Erfolgsgeschichte
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Hey Comfort ist ein schnell wachsendes Verwaltungsunternehmen für Ferienunterkünfte, das Geschäfts- und Freizeitgäste bedient und auf Automatisierung und skalierbaren Systemen basiert.
Standort: Miami, USA
Anzahl der Inserate: 60
Hostfully-Nutzer seit: 2022
Lieblingsfunktionen: Automatisierte Trigger und Nachrichtenübermittlung, vollständige API-Channelsynchronisierung, Integration dynamischer Preisgestaltung
Wir haben den Zeitaufwand für die Betriebsverwaltung von mehreren Stunden täglich auf weniger als eine reduziert. Hostfully gab uns die Automatisierung, die wir brauchten, um ohne Neueinstellungen zu wachsen.
Im Sommer 2022 wandelten Marlin und einer ihrer Investoren eine langfristig vermietete Eigentumswohnung in eine kurzfristige Vermietung für Firmenkunden um. „Nachdem wir erkannt hatten, wie profitabel Kurzzeitvermietungen sein können, beschlossen wir, eine zweite Immobilie umzuwandeln. Es dauerte nicht lange, bis wir sechs Ferienunterkünfte in Betrieb hatten“, sagt Marlin.
Die administrativen Herausforderungen bei der Verwaltung dieser Immobilien wurden schnell deutlich. Marlin erklärt es so: „Als wir nur ein oder zwei Unterkünfte hatten, war es einfach, die Kalender bei Airbnb und Vrbo auf dem neuesten Stand zu halten. Aber als wir auf sechs anwuchsen, wurde es schwierig.“ Marlin verbrachte fast 4 Stunden pro Tag damit, mit Gästen zu kommunizieren, Kalender zu aktualisieren und Reinigungskräfte zu koordinieren.
Marlin hatte Mühe, Zeit für die Verwaltung ihrer Airbnb- und Vrbo-Kalender zu finden, daher synchronisierte sie sie mit iCal. Ihr Ferienwohnungs-Mentor hatte sie gewarnt, dass iCal anfällig für Doppelbuchungen sei, daher wusste sie, dass dies nur eine vorübergehende Lösung war. Um sich etwas von der Last zu nehmen, stellte sie einen Mitarbeiter ein, der die Gästekommunikation übernahm und Reservierungen verwaltete.
Trotz dieser Maßnahmen verbrachte Marlin immer noch fast die Hälfte ihrer Tage mit der Verwaltung von Reservierungen. Sie erkannte, dass Aufgaben wie das Herausfinden, wer ein- und auscheckte, das Aktualisieren des PIN-Codes an Türschlössern, das Einloggen in verschiedene Plattformen, um mit Gästen zu chatten, und das Ändern der Übernachtungspreise enorme Zeitverschwender waren. „Es musste einen besseren Weg geben“, sagte sie.
Nachdem ihr Mentor Hostfully empfohlen hatte, schloss Marlin ihr Onboarding in weniger als 6 Stunden ab. Marlin fügt hinzu: „Die Onboarding-Spezialisten von Hostfully waren großartig darin, mir beim Einstieg zu helfen. Aber was mir wirklich gefiel, war, dass sie sich die Zeit nahmen, zu erklären, was jedes Tool für mein Unternehmen tun konnte.“
Hostfully löste sofort ihre Probleme bei der Kalendersynchronisierung. Jetzt blockieren Reservierungen, die über Airbnb eingehen, automatisch den Vrbo-Kalender und umgekehrt. In den folgenden Wochen weitete Marlin ihren Vertrieb auch auf Booking.com und HomeToGo aus. Dies half Hey Comfort, Belegungslücken zu schließen und verschiedene Reisetypen anzusprechen.
Marlin entdeckte auch die Leistungsfähigkeit der Automatisierungs-Trigger von Hostfully. „Ich habe einen Trigger für absolut alles, was im Unternehmen passiert“, fügt Marlin hinzu. Hey Comfort nutzt Trigger, die Benachrichtigungen oder Nachrichten für jede neue Buchung, Erinnerungen an die Kaution, Check-in-Anweisungen vor der Ankunft und Dankesschreiben nach der Abreise versenden. Der vielleicht wichtigste zeitsparende Trigger für Marlin war die automatische Koordination der Reinigungsaufgaben. Dazu erstellte Marlin einen Trigger, der ihre Reinigungskraft per SMS benachrichtigt, sobald eine Reservierung gebucht, geändert oder storniert wird. Auf diese Weise muss sich Marlin nicht mehr um die Zeitplanung der Reinigungskräfte kümmern.
Dank der Kalendersynchronisierung und der automatisierten Trigger konnte Marlin die Zeit, die sie für die Koordination des Betriebs von Hey Comfort aufwendete, von 4 Stunden auf weniger als 1 Stunde pro Tag reduzieren. Dies gab Marlin die Möglichkeit, sich auf den Ausbau der Inserate von Hey Comfort und die Übernahme eines weiteren Verwaltungsunternehmens für Ferienunterkünfte zu konzentrieren. Innerhalb von 6 Monaten verwaltete Hey Comfort erfolgreich 50 Unterkünfte.
Kommt Ihnen Marlins betriebliche Situation bekannt vor? Lassen Sie uns sprechen.
Sobald Marlin ihre zeitaufwändigsten Aufgaben automatisiert hatte, entdeckte sie die erweiterte Berichtsfunktion von Hostfully. Dies ermöglichte es ihr, benutzerdefinierte Spalten zu erstellen, die automatisch Gebühren für ihre Monats- und Eigentümerberichte berechneten. Obwohl die Funktion kompliziert war, beantwortete das Hostfully-Kundendienstteam Marlins Fragen schnell. Marlin erklärt: „Die erweiterte Berichterstattung ist eine sehr leistungsstarke Funktion, aber sie kann anfangs einschüchternd sein. Glücklicherweise hat das Hostfully-Kundendienstteam immer schnell auf alle meine Fragen geantwortet.“
Das Pipeline-Tool war auch ein großer Vorteil für Hey Comfort. Marlin nutzte es, um die Aktivitäten ihres Unternehmens zu überwachen, ihr Gästebetreuer nutzte es für Check-in-Follow-ups und ihre Wartungsmannschaft konnte die vorbeugende Arbeit zwischen den Reservierungen besser planen.
Marlin meldete sich auch für PriceLabs an, einen dynamischen Preisgestaltungssoftware-Service, den sie in Hostfully integrierte. PriceLabs ändert die Übernachtungspreise und sendet die Informationen automatisch an Hostfully. Hostfully aktualisiert dann die Kalender auf den Inseratsseiten und OTAs, auf denen Hey Comfort wirbt. Dies steigerte ihren Umsatz um 25 % und ersparte Marlin die manuelle Anpassung der Preise.