História de sucesso
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Armando Escarcega é cofundador da Twinity, uma empresa de gestão de aluguéis por temporada de serviço completo, conhecida por sua abordagem prática e focada em hospitalidade.
“Antes, levávamos 8 dias para fazer nossos relatórios. Agora, com a Hostfully, terminamos em 4. Além disso, para os proprietários, os relatórios são transparentes e têm aparência profissional.”
Com um portfólio de aluguéis por temporada em rápido crescimento e mais de 5.000 avaliações cinco estrelas, Armando Escarcega precisava de uma forma melhor de escalar os relatórios para proprietários. O crescimento acelerado fez com que o processo de fim de mês virasse um peso nas operações conforme o número de unidades sob gestão aumentava.
Na época, a equipe de Armando usava o Your Porter, um PMS básico, mas sem recursos robustos de relatórios. “Fazíamos tudo manualmente”, disse ele. “Eu extraía as reservas do Airbnb, adicionava a receita e as despesas no Excel e criava um demonstrativo de lucros e perdas para cada propriedade.” O processo funcionava, mas era demorado e sujeito a questionamentos por parte do proprietário.
Não eram apenas as horas de trabalho. Era a falta de confiança. “Os proprietários perguntavam: ‘Você pode me mandar capturas de tela das reservas?’, porque não acreditavam nos números”, lembrou Armando. “Não havia visibilidade de cada reserva, apenas o repasse final.”
Enquanto Armando avaliava a troca para outro PMS, a concorrência não se comparava. “Analisei Guesty, Hostaway e outros, mas nenhum oferecia mais do que a Hostfully. Eram caros demais ou não tinham o que eu precisava. A Hostfully tinha o melhor custo-benefício, sem comparação.”
A equipe de Armando agora usa os Relatórios Avançados da Hostfully para gerar relatórios mensais detalhados, com nível profissional, em minutos — não em dias. “Os proprietários conseguem ver o nome de cada hóspede, quantas noites ficaram e quanto pagaram”, disse ele. “É claro, profissional, e eles confiam nos números.”
No fim do mês, a Twinity exporta um relatório da Hostfully com detalhes completos no nível de cada reserva, incluindo receita, taxas e informações do hóspede. Mas eles não usam apenas o modelo padrão. “É possível personalizar tudo”, disse Armando. “Cada coluna é editável — desde o que mostrar, o que ocultar, até o que calcular. Essa flexibilidade e personalização era exatamente o que precisávamos.” Além disso, a Twinity criou colunas personalizadas com fórmulas exclusivas adaptadas ao seu modelo de repasse, incluindo taxas variáveis e deduções de utilidades.
A equipe confere esse relatório em comparação com os DREs internos. “Se algo não bate — como um reembolso ou cancelamento —, só precisamos verificar esses casos pontuais. No restante, é só usar”, explicou Armando. Essa validação direcionada significa que eles não perdem mais tempo revisando as finanças de cada propriedade linha por linha.
Esse fluxo de trabalho agora oferece velocidade e precisão. Ele permite que a equipe financeira foque nas anomalias, e não na entrada de dados, economizando horas todos os meses e aumentando a precisão.
A equipe de suporte da Hostfully teve um papel importante na configuração. “Nosso representante de Customer Success deve ter atualizado o relatório umas 10 vezes com a gente”, disse Armando. “Ele até nos ajudou a criar colunas personalizadas para taxas e itens de linha específicos.”
Os desafios de Armando na preparação de relatórios para proprietários parecem familiares? Vamos conversar.
Os relatórios não estão apenas economizando tempo. Eles estão salvando relacionamentos com os proprietários. “Antes, recebíamos muitas perguntas de acompanhamento: ‘Por que essa taxa está aqui?’ ou ‘O que é esse valor?’”, disse Armando. “Agora, com os relatórios da Hostfully, essas perguntas acabaram. É muito mais transparente, e os proprietários confiam mais em nós.”