Caso de éxito
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Select Stays es una empresa híbrida de gestión de propiedades que opera en San Diego, gestionando tanto alquileres de arbitraje como basados en contratos. En uno de los mercados de alquiler vacacional más competitivos del país, mantenerse a la vanguardia significa trabajar de forma más inteligente y la automatización es clave.
“Generamos informes para 45 propiedades en 10 minutos. Nuestros propietarios confían en los números, y hemos ahorrado un día entero de trabajo cada mes. Los informes de Hostfully son una mejora enorme.”
Antes
Después
Desde su lanzamiento en 2021, Select Stays ha pasado de gestionar un puñado de unidades de arbitraje a una próspera cartera híbrida de 45 propiedades en San Diego. A medida que escalaban, los procesos manuales (especialmente la elaboración de informes) empezaron a consumir un tiempo valioso. “Ya teníamos 15 unidades y estábamos a punto de incorporar siete más cuando nos topamos con un muro”, dijo Jay Ullrich, CEO de Select Stays. “Necesitábamos mejores informes y más flexibilidad a través de una API abierta. Fue entonces cuando encontramos Hostfully”.
Antes de cambiar, su director financiero, Sam, pasaba horas cada mes extrayendo ingresos de Airbnb, introduciéndolos en Google Sheets, añadiendo gastos manualmente y calculando los pagos a los propietarios. “Llevaba entre 20 y 30 minutos por propiedad”, explicó Jay. “Eso es un día entero cada mes solo para 20 propiedades y no era escalable”.
El riesgo de errores era alto y el resultado no era profesional. “Cuando copias números en hojas de cálculo, simplemente no parece muy fiable”, dijo Jay. “Carecía de estructura, y los propietarios tenían que fiarse de nuestra palabra de que todo cuadraba. Recibíamos preguntas como ‘¿De dónde salió este número?’ todo el tiempo”.
Cuando Select Stays buscó un mejor sistema de gestión de propiedades, evaluaron varios de los principales contendientes. “Miramos Guesty y Hostaway, pero eran demasiado caros o demasiado torpes”, dijo Jay. Más allá de la usabilidad, Select Stays buscaba dos capacidades específicas: informes financieros detallados y una API abierta que les permitiera construir soluciones personalizadas a medida que crecieran. “Hostfully cumplió con todos nuestros requisitos”, dijo Jay. “Sabíamos que estábamos eligiendo una plataforma que nos apoyaría a largo plazo”.
Hoy, Select Stays utiliza las herramientas de informes de Hostfully para generar informes personalizados y profesionales para sus 45 propiedades de forma casi instantánea. Para ello, el director financiero de Select Stays personalizó cómo se calcula cada columna utilizando ecuaciones que él mismo configuró. “No es muy diferente de usar Excel, y Hostfully facilitó mucho la personalización de cómo se calcula todo. Ahora podemos generar informes para 45 propiedades en unos 10 minutos”, dijo Jay. “Es una gran victoria para nuestro director financiero y nos libera para centrarnos en el crecimiento del negocio”.
En lugar de pasar horas en hojas de cálculo, Sam ahora obtiene exportaciones CSV limpias directamente de Hostfully, personalizadas para reflejar los términos de pago de cada propietario. “Los informes tienen un aspecto impecable y son fáciles de leer”, explicó Jay. “Los propietarios pueden ver cada euro, desde los ingresos de los huéspedes hasta las tarifas de limpieza y los gastos, sin necesidad de que se lo expliquemos”.
La elaboración de informes estructurados ha eliminado muchas consultas de los propietarios y ha mejorado la transparencia. “Ya no recibimos preguntas como ‘¿Qué es esta tarifa?’ o ‘¿Por qué falta esto?’. Todo está ahí, desglosado claramente”, dijo Jay. “Esa confianza ha sido una gran victoria”.
¿Te suenan familiares los desafíos de Jay con los informes? Hablemos.
Select Stays también utiliza el sistema de informes para cumplir con las leyes fiscales locales de San Diego. “No todas las OTA remiten el impuesto de ocupación, así que usamos Hostfully para rastrear por qué plataformas debemos”, señaló Jay. “Sin él, probablemente tendríamos que contratar a un contable. Hostfully nos ahorra ese coste”.
Incluso han resuelto problemas pasados con cargos duplicados. “Cuando hacíamos un seguimiento manual, a veces registrábamos la misma tarifa de limpieza dos veces”, dijo Jay. “Ahora, con Hostfully, eso ya no es un problema. El sistema nos mantiene precisos”.
A medida que continúan escalando, Jay ve a Hostfully como algo más que un PMS. “Hemos triplicado nuestro tamaño desde el año pasado, y Hostfully nos ha acompañado en cada paso del camino. Eso no es algo que tuviéramos con nuestra última plataforma”.