Caso de éxito
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Ryan es el propietario de Vacant Nest, una empresa de administración de servicio completo y a tiempo parcial. Este enfoque dual añade un nivel de complejidad a la hora de generar informes de fin de mes, que Ryan resuelve mediante el uso inteligente de la tecnología.
Ubicación: Reino Unido y DubáiNúmero de propiedades: 24Usando Hostfully desde: --Funciones favoritas: Automatizaciones para mensajes previos a la llegada, informes avanzados, administración de canales y sincronización de propiedades en múltiples OTA
Los informes mejorados de Hostfully nos ahorran horas cada mes. Configuramos la plantilla una vez, las tarifas y las comisiones se calculan automáticamente, hago una edición rápida y listo.
Vacant Nests ofrece administración de servicio completo y a tiempo parcial, trabajando con propietarios que van desde anfitriones de una sola propiedad hasta inversores de múltiples propiedades. Algunos propietarios confían en Vacant Nests para la administración integral, mientras que otros se encargan de la rotación y utilizan Vacant Nests principalmente para marketing y distribución.
Esta flexibilidad es una ventaja competitiva, pero también introduce complejidad operativa. Cada acuerdo con el propietario requiere diferentes estructuras de tarifas, formatos de informes y cálculos de pago. Como resultado, los informes de fin de mes, los pagos a los propietarios y la comunicación diaria se vuelven rápidamente más exigentes a medida que crece la cartera.
Esa presión se hizo evidente a medida que Vacant Nests crecía.
En poco menos de dos años, Ryan hizo crecer el negocio a 24 propiedades. El software de administración de propiedades básico que había estado utilizando podía manejar la administración básica de canales, pero no estaba diseñado para soportar una operación en crecimiento con variados acuerdos de propietarios.
“Cualquier cosa más complicada que la administración básica de canales, como la preparación de informes, implicaba mucho trabajo manual”, explica Ryan.
Cada mes, Ryan extraía manualmente los datos de reservas e ingresos de Airbnb, Vrbo y Booking.com, y luego los copiaba y pegaba en hojas de cálculo. A partir de ahí, calculaba manualmente las tarifas de administración, las comisiones de las OTA, los costes de limpieza y los pagos a los propietarios. El proceso requería mucho tiempo, era propenso a errores y difícil de escalar.
A medida que las demandas de informes aumentaban junto con la cartera, Ryan se dio cuenta de que el flujo de trabajo se estaba convirtiendo en un cuello de botella.
“Tenía que haber una solución mejor”, dice.
A medida que la carga de trabajo de los informes seguía creciendo, Ryan se dio cuenta de que necesitaba ir más allá de una solución básica y adoptar uno de los sistemas de administración de propiedades líderes en el sector. Después de investigar sus opciones, eligió Hostfully por su combinación de funcionalidad robusta y gran valor.
Una vez incorporado, Ryan conectó sus canales de reserva, vinculó el calendario central de Hostfully a su sitio de reserva directa y se centró en resolver su mayor cuello de botella operativo: la generación de informes.
Utilizando los informes mejorados de Hostfully, Ryan configuró informes mensuales que se generan automáticamente según una programación. A diferencia de las plantillas rígidas y predefinidas que se encuentran en muchos PMS, las fórmulas personalizables de Hostfully permitieron a Ryan diseñar informes que coincidieran con su modelo de negocio.
Esta flexibilidad fue fundamental. Algunos propietarios de Vacant Nests tienen varias propiedades totalmente administradas, mientras que otros poseen una sola propiedad en un acuerdo de alojamiento a tiempo parcial o conjunto. Cada configuración requiere diferentes cálculos de tarifas y estructuras de informes. Con los informes mejorados, Ryan puede generar automáticamente el informe correcto para cada propietario sin intervención manual.
“Un poco de edición y los informes están listos para ser enviados a los propietarios”, dice Ryan. “Esto redujo mi carga de trabajo mensual de 9 a 10 horas a menos de 2”.
¿Te resulta familiar la historia de Ryan? Hablemos.
Antes de utilizar Hostfully, Ryan tenía que responder a las preguntas de los propietarios y actualizar manualmente su calendario para los bloqueos de propietarios cuando deseaban utilizar la propiedad ellos mismos. Sin embargo, gracias a la función del portal para propietarios de Hostfully, los clientes de Vacant Nest ahora tienen acceso a información en tiempo real sobre ingresos y reservas, y pueden bloquear fácilmente el tiempo con solo unos clics. Esto condujo a una mayor satisfacción del propietario.