Caso de éxito
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Armando Escárcega es el cofundador de Twinity, una empresa de gestión integral de alquileres vacacionales conocida por su enfoque práctico y centrado en la hospitalidad.
“Solíamos dedicar 8 días a nuestros informes. Ahora con Hostfully, terminamos en 4. Además, para los propietarios, los informes son transparentes y tienen un aspecto profesional”.
Con una cartera de alquileres vacacionales en rápido crecimiento y más de 5.000 reseñas de cinco estrellas, Armando Escárcega necesitaba una mejor forma de escalar los informes para propietarios. El rápido crecimiento hizo que el proceso de fin de mes se convirtiera en un lastre para las operaciones a medida que aumentaba el número de unidades gestionadas.
En aquel momento, el equipo de Armando utilizaba Your Porter, un PMS básico que carecía de funciones sólidas de informes. “Lo hacíamos todo manualmente”, comenta. “Extraía las reservas de Airbnb, añadía los ingresos y gastos en Excel y creaba un estado de pérdidas y ganancias para cada propiedad”. El proceso era funcional, pero lento y propenso al escrutinio de los propietarios.
No se trataba solo de las horas de trabajo. Era la falta de confianza. “Los propietarios preguntaban: ‘¿Puedes enviarme capturas de pantalla de las reservas?’, porque no se creían los números”, recuerda Armando. “No había visibilidad de cada reserva, solo un pago final”.
Cuando Armando se planteó cambiar a otro PMS, la competencia no estuvo a la altura. “Miré Guesty, Hostaway y otros, pero ninguno ofrecía más que Hostfully. Eran demasiado caros o no tenían lo que necesitaba. Hostfully tenía la mejor relación coste-beneficio, sin duda”.
El equipo de Armando utiliza ahora los Informes Avanzados de Hostfully para generar informes mensuales detallados y profesionales en cuestión de minutos, no de días. “Los propietarios pueden ver el nombre de cada huésped, las noches de estancia y cuánto pagaron”, afirma. “Es claro, profesional y confían en las cifras”.
A final de mes, Twinity exporta un informe de Hostfully con todos los detalles de las reservas, incluidos ingresos, comisiones e información de los huéspedes. Pero no se limitan a usar la plantilla predeterminada. “Puedes personalizarlo todo”, dice Armando. “Cada columna es editable: desde qué mostrar u ocultar hasta qué calcular. Esa flexibilidad y personalización es exactamente lo que necesitábamos”. Además, Twinity creó columnas personalizadas con fórmulas únicas adaptadas a su modelo de liquidación, incluyendo comisiones variables y deducciones de suministros.
El equipo coteja este informe con sus estados de pérdidas y ganancias internos. “Si algo no cuadra, como un reembolso o una cancelación, solo tenemos que revisar esos casos aislados. Para lo demás, es llegar y listo”, explica Armando. Esta validación específica significa que ya no pierden tiempo revisando las finanzas de cada propiedad línea por línea.
Este flujo de trabajo ahora aporta rapidez y precisión. Permite que el equipo financiero se centre en las anomalías, no en la introducción de datos, ahorrando horas cada mes y aumentando la exactitud.
El equipo de soporte de Hostfully desempeñó un papel fundamental en la configuración. “Nuestro agente de Customer Success debió de actualizar el informe unas 10 veces con nosotros”, dice Armando. “Incluso nos ayudó a crear columnas personalizadas para comisiones y conceptos específicos”.
¿Te resultan familiares los retos de Armando al preparar los informes para los propietarios? Hablemos.
Los informes no solo ahorran tiempo, sino que salvan las relaciones con los propietarios. “Solíamos recibir muchas preguntas de seguimiento: ‘¿Por qué está esta comisión aquí?’ o ‘¿A qué corresponde este importe?’”, dice Armando. “Ahora, con los informes de Hostfully, esas preguntas han desaparecido. Todo es mucho más transparente y los propietarios confían más en nosotros”.