Erfolgsgeschichte
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Select Stays ist ein hybrides Property-Management-Unternehmen mit Sitz in San Diego, das sowohl Arbitrage- als auch vertragsbasierte Vermietungen verwaltet. In einem der wettbewerbsintensivsten Märkte für Kurzzeitvermietungen des Landes bedeutet Vorsprung, intelligenter zu arbeiten – und Automatisierung ist dabei der Schlüssel.
„Wir erstellen Berichte für 45 Unterkünfte in 10 Minuten. Unsere Eigentümer vertrauen den Zahlen, und wir haben jeden Monat einen ganzen Arbeitstag eingespart. Die Berichterstattung von Hostfully ist ein gewaltiges Upgrade.“
Vorher
Nachher
Seit dem Start im Jahr 2021 ist Select Stays von der Verwaltung einer Handvoll Arbitrage-Einheiten zu einem florierenden Hybrid-Portfolio von 45 Unterkünften in San Diego gewachsen. Mit zunehmender Skalierung begannen manuelle Prozesse (insbesondere die Berichterstattung), wertvolle Zeit zu fressen. „Wir hatten bereits 15 Einheiten und wollten gerade sieben weitere aufnehmen, als wir an unsere Grenzen stießen“, sagte Jay Ullrich, CEO von Select Stays. „Wir brauchten eine bessere Berichterstattung und mehr Flexibilität durch eine offene API. Da haben wir Hostfully gefunden.“
Vor dem Wechsel verbrachte ihr CFO Sam jeden Monat Stunden damit, Einnahmen von Airbnb abzurufen, sie in Google Sheets einzutragen, Ausgaben manuell hinzuzufügen und die Auszahlungen an die Eigentümer zu berechnen. „Es dauerte etwa 20 bis 30 Minuten pro Unterkunft“, erklärte Jay. „Das ist ein ganzer Tag pro Monat für nur 20 Unterkünfte, und es war nicht skalierbar.“
Das Fehlerrisiko war hoch und das Ergebnis wirkte nicht professionell. „Wenn man Zahlen in Tabellen kopiert, sieht das einfach nicht besonders vertrauenswürdig aus“, sagte Jay. „Es fehlte an Struktur, und die Eigentümer mussten sich auf unser Wort verlassen, dass alles stimmte. Wir bekamen ständig Fragen wie ‚Woher kommt diese Zahl?‘.“
Als Select Stays nach einem besseren Property-Management-System suchte, evaluierten sie mehrere Top-Wettbewerber. „Wir haben uns Guesty und Hostaway angesehen, aber sie waren entweder zu teuer oder zu unhandlich“, sagte Jay. Neben der Benutzerfreundlichkeit suchte Select Stays nach zwei spezifischen Funktionen: detaillierte Finanzberichte und eine offene API, die es ihnen ermöglichen würde, mit zunehmendem Wachstum maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln. „Hostfully erfüllte alle unsere Anforderungen“, so Jay. „Wir wussten, dass wir uns für eine Plattform entscheiden, die uns langfristig unterstützen würde.“
Heute nutzt Select Stays die Berichtstools von Hostfully, um fast augenblicklich maßgeschneiderte, professionelle Berichte für alle 45 Unterkünfte zu erstellen. Hierfür hat der CFO von Select Stays die Berechnung jeder Spalte mithilfe von selbst erstellten Formeln angepasst. „Es unterscheidet sich nicht viel von Excel, und Hostfully hat es wirklich einfach gemacht, die Berechnungen individuell anzupassen. Wir können jetzt Berichte für 45 Unterkünfte in etwa 10 Minuten erstellen“, so Jay. „Das ist ein riesiger Gewinn für unseren CFO und gibt uns den Freiraum, uns auf das Wachstum des Unternehmens zu konzentrieren.“
Anstatt Stunden mit Tabellenkalkulationen zu verbringen, zieht Sam nun saubere CSV-Exporte direkt aus Hostfully, die so angepasst sind, dass sie die Auszahlungsbedingungen jedes Eigentümers widerspiegeln. „Die Berichte sehen professionell aus und sind leicht zu lesen“, erklärte Jay. „Die Eigentümer können jeden Dollar sehen, von den Gasteinnahmen über Reinigungsgebühren bis hin zu Ausgaben usw., ohne dass wir sie durch die Details führen müssen.“
Die strukturierte Berichterstattung hat viele Anfragen von Eigentümern überflüssig gemacht und die Transparenz verbessert. „Wir erhalten keine Fragen mehr wie ‚Was ist das für eine Gebühr?‘ oder ‚Warum fehlt das hier?‘. Alles ist da und übersichtlich aufgeschlüsselt“, sagte Jay. „Dieses Vertrauen war ein großer Gewinn.“
Kommen Ihnen Jays Herausforderungen bei der Berichterstattung bekannt vor? Lassen Sie uns sprechen.
Select Stays nutzt das Berichtssystem auch, um die lokalen Steuergesetze von San Diego einzuhalten. „Nicht alle OTAs führen die Belegungssteuer ab, daher nutzen wir Hostfully, um zu verfolgen, für welche Plattformen wir Zahlungen schulden“, bemerkte Jay. „Ohne das System müssten wir wahrscheinlich einen Buchhalter einstellen. Hostfully erspart uns diese Kosten.“
Sie haben sogar frühere Probleme mit doppelten Gebühren gelöst. „Als wir die Dinge noch manuell verfolgten, haben wir manchmal dieselbe Reinigungsgebühr doppelt erfasst“, sagte Jay. „Jetzt, mit Hostfully, ist das einfach kein Thema mehr. Das System sorgt für Genauigkeit.“
Während sie weiter skalieren, sieht Jay Hostfully als mehr als nur ein PMS. „Wir haben unsere Größe seit letztem Jahr verdreifacht, und Hostfully hat bei jedem Schritt mit uns Schritt gehalten. Das war bei unserer letzten Plattform nicht der Fall.“