Una comunicazione coerente durante tutto il percorso dell’ospite crea esperienze positive e prevedibili. I modelli assicurano che non ci si dimentichi nulla, mantenendo al contempo la voce del tuo marchio in ogni punto di contatto.
La cronologia delle comunicazioni con gli ospiti per un’elevata soddisfazione
Conferma della prenotazione (immediata)
Conferma la prenotazione e definisci le aspettative.
Modello:
Oggetto: Prenotazione confermata | [Nome della proprietà] | [Date]
Ciao [Nome dell’ospite],
Grazie per aver prenotato [Nome della proprietà] dal [Data di check-in] al [Data di check-out].
Cosa succede dopo:
- Riceverai un modulo di pre-arrivo [X giorni] prima del tuo soggiorno
- Le istruzioni per il check-in arriveranno [X ore] prima dell’arrivo
- Domande in qualsiasi momento: [Metodo di contatto]
Non vediamo l’ora di ospitarti!
[Il tuo nome]
Modulo di pre-arrivo (7-14 giorni prima)
Raccogli informazioni essenziali per la pianificazione.
Informazioni da raccogliere:
- Orario di arrivo previsto
- Numero di ospiti
- Occasioni speciali (anniversario, compleanno)
- Restrizioni dietetiche o allergie
- Informazioni sul veicolo (se rilevanti)
- Scopo della visita (aiuta a personalizzare)
Modello:
Oggetto: Dettagli rapidi per il tuo prossimo soggiorno | [Nome della proprietà]
Ciao [Nome dell’ospite],
Il tuo soggiorno si avvicina! Ti preghiamo di dedicare 2 minuti per condividere alcuni dettagli in modo che possiamo prepararci per il tuo arrivo.
[Link al modulo di pre-arrivo]
Questo ci aiuta a:
- Avere il tuo codice di accesso pronto
- Preparare eventuali tocchi speciali
- Assicurare che tutto sia perfetto
A presto!
Una piattaforma di gestione della proprietà con moduli di pre-arrivo raccoglie automaticamente queste informazioni e le memorizza con la prenotazione.
Istruzioni per il check-in (24-48 ore prima)
Fornisci tutto ciò di cui gli ospiti hanno bisogno per un arrivo senza intoppi. Un processo di check-in senza intoppi definisce il tono per l’intero soggiorno.
Elementi essenziali:
- Indirizzo con indicazioni stradali
- Istruzioni per il parcheggio
- Codice di accesso o posizione della chiave
- Rete WiFi e password
- Contatto di emergenza
- Promemoria delle regole della casa
Modello:
Oggetto: Check-in pronto | [Nome della proprietà] | [Data di arrivo]
Ciao [Nome dell’ospite],
Tutto è pronto per il tuo arrivo!
INDIRIZZO:
[Indirizzo completo]
[Note di guida, se utili]
ACCESSO:
[Istruzioni per l’ingresso]
[Codice della porta: XXXX]
PARCHEGGIO:
[Istruzioni]
WIFI:
Rete: [nome]
Password: [password]
Check-in: dopo le [Ora]
Checkout: prima delle [Ora]
Per qualsiasi domanda, invia un messaggio o chiama: [Numero]
Viaggio sicuro!
Giorno dell’arrivo (mattina)
Un leggero tocco per confermare e offrire supporto.
Modello:
Oggetto: Ci vediamo oggi! | [Nome della proprietà]
Ciao [Nome dell’ospite],
Entusiasti del tuo arrivo oggi! Confermo solo che tutto è pronto.
Promemoria rapido:
- Check-in: dopo le [Ora]
- Il tuo codice di accesso: [XXXX]
Scrivimi quando sei arrivato così so che ti sei sistemato. Fammi sapere se hai bisogno di qualcosa!
Check-in della prima sera (giorno 1)
Assicurati che tutto stia andando bene.
Modello:
Oggetto: Spero che ti stia sistemando
Ciao [Nome dell’ospite],
Spero che la tua prima sera stia andando bene! Controllo solo che tutto soddisfi le aspettative.
Hai bisogno di qualcosa? Consigli sui ristoranti? Idee per attività? Felice di aiutarti.
Goditi il tuo soggiorno!
Tocco a metà soggiorno (solo soggiorni più lunghi)
Per soggiorni di 5+ notti, fai un check-in a metà percorso.
Modello:
Oggetto: Come sta andando il tuo soggiorno?
Ciao [Nome dell’ospite],
Volevo fare un check-in e vedere come sta andando tutto. Hai bisogno di asciugamani puliti? Hai qualche domanda sulla zona?
Fammi sapere se c’è qualcosa in cui posso aiutarti!
Promemoria pre-checkout (il giorno prima della partenza)
Prepara gli ospiti per una partenza senza intoppi. Istruzioni di checkout chiare prevengono confusione e proteggono la tua proprietà.
Modello:
Oggetto: Promemoria checkout | [Nome della proprietà]
Ciao [Nome dell’ospite],
Spero che tu abbia trascorso un soggiorno meraviglioso! Un rapido promemoria sul checkout di domani.
CHECKOUT: Prima delle [Ora]
Prima di partire:
- Non c’è bisogno di rifare i letti (lasciare così come sono)
- Carica i piatti nella lavastoviglie
- Porta fuori la spazzatura
- Chiudi a chiave e goditi la tua partenza!
Viaggio sicuro verso casa!
Ringraziamento post-soggiorno (il giorno dopo il checkout)
Costruisci la relazione e richiedi una recensione.
Modello:
Oggetto: Grazie per aver soggiornato con noi!
Ciao [Nome dell’ospite],
Grazie per aver scelto [Nome della proprietà]! Ci è piaciuto averti con noi.
Se ti è piaciuto il tuo soggiorno, apprezzeremmo davvero una recensione. Aiuta altri viaggiatori a trovarci e significa molto per il nostro team.
[Link alla recensione]
Spero di ospitarti di nuovo presto!
L’utilizzo di modelli di richiesta di recensione ti aiuta a raccogliere feedback in modo coerente. Se mai ricevi feedback negativi, sapere come rispondere alle recensioni negative protegge la tua reputazione.
Checklist: punti di contatto del percorso dell’ospite
Pre-prenotazione:
- [ ] Annuncio accurato e accattivante
- [ ] Disponibilità aggiornata
- [ ] Prezzi ottimizzati
Prenotazione:
- [ ] Conferma inviata immediatamente
- [ ] Modulo di pre-arrivo programmato
- [ ] Calendario aggiornato
- [ ] Pulizia programmata
Pre-arrivo:
- [ ] Modulo di pre-arrivo raccolto
- [ ] Codice di accesso generato
- [ ] Istruzioni per il check-in inviate
- [ ] Proprietà preparata
- [ ] Servizi riforniti
Durante il soggiorno:
- [ ] Messaggio di check-in del giorno 1 inviato
- [ ] Check a metà soggiorno (se soggiorno lungo)
- [ ] Problemi risolti tempestivamente
- [ ] Promemoria pre-checkout inviato
Post-soggiorno:
- [ ] Messaggio di ringraziamento inviato
- [ ] Richiesta di recensione inviata
- [ ] Recensione a cui è stata data risposta
- [ ] Ospite aggiunto al database
Impostazione dell’automazione
I trigger di automazione inviano automaticamente messaggi nei momenti chiave.
Opzioni di trigger:
- Al momento della prenotazione
- X giorni prima del check-in
- Giorno del check-in
- Durante il soggiorno (giorno X)
- Giorno del checkout
- X giorni dopo il checkout
I tag intelligenti personalizzano automaticamente:
- Nome dell’ospite
- Nome della proprietà
- Date
- Codici di accesso
- Orari di check-in e checkout
Imposta i modelli una volta e ogni ospite riceve una comunicazione coerente e professionale. I property manager professionisti hanno risparmiato 20 ore a settimana sulle comunicazioni con gli ospiti utilizzando la posta in arrivo unificata e le funzionalità di automazione.
Costruire modelli efficaci per la soddisfazione degli ospiti con Hostfully
Mantieni i messaggi concisi
Gli ospiti scansionano rapidamente i messaggi. Arriva velocemente alle informazioni importanti. Salva le istruzioni dettagliate per la tua guida digitale. Visualizza esempi di guide per vedere come altri host organizzano le informazioni sulla proprietà.
Usa una voce coerente
Ogni messaggio dovrebbe sembrare provenire dalla stessa persona. Mantieni il calore pur rimanendo professionale.
Includi solo le informazioni essenziali
Le istruzioni per il check-in necessitano di codici di accesso, indirizzi e WiFi. Non hanno bisogno della cronologia completa della tua proprietà o di ogni consiglio sui ristoranti locali.
Rendi chiari gli elementi di azione
Se hai bisogno di qualcosa dall’ospite, rendi ovvia la richiesta. “Si prega di compilare questo modulo” funziona meglio che seppellire il link in un paragrafo.
Supportare la tua comunicazione con le informazioni sulla proprietà
Regole della casa forti a cui si fa riferimento nei tuoi messaggi di check-in stabiliscono aspettative chiare. Collega a informazioni dettagliate nella tua guida in modo che gli ospiti possano trovare risposte senza inviarti messaggi.
Per le proprietà con considerazioni uniche, fornisci una documentazione dettagliata. Le funzionalità della guida digitale ti consentono di includere video walkthrough, consigli locali e guide alla risoluzione dei problemi. Avere una checklist di pulizia solida assicura che la tua proprietà sia sempre pronta quando arrivano gli ospiti.
Domande frequenti
Quale comunicazione dovrebbero ricevere gli ospiti prima del check-in?
Gli ospiti dovrebbero ricevere immediatamente la conferma della prenotazione, un modulo di pre-arrivo da 7 a 14 giorni prima e istruzioni dettagliate per il check-in da 24 a 48 ore prima dell’arrivo. Un leggero check-in il giorno dell’arrivo conferma la preparazione e offre supporto. Ogni punto di contatto crea fiducia e riduce l’ansia.
Come si crea una checklist per gli ospiti per le case vacanze?
Mappa ogni punto di contatto dalla prenotazione al post-soggiorno. Per ogni fase, identifica le azioni richieste, i messaggi modello e i trigger di automazione. Usa il tuo software di gestione della proprietà per automatizzare le comunicazioni di routine mantenendo tocchi personali per situazioni speciali.
Quando dovresti inviare le istruzioni di checkout agli ospiti di Airbnb?
Invia promemoria di checkout il giorno prima della partenza. Includi l’orario di checkout, le procedure di partenza e qualsiasi richiesta specifica. Mantieni il messaggio semplice in modo che gli ospiti non siano sopraffatti dalle informazioni alla fine del loro soggiorno.