Erfolgsgeschichte
Mit dem Absenden erklären Sie sich damit einverstanden, per E-Mail, Telefon oder SMS über Hostfully-Updates und -Angebote kontaktiert zu werden.
Ryan ist der Inhaber von Vacant Nest, einem Full-Service- und Teilzeit-Verwaltungsunternehmen. Dieser duale Ansatz erhöht die Komplexität bei der Monatsendberichterstattung, die Ryan durch den intelligenten Einsatz von Technologie löst.
Standort: UK & DubaiAnzahl der Inserate: 24Nutzt Hostfully seit: --Lieblingsfunktionen: Automatisierungen für Nachrichten vor der Ankunft, erweiterte Berichterstellung, Kanalmanagement und Immobilien-Synchronisierung über mehrere OTAs hinweg
Das erweiterte Berichtswesen von Hostfully erspart uns jeden Monat viele Stunden. Wir richten die Vorlage einmal ein, Gebühren und Provisionen werden automatisch berechnet, ich nehme eine kurze Anpassung vor und schon ist alles fertig.
Vacant Nests bietet sowohl Full-Service- als auch Teilzeitmanagement an und arbeitet mit Eigentümern zusammen, die von einzelnen Gastgebern bis hin zu Investoren mit mehreren Immobilien reichen. Einige Eigentümer verlassen sich bei der End-to-End-Verwaltung auf Vacant Nests, während andere den Gästewechsel selbst übernehmen und Vacant Nests hauptsächlich für Marketing und Vertrieb nutzen.
Diese Flexibilität ist ein Wettbewerbsvorteil, führt aber auch zu operativer Komplexität. Jede Eigentümervereinbarung erfordert unterschiedliche Gebührenstrukturen, Berichtsformate und Auszahlungsberechnungen. Infolgedessen werden die Monatsendberichterstattung, Eigentümerzahlungen und die tägliche Kommunikation mit wachsendem Portfolio schnell anspruchsvoller.
Dieser Druck wurde deutlich, als Vacant Nests skalierte.
In knapp zwei Jahren baute Ryan das Geschäft auf 24 Immobilien aus. Die von ihm verwendete Starter-Software für die Immobilienverwaltung konnte das grundlegende Kanalmanagement bewältigen, war aber nicht darauf ausgelegt, einen wachsenden Betrieb mit unterschiedlichen Eigentümervereinbarungen zu unterstützen.
„Alles, was komplizierter war als das grundlegende Kanalmanagement, wie die Erstellung von Berichten, bedeutete viel manuelle Arbeit“, erklärt Ryan.
Jeden Monat zog Ryan manuell Buchungs- und Umsatzdaten von Airbnb, Vrbo und Booking.com und kopierte sie dann in Tabellenkalkulationen. Von dort aus berechnete er manuell Verwaltungsgebühren, OTA-Provisionen, Reinigungskosten und Eigentümerauszahlungen. Der Prozess war zeitaufwändig, fehleranfällig und schwer zu skalieren.
Als die Anforderungen an die Berichterstattung zusammen mit dem Portfolio stiegen, erkannte Ryan, dass der Arbeitsablauf zu einem Engpass wurde.
„Es musste eine bessere Lösung geben“, sagt er.
Da das Arbeitsaufkommen bei der Berichterstellung weiter zunahm, erkannte Ryan, dass er über eine Starterlösung hinausgehen und eines der führenden Immobilienverwaltungssysteme der Branche einführen musste. Nachdem er seine Optionen geprüft hatte, entschied er sich für Hostfully aufgrund seiner Kombination aus robuster Funktionalität und starkem Mehrwert.
Nach dem Onboarding verband Ryan seine Buchungskanäle, verknüpfte den zentralen Hostfully-Kalender mit seiner Direktbuchungswebsite und konzentrierte sich darauf, seinen größten operativen Engpass zu lösen: die Berichterstellung.
Mithilfe der erweiterten Berichtsfunktion von Hostfully richtete Ryan monatliche Berichte ein, die automatisch nach einem Zeitplan generiert werden. Im Gegensatz zu starren, vorgefertigten Vorlagen, die in vielen PMS zu finden sind, ermöglichten Ryans anpassbare Formeln von Hostfully, Berichte zu erstellen, die seinem Geschäftsmodell entsprachen.
Diese Flexibilität war entscheidend. Einige Eigentümer von Vacant Nests haben mehrere vollständig verwaltete Immobilien, während andere eine einzelne Immobilie im Rahmen einer Teilzeit- oder Co-Hosting-Vereinbarung besitzen. Jedes Setup erfordert unterschiedliche Gebührenberechnungen und Berichtsstrukturen. Mit der erweiterten Berichtsfunktion kann Ryan den korrekten Bericht für jeden Eigentümer automatisch und ohne manuelles Eingreifen generieren.
„Ein bisschen Bearbeitung, und die Berichte sind bereit, an die Eigentümer gesendet zu werden“, sagt Ryan. „Das reduzierte meine monatliche Arbeitslast von 9 bis 10 Stunden auf weniger als 2.“
Kommt Ihnen Ryans Geschichte bekannt vor? Lassen Sie uns sprechen.
Vor der Verwendung von Hostfully musste Ryan auf Anfragen von Eigentümern antworten und seinen Kalender für Eigentümerblöcke manuell aktualisieren, wenn diese die Immobilie selbst nutzen wollten. Dank der Hostfully-Eigentümerportal-Funktion haben Vacant Nest-Kunden jetzt jedoch Zugriff auf Echtzeit-Umsatz- und Buchungsinformationen und können mit nur wenigen Klicks Zeiten blockieren. Dies führte zu einer höheren Eigentümerzufriedenheit.