História de sucesso
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A Select Stays é uma empresa híbrida de gestão de propriedades que opera em San Diego, gerenciando aluguéis baseados em arbitragem e em contratos. Em um dos mercados de aluguel de temporada mais competitivos do país, manter-se à frente significa trabalhar de forma mais inteligente, e a automação é fundamental.
“Geramos relatórios para 45 propriedades em 10 minutos. Nossos proprietários confiam nos números e economizamos um dia inteiro de trabalho todos os meses. Os relatórios da Hostfully são uma atualização enorme.”
Antes
Depois
Desde o lançamento em 2021, a Select Stays cresceu de gerenciar algumas unidades de arbitragem para um próspero portfólio híbrido de 45 propriedades em San Diego. À medida que escalavam, os processos manuais (especialmente os relatórios) começaram a consumir um tempo valioso. “Já estávamos com 15 unidades e prestes a integrar mais sete quando atingimos um limite”, disse Jay Ullrich, CEO da Select Stays. “Precisávamos de relatórios melhores e mais flexibilidade por meio de uma API aberta. Foi quando encontramos a Hostfully.”
Antes da mudança, o CFO deles, Sam, passava horas todos os meses extraindo a receita do Airbnb, inserindo-a no Google Sheets, adicionando despesas manualmente e calculando os pagamentos dos proprietários. “Levava cerca de 20 a 30 minutos por propriedade”, explicou Jay. “Isso representa um dia inteiro todos os meses para apenas 20 propriedades, e não era escalável.”
O risco de erros era alto e o resultado não era profissional. “Quando você está copiando números para planilhas, simplesmente não parece tão confiável”, disse Jay. “Faltava estrutura, e os proprietários tinham que confiar na nossa palavra de que tudo batia. Recebíamos perguntas como ‘De onde veio este número?’ o tempo todo.”
Quando a Select Stays buscou um sistema de gestão de propriedades melhor, eles avaliaram vários dos principais concorrentes. “Analisamos a Guesty e a Hostaway, mas ou eram muito caras ou muito complexas”, disse Jay. Além da usabilidade, a Select Stays buscava dois recursos específicos: relatórios financeiros detalhados e uma API aberta que permitisse construir soluções personalizadas conforme crescessem. “A Hostfully atendeu a todos os nossos requisitos”, disse Jay. “Sabíamos que estávamos escolhendo uma plataforma que nos apoiaria a longo prazo.”
Hoje, a Select Stays utiliza as ferramentas de relatórios da Hostfully para gerar relatórios personalizados e profissionais para todas as 45 propriedades quase instantaneamente. Para isso, o CFO da Select Stays personalizou como cada coluna é calculada usando equações configuradas por ele mesmo. “Não é muito diferente de usar o Excel, e a Hostfully tornou muito fácil personalizar como tudo é calculado. Agora podemos gerar relatórios para 45 propriedades em cerca de 10 minutos”, disse Jay. “Essa é uma grande vitória para o nosso CFO e nos libera para focar no crescimento do negócio.”
Em vez de passar horas em planilhas, Sam agora extrai exportações CSV limpas diretamente da Hostfully, personalizadas para refletir os termos de pagamento de cada proprietário. “Os relatórios têm um visual nítido e são fáceis de ler”, explicou Jay. “Os proprietários podem ver cada dólar, desde a receita dos hóspedes até taxas de limpeza, despesas, etc., sem que precisemos explicar passo a passo.”
Os relatórios estruturados eliminaram muitas dúvidas dos proprietários e melhoraram a transparência. “Não recebemos mais perguntas como ‘O que é esta taxa?’ ou ‘Por que isto está faltando?’. Tudo está lá, detalhado de forma clara”, disse Jay. “Essa confiança tem sido uma grande conquista.”
Os desafios de relatórios do Jay parecem familiares? Vamos conversar.
A Select Stays também utiliza o sistema de relatórios para manter a conformidade com as leis fiscais locais de San Diego. “Nem todas as OTAs recolhem a taxa de ocupação, então usamos a Hostfully para rastrear para quais plataformas devemos”, observou Jay. “Sem isso, provavelmente teríamos que contratar um contador. A Hostfully nos poupa esse custo.”
Eles até resolveram problemas antigos com cobranças duplicadas. “Quando rastreávamos as coisas manualmente, às vezes registrávamos a mesma taxa de limpeza duas vezes”, disse Jay. “Agora, com a Hostfully, isso simplesmente não é um problema. O sistema nos mantém precisos.”
À medida que continuam a escalar, Jay vê a Hostfully como mais do que um PMS. “Triplicamos de tamanho desde o ano passado, e a Hostfully nos acompanhou em cada etapa do caminho. Isso não é algo que tínhamos com nossa plataforma anterior.”