História de sucesso
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Nick Halverson é o fundador e gerente da Osa Property Management, uma empresa de gestão de aluguéis por temporada com sede na Costa Rica, especializada em vilas na selva e na costa com relatórios transparentes para proprietários.
Localização: Costa Rica
Número de anúncios: 63
Usando Hostfully desde: 2020
Recursos favoritos: Calendário centralizado e sincronização de canais, painel para visibilidade global e coordenação de serviços
Assim que mudamos para a Hostfully, os overbookings pararam completamente. Com um calendário confiável, finalmente conseguimos escalar o negócio com confiança.
A Osa Property Management (OPM) opera em Ojochal, Costa Rica, gerenciando mais de 15 casas e vilas situadas entre a selva e a costa do Pacífico. O portfólio varia de retiros na selva de um quarto a casas de luxo de cinco quartos com vista para o mar, atraindo tanto viajantes internacionais quanto moradores locais que buscam se desconectar. Além das operações, a OPM enfatiza fortemente relatórios transparentes para proprietários e ajuda investidores estrangeiros a navegar no complexo ambiente regulatório da Costa Rica.
Desde o início, Nick Halverson e sua equipe entenderam que a distribuição multicanal era fundamental para maximizar a receita e reduzir a vacância. O Vrbo era o canal principal, mas propriedades selecionadas também eram listadas no Airbnb e Booking.com. Além disso, a OPM lidava com reservas diretas através de seu site, reservas por telefone de moradores locais e estadias de proprietários.
O gerenciamento de todo esse inventário dependia de planilhas. Cada nova reserva exigia atualizações manuais, e se uma propriedade aparecia em mais de um canal, alguém tinha que fazer login e bloquear as datas em todos os outros lugares. “As planilhas funcionavam na maioria das vezes”, disse Nick, “mas eram uma bagunça e uma enorme perda de tempo.”
O sistema era frágil. Uma atualização perdida poderia resultar em um overbooking, e embora a OPM frequentemente resolvesse essas situações realocando hóspedes, o risco aumentava à medida que o portfólio crescia. As mesmas planilhas também eram usadas para coordenar limpeza, manutenção e paisagismo. Em um ambiente de selva rural, visitas de serviço perdidas rapidamente se traduziam em experiências ruins para os hóspedes. “Quando as operações dependem de todos lembrarem de verificar uma planilha, as coisas eventualmente falham”, disse Nick.
O ponto de ruptura veio na véspera de Natal. Uma família chegou no final da tarde para descobrir que sua propriedade havia sido overbookada, e todas as outras propriedades da OPM estavam ocupadas. “Foi o momento em que nossa sorte acabou”, disse Nick. “Não havia como consertar, e o constrangimento foi brutal. Eu sabia que não poderíamos continuar operando dessa forma.”
Nick priorizou a mudança para um software de gestão de propriedades (PMS) e escolheu a Hostfully. Em uma semana, a OPM migrou todo o seu portfólio para o PMS da Hostfully. A partir desse momento, as reservas do Airbnb, Vrbo, Booking.com e as reservas diretas passaram a fluir para um único calendário central.
“Assim que tudo foi sincronizado em um só lugar, os overbookings simplesmente pararam de acontecer”, disse Nick.
Com a Hostfully gerenciando automaticamente a disponibilidade, a OPM finalmente conseguiu listar todo o seu portfólio em todos os principais canais. Anteriormente, apenas um subconjunto de propriedades aparecia no Airbnb e Booking.com porque a carga de trabalho manual era muito arriscada. Agora, cada propriedade poderia ser distribuída com confiança, sem medo de conflitos.
A mudança também melhorou a coordenação interna. Equipes de limpeza, paisagistas e manutenção podiam contar com dados precisos de check-in e check-out de um único sistema. As operações tornaram-se mais previsíveis do que reativas, mesmo com o crescimento da equipe.
A história de overbooking de Nick soa familiar? Vamos conversar.
A distribuição expandida levou a ganhos imediatos. O Airbnb surgiu como uma nova fonte consistente de reservas, complementando Vrbo e Booking.com em vez de canibalizá-los. Lacunas no meio da semana e pequenas vacâncias tornaram-se mais fáceis de preencher, e a OPM reduziu a dependência de qualquer canal único.
“A distribuição multicanal só funciona se for automatizada”, disse Nick. “A Hostfully nos deu essa automação, e o negócio está mais forte por causa disso.”
Com sincronização de canais confiável e um calendário central, a OPM adicionou resiliência às suas operações e se posicionou para escalar para 63 propriedades com o objetivo de atingir mais de 100.