Caso de éxito
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HostWell es una empresa de gestión de alquileres vacacionales con sede en San Francisco, fundada por Keith Freedman, que ofrece una gestión integral con un fuerte enfoque en la experiencia del huésped y la protección del propietario.
Ubicación: San Francisco, EE. UU.
Número de anuncios: 47
Utilizando Hostfully desde: 2019
Funciones favoritas: Mensajería automatizada con activadores, Campos personalizados, Bandeja de entrada unificada y guías digitales
“Hostfully nos permite ofrecer una comunicación personalizada con los huéspedes a escala sin el trabajo manual”, dijo Keith Freedman. “Nos ahorra tiempo, reduce el estrés y, de hecho, mejora la experiencia del huésped al mismo tiempo.
HostWell se labró su reputación obsesionándose con los detalles. Con sede en San Francisco, esta empresa de gestión de alquileres vacacionales se centra en ofrecer ingresos sin estrés a los propietarios, al tiempo que mantiene un fuerte contacto humano con los huéspedes. Incluso a medida que la cartera crecía, el fundador Keith Freedman creía que la comunicación personalizada era importante. “Cuando incluimos el nombre del propietario en los mensajes en lugar del nombre de nuestra empresa, los huéspedes tratan la propiedad con más respeto”, dijo Keith. “Es una forma sencilla de proteger los activos de nuestros clientes”.
Para mantener ese nivel de personalización, HostWell enviaba las instrucciones de llegada manualmente. Cada mensaje se personalizaba con el nombre del huésped, el nombre del propietario, los detalles de la reserva y la información específica de la propiedad. Si bien el enfoque funcionaba, tenía un coste. Cada mensaje requería copiar, pegar, editar y revisar cuidadosamente. Los errores siempre eran un riesgo y las reservas de última hora interrumpían con frecuencia los flujos de trabajo del personal.
“Estábamos haciendo todo bien para el huésped”, dijo Keith, “pero el proceso entre bastidores no era escalable”.
A medida que HostWell seguía creciendo, quedó claro que la mensajería manual con los huéspedes, incluso con plantillas, acabaría ralentizando el negocio.
La bandeja de entrada unificada de Hostfully, los activadores automatizados y los campos personalizados transformaron la forma en que HostWell gestionaba la comunicación con los huéspedes. Una vez que las propiedades se importaron a Hostfully, Keith comenzó creando una guía digital para cada anuncio. Estas guías centralizaban las instrucciones de llegada, las normas de la casa, las recomendaciones locales y los detalles de salida, todo accesible a través de una URL única.
“La guía se convirtió en el eje de todo”, dijo Keith. “Una vez que la tuvimos, la automatización finalmente tuvo sentido”.
Utilizando los activadores de mensajería automatizada de Hostfully, HostWell configuró mensajes de llegada para que se enviaran tres días antes de la llegada. Los nombres de los huéspedes, los nombres de los anfitriones, las fechas de reserva, los detalles de acceso y el enlace a la guía se insertaban dinámicamente mediante campos personalizados. El momento oportuno resultó ser crucial. “Si envías las instrucciones demasiado pronto, los huéspedes las pierden”, explicó Keith. “Tres días antes es el punto ideal”.
La automatización también resolvió el estrés de las reservas de última hora. Si un huésped reservaba dentro del plazo de tres días, Hostfully enviaba automáticamente la información de llegada de inmediato. “Los huéspedes piensan que hay alguien detrás de la pantalla respondiendo al instante”, dijo Keith. “En realidad, es Hostfully quien hace el trabajo por nosotros”.
Al eliminar las tareas manuales repetitivas, HostWell liberó una cantidad significativa de tiempo del personal, al tiempo que ofrecía una comunicación coherente y cuidada en toda su cartera.
¿Te resulta familiar la historia de Keith? Hablemos.
Lo que comenzó como una iniciativa para ahorrar tiempo condujo a ganancias inesperadas. Con mensajes personalizados y bien programados, y guías digitales profesionales, los huéspedes se sentían respaldados durante toda su estancia. HostWell añadió un mensaje automatizado un día antes de la salida con instrucciones específicas de la propiedad, reforzando aún más la sensación de atención.
“La sorpresa fueron las reseñas”, dijo Keith. “Los huéspedes empezaron a mencionar lo comunicativo y atento que era el anfitrión, y cuando lo comprobamos, nadie de nuestro equipo había hablado realmente con ellos”.
A medida que aumentaron las reseñas de cinco estrellas, HostWell ganó poder de fijación de precios. Sin mejorar el mobiliario ni añadir servicios, la empresa pudo aumentar las tarifas diarias medias en determinadas propiedades. La automatización no solo redujo el estrés y la carga de trabajo, sino que mejoró directamente los ingresos y la percepción de los huéspedes.