Caso de éxito
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Vanwaw Corporate Rentals es una empresa de gestión de alquileres corporativos de lujo que opera en Atlanta y Jacksonville, centrada en la precisión operativa y la experiencia del huésped.
Ubicación: Georgia, EE. UU.
Número de anuncios: 25
Usando Hostfully desde: 2021
Funciones favoritas: Fiabilidad del gestor de canales, activadores de automatización, ecosistema de integraciones
Hostfully y Breezeway son los dos únicos softwares por los que no nos importa el coste. Lo que nos aportan en términos de tranquilidad, fiabilidad y rendimiento vale cada céntimo.
Vanwaw Corporate Rentals gestiona estancias corporativas de lujo en Atlanta y recientemente se ha expandido a Jacksonville, Florida. A medida que la cartera creció de 10 propiedades en adelante, empezaron a aparecer grietas operativas.
Mientras Hostfully se encargaba de la distribución y la comunicación con los huéspedes, la limpieza, el control de calidad y la coordinación del mantenimiento seguían siendo manuales. La programación estaba fragmentada. No había una estructura clara para asignar tareas o calcular los costes de rotación. Con plazos de reserva cortos y frecuentes reservas de última hora, los errores eran inevitables.
“En nuestro mercado, los plazos de reserva son ajustados”, afirma la directora de operaciones, Kristi Campbell. “Eso significaba al menos un conflicto de limpieza cada mes”.
En ocasiones, las limpiezas fallidas obligaban a Vanwaw a reubicar a los huéspedes en hoteles. Con una tarifa media diaria de 400 $, más los gastos de reubicación, incluso un solo error suponía un coste significativo.
Kristi aún recuerda un punto de inflexión.
“Después de limpiar yo misma una casa de ocho dormitorios debido a una reserva de última hora, prometí que eso no volvería a ocurrir jamás”.
Además de la pérdida de ingresos, el equipo dedicaba unas 30 horas semanales a programar limpiezas manualmente, coordinar proveedores, rastrear facturas y conciliar costes de rotación. La carga de trabajo era insostenible y limitaba el crecimiento.
Kristi implementó Breezeway e lo integró con Hostfully para estandarizar los flujos de trabajo de limpieza y mantenimiento.
Ahora, los datos de las reservas fluyen automáticamente de Hostfully a Breezeway. Las limpiezas se asignan al instante según reglas preestablecidas. Las modificaciones y cancelaciones se actualizan en tiempo real y los recordatorios se activan automáticamente.
“La sincronización fue perfecta”, afirma Kristi. “Hostfully actualiza Breezeway rápidamente, así que nunca se nos escapa una reserva”.
El cambio operativo fue inmediato. El equipo eliminó por completo los conflictos de limpieza de última hora. Con un ahorro medio de entre 800 $ y 1.000 $ al mes al evitar costes de reubicación y limpiezas fallidas, la integración se amortizó rápidamente.
Lo más importante es que la automatización recuperó aproximadamente 30 horas semanales que antes se dedicaban a la programación y coordinación. “Ya no pasamos horas haciendo malabarismos con los calendarios de limpieza”, dice Kristi. “Todo está estandarizado y automatizado”. El seguimiento de gastos también se centralizó. En lugar de esperar las facturas de cada limpiador, los costes de rotación se calculan directamente en Breezeway, creando una fuente única de información.
Como resultado, Vanwaw duplicó su cartera de 10 a 25 propiedades en un año sin aumentar el caos operativo.
¿Te resulta familiar la situación de la gestión de limpieza de Kristi? Hablemos.
La experiencia del huésped mejoró junto con la eficiencia operativa. Cuando una propiedad se marca como lista en Breezeway, los huéspedes reciben actualizaciones por SMS en tiempo real. Las entradas sin contratiempos y la calidad constante de la limpieza contribuyeron a un año sin reseñas negativas.
“Con nuestros sistemas en marcha, podemos centrarnos en ofrecer experiencias de lujo en lugar de corregir errores”, afirma Kristi.
Con 30 horas semanales recuperadas y la limpieza totalmente estandarizada, Vanwaw cuenta ahora con un sistema repetible que permite la expansión a nuevos mercados sin aumentar el estrés.
“Hostfully y Breezeway son los dos únicos softwares por los que no nos importa pagar”, dice Kristi. “La tranquilidad y la fiabilidad valen cada céntimo”.