Avere un accordo di locazione a breve termine offre molti vantaggi. Forse, cosa più importante, aiuta i gestori di proprietà a evitare grattacapi inutili e a prevenire danni. Quanto sia vitale questo contratto di locazione a breve termine potrebbe dipendere dalle piattaforme che utilizzi per affittare le tue proprietà.
In questo articolo, esploreremo perché gli accordi sono importanti, chi ne ha bisogno e cosa includervi. Come bonus, abbiamo creato un modello di accordo di locazione a breve termine che puoi scaricare e personalizzare per le tue esigenze aziendali.
Qual è lo scopo di un accordo di locazione a breve termine?
Un accordo di locazione a breve termine aiuta a garantire che un inquilino lascerà la tua proprietà nelle stesse condizioni in cui l’ha trovata. Mette anche per iscritto tutti i dettagli importanti in modo che non ci sia confusione su ciò che viene fornito da parte tua e ciò che ci si aspetta dall’inquilino. Una volta firmato, diventa un obbligo legale sia per te che per il tuo ospite aderire al contratto di affitto per le vacanze. La maggior parte degli accordi di locazione al di fuori dei siti di annunci come Airbnb o Vrbo sono scritti in modo da favorire i proprietari.
Si noti che gli accordi di locazione a breve termine sono molto diversi da un tradizionale contratto di locazione immobiliare. Gli ospiti di affitti a breve termine hanno in genere meno protezioni rispetto agli inquilini a lungo termine. Ci sono anche pochi (o nessun) obblighi del proprietario e dell’inquilino come in un affitto a lungo termine. Ciò significa che puoi caricare i tuoi accordi con molte più clausole che ti favoriscono (indipendentemente dal fatto che tu sia un gestore o un proprietario).
Hai davvero bisogno di un contratto di locazione a breve termine?
Se affitti la tua proprietà tramite siti come Airbnb, Vrbo o Booking.com, allora, in parole povere, no, non hai bisogno di un accordo di locazione a breve termine. Perché? Queste OTA hanno i propri accordi, scritti nei loro termini e condizioni. Tuttavia, questi brevi accordi di locazione tendono ad essere incredibilmente ampi e non coprono dettagli importanti relativi alla tua proprietà.
Devi anche ricordare che gli accordi di locazione a breve termine trovati su questi siti sono stati scritti nel migliore interesse della piattaforma, non necessariamente dei proprietari o tuo, il gestore. Quindi alcuni dettagli più fini potrebbero non essere coperti o potrebbero pendere a favore di un ospite. Dopotutto, l’obiettivo di questi siti di annunci è ottenere ospiti abituali, non necessariamente proteggere i gestori o i proprietari.
Se ospiti persone al di fuori di una piattaforma di terze parti, come tramite un sito di prenotazione diretta, allora un qualche tipo di contratto di affitto per le vacanze è una garanzia necessaria nel caso in cui qualcosa vada storto.
Cosa includere in un accordo di affitto per le vacanze
Indipendentemente dalla piattaforma che utilizzi, chiedere agli ospiti di firmare quello che è essenzialmente un contratto di locazione a breve termine non è mai una cattiva idea. L’accordo assicura che gli affittuari abbiano effettivamente letto le tue condizioni per il loro soggiorno e mitiga il rischio di un potenziale disaccordo o di una comunicazione errata. Funziona come un documento legalmente vincolante e rende entrambe le parti responsabili dei termini del contratto di affitto per le vacanze. Mostra anche il tuo impegno come host di proprietà verso l’equità e la professionalità.
Quindi, cosa dovresti includere nel tuo accordo di locazione a breve termine? Le informazioni critiche da includere possono essere suddivise in cinque categorie:
- Informazioni di contatto e dati di base
- Regole della casa
- Descrizione della proprietà, aspettative e logistica
- Linee guida sul deposito cauzionale e politiche di cancellazione
- Firme digitali
Informazioni di contatto e dati di base
La prima cosa che vuoi avere in un accordo di locazione a breve termine sono tutte le informazioni su entrambe le parti, il soggiorno stesso e la proprietà. Assicurati di includere:
- Nomi completi, indirizzi e informazioni di contatto (e-mail e numeri di telefono) sia dell’host della proprietà che dell’ospite.
- La data di arrivo e partenza del soggiorno (a volte chiamato periodo di locazione)
- Orari di check-in e check-out e se gli ospiti possono effettuare il self check-in
- La tariffa di locazione giornaliera, settimanale o mensile, i termini di pagamento e i metodi di pagamento
- Statistiche di base sulla proprietà, come il numero di letti o camere da letto e l’occupazione massima
- Se all’ospite verrà addebitata una tassa di pulizia e quando tale tassa verrà addebitata.
- Dovresti anche includere le politiche di cancellazione in modo che gli affittuari siano consapevoli in anticipo nel caso in cui dovessero cancellare
Questa parte di un contratto di locazione ti offre anche l’opportunità di comunicare altri servizi a pagamento che potresti avere. Ciò includerebbe cose come noleggio biciclette, tour, trasferimenti aeroportuali o altri servizi che offri a pagamento. Assicurati di includere anche la tariffa per animali domestici o ospiti aggiuntivi, se li hai.
Regole della casa
Nessun contratto di affitto per le vacanze sarebbe completo senza alcune regole di base della casa. Le regole della casa si basano sulle tue preferenze come host o gestore. Alcuni elementi da considerare includono:
- Le tue politiche sulle feste (e le regole sul fumo!)
- Numero massimo di ospiti consentiti e qualsiasi festa idonea (o meno!), inclusi i bambini
- Se la proprietà rispetta gli orari di silenzio, è opportuno includerli anche nelle tue regole
- Regole sull’uso dei servizi (inclusi piscina, vasca idromassaggio o uso della barca)
- È sempre una buona idea menzionare che non sono consentite attività illegali, anche se sembra ovvio
- Puoi anche ribadire argomenti precedentemente trattati, come le politiche di cancellazione e le tariffe per animali domestici (o la loro assenza)
- Commissioni aggiuntive/potenziali di cui i tuoi ospiti dovrebbero essere a conoscenza
- Regole locali applicabili, leggi statali e regolamenti e ordinanze comunali. Nota: la violazione di alcune di queste regole potrebbe portare all’allontanamento dalla casa vacanze in caso di visita delle forze dell’ordine. Quindi è importante ricordare all’ospite che, se ciò accade, la tua azienda non è responsabile di fornire alloggi alternativi.
- Anche se è improbabile che qualcuno subaffitti una casa vacanze, vuoi comunque ridurre la tua esposizione a inquilini loschi, specialmente nei periodi di affitto a lungo termine
Descrizione della casa vacanze e logistica
Il tuo accordo di locazione a breve termine dovrebbe includere anche informazioni sulla proprietà utili agli ospiti durante il loro soggiorno. Alcuni esempi potrebbero essere:
- Indicazioni specifiche per la proprietà
- Dove trovare le chiavi o come entrare nell’edificio (codice PIN, ecc.)
- Qualsiasi informazione sul parcheggio
- Aspettative specifiche su come ti aspetti che la proprietà venga lasciata (ad esempio, biancheria sporca lasciata sul pavimento del bagno o piatti caricati nella lavastoviglie)
- Informazioni su eventuali addetti alle pulizie che potrebbero venire o cambi di biancheria da aspettarsi
- Infine, un altro elemento da includere sono i tuoi diritti come host della proprietà, come il diritto di entrare nella proprietà durante il soggiorno di un ospite in caso di manutenzione necessaria o di emergenza. Tuttavia, specifica il periodo di tempo in cui potresti aver bisogno di accedere alla proprietà.
Conosci la tua proprietà in affitto meglio di chiunque altro! Quindi, pensa a cosa gli ospiti avranno bisogno di sapere per sistemarsi nel modo più semplice e senza problemi possibile, il che ti aiuterà anche a offrire ai tuoi affittuari una migliore esperienza come ospiti.
Linee guida sul deposito cauzionale
È anche importante includere le linee guida sul deposito cauzionale e le eventuali politiche di cancellazione con quanto segue:
- Se c’è un deposito cauzionale, dovresti includere l’importo e i tuoi termini relativi alla sua restituzione. La maggior parte degli accordi ha una sezione dedicata a questo. È importante sottolineare che la prenotazione sarà valida solo una volta ricevuto l’intero deposito. Dovrai anche specificare l’importo richiesto per il deposito cauzionale e il termine entro il quale è previsto. Generalmente, la maggior parte degli host o dei gestori elenca uno o due metodi di pagamento.
- Dovrai anche spiegare cosa copre il deposito, che copre un periodo di locazione specifico e le condizioni in base alle quali la tua società di gestione di affitti per le vacanze tratterrà il deposito in caso di danni. Questa sezione di solito termina con una frase o due su quando il deposito verrà restituito (di solito 2-3 giorni lavorativi dopo la fine del periodo di locazione).
Firme digitali
Infine, il tuo contratto di locazione a breve termine dovrebbe essere anche un accordo di locazione breve, il che significa che vuoi toccare tutti i punti necessari, ma anche renderlo abbastanza conciso in modo che qualcuno che desidera iniziare la propria vacanza lo legga effettivamente. Entrambe le parti dovrebbero anche firmare l’accordo per renderlo legalmente vincolante.
Puoi utilizzare un servizio online in modo che i tuoi ospiti possano firmare digitalmente l’accordo prima del loro arrivo, il che offre a molti gestori tranquillità. Puoi anche richiedere agli affittuari di firmare di persona all’arrivo. Comunque tu proceda, questo passaggio non dovrebbe essere saltato!
Considerazioni aggiuntive
Ecco alcuni altri fattori da considerare quando si prepara un accordo di affitto per le vacanze:
- Leggi locali e statali
- Un solido piano di riserva
- Vantaggi dell’accordo di affitto per le vacanze
- Due diligence
- Come iniziare
Leggi locali e statali
È importante assicurarsi che il tuo accordo di locazione a breve termine sia conforme alle leggi locali sulla proprietà e alle leggi statali. In generale, vuoi assicurarti di comprendere le leggi vigenti e le eventuali implicazioni che potrebbero avere per te. Incontra un avvocato per comprendere le leggi locali sulla proprietà e per rivedere il tuo accordo di locazione.
Un solido piano di riserva
Mentre un accordo di locazione a breve termine firmato rende entrambe le parti legalmente responsabili del rispetto dei termini dell’accordo, non è mai una garanzia che nulla di male accadrà. Ecco perché dovresti anche considerare un’assicurazione per la tua proprietà in affitto per le vacanze. Infatti, probabilmente ti sarà richiesta un’assicurazione di responsabilità civile, ma potresti voler considerare ulteriormente le tue opzioni assicurative per coprire proprietà danneggiate o rubate.
Vantaggi dell’accordo di affitto per le vacanze
Avere un accordo di locazione a breve termine tra te e i tuoi inquilini temporanei non avvantaggia solo te. Protegge anche i tuoi ospiti. Firmare un contratto di locazione a breve termine darà loro la tranquillità che il loro host non cercherà di fare nulla di losco, come aggiungere costi extra. Essenzialmente, migliora l’esperienza dell’ospite.
Due diligence
Come parte della tua due diligence nella gestione della proprietà, dovresti leggere i termini e le condizioni dei siti di prenotazione di terze parti che stai utilizzando per vedere quanto siano adeguati alle tue esigenze.
Come iniziare
Da dove iniziare?! Puoi iniziare scrivendo il tuo accordo di locazione a breve termine seguendo le linee guida sopra o scaricare un modello. Quindi porta il tuo modello provvisorio a un avvocato per la revisione finale. Se parte del lavoro è stata fatta in anticipo, le spese dell’avvocato potrebbero non essere così costose come pensi.
Conclusione
Potresti aver notato che molte delle informazioni elencate sopra sono già fornite su siti come Vrbo e Airbnb. Come accennato in precedenza, per gli ospiti che prenotano tramite questi siti, non è necessario includere un accordo di affitto per le vacanze aggiuntivo, ma non fa mai male fornire nuovamente le informazioni agli affittuari.
Nel caso in cui gli affittuari prenotino direttamente tramite te, tutte queste informazioni dovrebbero essere assolutamente incluse nel contratto. Ancora una volta, ogni proprietà in affitto è diversa e la formula non è universale. Pensa a qualsiasi altra politica o termine che vorresti che i tuoi ospiti accettassero.
Alla fine, conosci le tue proprietà meglio di chiunque altro. Quindi, quando si tratta del tuo accordo di locazione a breve termine, il quando, il perché, il come e cosa include dipendono tutti da ciò di cui hai bisogno per essere un host di proprietà di successo.