostfully-Nutzer seit: 2020
Lieblingsfunktionen: Zentralisierter Kalender und Kanalsynchronisierung, Dashboard für globale Sichtbarkeit und Servicekoordination
Nachdem wir zu Hostfully gewechselt waren, hörten Doppelbuchungen vollständig auf. Mit einem zuverlässigen Kalender konnten wir das Geschäft endlich mit Zuversicht skalieren.
Osa Property Management (OPM) ist in Ojochal, Costa Rica, tätig und verwaltet mehr als 15 Häuser und Villen zwischen Dschungel und Pazifikküste. Das Portfolio reicht von Ein-Zimmer-Dschungel-Retreats bis hin zu Fünf-Zimmer-Luxusvillen mit Meerblick und zieht sowohl internationale Reisende als auch Einheimische an, die abschalten möchten. Neben dem operativen Geschäft legt OPM großen Wert auf transparente Eigentümerberichte und hilft ausländischen Investoren, sich im komplexen regulatorischen Umfeld Costa Ricas zurechtzufinden.
Von Anfang an verstanden Nick Halverson und sein Team, dass eine Multi-Channel-Distribution entscheidend war, um den Umsatz zu maximieren und Leerstände zu reduzieren. Vrbo war der primäre Kanal, aber ausgewählte Objekte wurden auch auf Airbnb und Booking.com gelistet. Darüber hinaus wickelte OPM Direktbuchungen über seine Website, telefonische Reservierungen von Einheimischen und Eigentümeraufenthalte ab.
Die Verwaltung all dieser Bestände erfolgte über Tabellenkalkulationen. Jede neue Reservierung erforderte manuelle Aktualisierungen, und wenn ein Objekt auf mehreren Kanälen erschien, musste sich jemand anmelden und die Daten überall sonst blockieren. „Die Tabellenkalkulationen funktionierten meistens“, sagte Nick, „aber sie waren ein Chaos und ein enormer Zeitfresser.“
Das System war fragil. Eine verpasste Aktualisierung konnte zu einer Doppelbuchung führen, und obwohl OPM solche Situationen oft durch die Umquartierung von Gästen löste, stieg das Risiko mit dem wachsenden Portfolio. Dieselben Tabellenkalkulationen wurden auch zur Koordination von Reinigung, Wartung und Landschaftspflege verwendet. In einer ländlichen Dschungelumgebung führten verpasste Servicebesuche schnell zu schlechten Gästeerlebnissen. „Wenn der Betrieb davon abhängt, dass sich jeder daran erinnert, eine Tabelle zu überprüfen, bricht irgendwann alles zusammen“, sagte Nick.
Der Wendepunkt kam an Heiligabend. Eine Familie kam am späten Nachmittag an und stellte fest, dass ihre Unterkunft doppelt gebucht war und alle anderen OPM-Objekte belegt waren. „Das war der Moment, in dem unser Glück aufgebraucht war“, sagte Nick. „Es gab keine Lösung, und die Peinlichkeit war immens. Ich wusste, dass wir so nicht weitermachen konnten.“
Nick machte die Umstellung auf eine Property Management Software (PMS) zur Priorität und entschied sich für Hostfully. Innerhalb einer Woche migrierte OPM sein gesamtes Portfolio in das Hostfully PMS. Von diesem Zeitpunkt an flossen Reservierungen von Airbnb, Vrbo, Booking.com und Direktbuchungen in einen einzigen zentralen Kalender.
„Sobald alles an einem Ort synchronisiert war, gab es einfach keine Doppelbuchungen mehr“, sagte Nick.
Da Hostfully die Verfügbarkeit automatisch verwaltete, konnte OPM endlich sein gesamtes Portfolio auf allen wichtigen Kanälen listen. Zuvor erschien nur ein Teil der Objekte auf Airbnb und Booking.com, da der manuelle Aufwand zu riskant war. Nun konnte jedes Objekt bedenkenlos und ohne Angst vor Konflikten vertrieben werden.
Die Umstellung verbesserte auch die interne Koordination. Reinigungskräfte, Landschaftsgärtner und Wartungspersonal konnten sich auf genaue Check-in- und Check-out-Daten aus einem System verlassen. Der Betrieb wurde vorhersehbarer statt reaktiver, selbst als das Team wuchs.
Kommt Ihnen Nicks Geschichte über Doppelbuchungen bekannt vor? Lassen Sie uns sprechen.
Die erweiterte Distribution führte zu sofortigen Gewinnen. Airbnb entwickelte sich zu einer konstanten neuen Buchungsquelle, die Vrbo und Booking.com ergänzte, anstatt sie zu kannibalisieren. Lücken unter der Woche und kurze Leerstände ließen sich leichter füllen, und OPM reduzierte die Abhängigkeit von einem einzelnen Kanal.
„Multi-Channel-Distribution funktioniert nur, wenn sie automatisiert ist“, sagte Nick. „Hostfully gab uns diese Automatisierung, und das Geschäft ist dadurch stärker geworden.“
Mit zuverlässiger Kanalsynchronisierung und einem zentralen Kalender erhöhte OPM die Widerstandsfähigkeit seines Betriebs und positionierte sich, um auf 63 Objekte zu skalieren, mit dem Ziel, über 100 zu erreichen.