وجود اتفاقية إيجار قصيرة الأجل له العديد من الفوائد. ولعل أهمها أنها تساعد مديري العقارات على تجنب الصداع غير الضروري ومنع الأضرار. مدى أهمية هذا الإيجار قصير الأجل قد يعتمد على المنصات التي تستخدمها لتأجير عقاراتك.
في هذا المقال، سنستكشف سبب أهمية الاتفاقيات، ومن يحتاجها، وما يجب تضمينه فيها. وكمكافأة إضافية، قمنا بإنشاء نموذج لاتفاقية إيجار قصيرة الأجل يمكنك تنزيله وتخصيصه ليناسب احتياجات عملك.
ما هو الغرض من اتفاقية الإيجار قصير الأجل؟
تساعد اتفاقية الإيجار قصير الأجل على ضمان أن المستأجر سيترك عقارك في نفس الحالة التي وجده عليها. كما أنها تضع جميع التفاصيل المهمة كتابةً بحيث لا يكون هناك أي التباس حول ما تقدمه من جانبك، وما هو متوقع من المستأجر. بمجرد توقيعها، تصبح التزامًا قانونيًا لكل من المضيف والضيف للالتزام بعقد الإيجار الخاص بالعطلات. معظم اتفاقيات الإيجار خارج مواقع الإدراج مثل Airbnb أو Vrbo تُكتب بطريقة تفضل مالكي العقارات.
لاحظ أن اتفاقيات الإيجار قصيرة الأجل تختلف كثيرًا عن عقد الإيجار العقاري التقليدي. عادةً ما يتمتع ضيوف الإيجار قصير الأجل بحماية أقل من المستأجرين طويلي الأجل. كما أن هناك القليل من التزامات المالك والمستأجر (أو لا يوجد على الإطلاق) كما في الإيجار طويل الأجل. هذا يعني أنه يمكنك تحميل اتفاقياتك بالعديد من الشروط التي تفضلك (بغض النظر عما إذا كنت مديرًا أو مالكًا للعقار).
هل تحتاج حقًا إلى اتفاقية إيجار قصيرة الأجل؟
إذا كنت تؤجر عقارك من خلال مواقع مثل Airbnb أو Vrbo أو Booking.com، فببساطة، لا تحتاج إلى اتفاقية إيجار قصيرة الأجل. لماذا؟ لأن هذه المنصات لديها اتفاقياتها الخاصة، مكتوبة في شروطها وأحكامها. ومع ذلك، تميل اتفاقيات الإيجار القصيرة هذه إلى أن تكون واسعة النطاق بشكل لا يصدق ولا تغطي التفاصيل المهمة المتعلقة بعقارك.
يجب أن تتذكر أيضًا أن اتفاقيات الإيجار قصيرة الأجل الموجودة على هذه المواقع قد كُتبت لمصلحة المنصة – وليس بالضرورة لمصلحة مالكي العقارات أو أنت، كمدير. لذلك قد لا تتم تغطية بعض النقاط الدقيقة أو قد تميل لصالح الضيف. بعد كل شيء، فإن هدف مواقع الإدراج هذه هو الحصول على ضيوف متكررين، وليس بالضرورة حماية مديري العقارات أو المالكين.
إذا كنت تستضيف ضيوفًا خارج منصة طرف ثالث، مثل موقع حجز مباشر، فإن نوعًا ما من عقد إيجار العطلات يعد ضمانًا ضروريًا في حالة حدوث أي خطأ.
ما يجب تضمينه في اتفاقية إيجار العطلات
بغض النظر عن المنصة التي تستخدمها، فإن مطالبة الضيوف بالتوقيع على ما هو في الأساس عقد إيجار قصير الأجل ليست فكرة سيئة أبدًا. تضمن الاتفاقية أن المستأجرين قد قرأوا بالفعل شروط إقامتهم وتقلل من مخاطر حدوث خلاف محتمل أو سوء تفاهم. إنها تعمل كوثيقة ملزمة قانونًا وتحمل كلا الطرفين المسؤولية عن شروط عقد إيجار العطلات. كما أنها تظهر التزامك كمضيف للعقار بالإنصاف والاحترافية.
إذن ماذا يجب أن تتضمن في اتفاقية الإيجار قصيرة الأجل الخاصة بك؟ يمكن تقسيم المعلومات الحاسمة التي يجب تضمينها إلى خمس فئات:
- معلومات الاتصال والأساسيات
- قواعد المنزل
- وصف العقار والتوقعات والخدمات اللوجستية
- إرشادات مبلغ التأمين وسياسات الإلغاء
- التوقيعات الرقمية
معلومات الاتصال والأساسيات
أول شيء تريد أن يكون في اتفاقية الإيجار القصير هو جميع المعلومات عن كلا طرفي الإيجار، والإقامة نفسها، والعقار. تأكد من تضمين:
- الأسماء الكاملة والعناوين ومعلومات الاتصال (البريد الإلكتروني وأرقام الهواتف) لكل من مضيف العقار والضيف.
- تاريخ الوصول والمغادرة للإقامة (يسمى أحيانًا فترة الإيجار)
- أوقات تسجيل الوصول والمغادرة وما إذا كان بإمكان الضيوف تسجيل الوصول ذاتيًا
- سعر الإيجار اليومي أو الأسبوعي أو الشهري، وشروط الدفع، وطرق الدفع
- الإحصائيات الأساسية للعقار، مثل عدد الأسرّة أو غرف النوم، والحد الأقصى للإشغال
- ما إذا كان سيتم تحصيل رسوم تنظيف من الضيف، ومتى يتم تحصيل هذه الرسوم.
- يجب عليك أيضًا تضمين سياسات الإلغاء حتى يكون المستأجرون على دراية مسبقًا في حالة قيامهم بالإلغاء
يمنحك هذا الجزء من اتفاقية الإيجار أيضًا الفرصة للتواصل بشأن الخدمات الأخرى القائمة على الرسوم التي قد تكون لديك. وهذا يشمل أشياء مثل تأجير الدراجات، والجولات، وخدمات النقل من المطار، أو الخدمات الأخرى التي تقدمها مقابل رسوم. تأكد أيضًا من تضمين رسوم الحيوانات الأليفة أو الضيوف الإضافيين، إن وجدت.
قواعد المنزل
لا يكتمل أي عقد إيجار للعطلات بدون بعض القواعد الأساسية للمنزل. تعتمد قواعد المنزل على تفضيلاتك كمضيف أو مدير. بعض العناصر التي يجب مراعاة تضمينها هي:
- سياسات الحفلات (وقواعد التدخين!)
- الحد الأقصى لعدد الضيوف المسموح به وأي أطراف مناسبة (أو غير مناسبة!)، بما في ذلك الأطفال
- إذا كان العقار يلتزم بساعات الهدوء، فمن الجيد تضمين ذلك مع قواعدك أيضًا
- قواعد استخدام وسائل الراحة (بما في ذلك استخدام حمام السباحة، والجاكوزي، أو القارب)
- من الجيد دائمًا ذكر أن الأنشطة غير القانونية غير مسموح بها، حتى لو بدا ذلك وكأنه ذكر الواضح
- يمكنك أيضًا إعادة التأكيد على المواضيع التي تم التطرق إليها سابقًا، مثل سياسات الإلغاء ورسوم الحيوانات الأليفة (أو عدم وجودها)
- الرسوم الإضافية/المحتملة التي يجب أن يكون ضيوفك على دراية بها
- القواعد المحلية المعمول بها، وقوانين الولاية، واللوائح والقوانين البلدية. ملاحظة: قد يؤدي انتهاك بعض هذه القواعد إلى الإخلاء من منزل العطلات في حالة زيارة من قبل جهات إنفاذ القانون. لذا من المهم تذكير الضيف بأنه إذا حدث ذلك، فإن شركتك غير مسؤولة عن توفير أماكن إقامة بديلة.
- على الرغم من أنه من غير المحتمل أن يقوم أي شخص بتأجير منزل عطلات من الباطن، إلا أنك ما زلت ترغب في تقليل تعرضك للإيجارات المشبوهة، خاصة في فترات الإيجار الأطول
وصف إيجار العطلات والخدمات اللوجستية
يجب أن تتضمن اتفاقية الإيجار قصيرة الأجل الخاصة بك أيضًا معلومات مفيدة عن العقار للضيوف أثناء إقامتهم. بعض الأمثلة قد تكون:
- توجيهات محددة للوصول إلى العقار
- مكان العثور على المفاتيح أو كيفية دخول المبنى (رمز PIN، إلخ.)
- أي معلومات حول مواقف السيارات
- توقعات محددة حول كيفية ترك العقار (على سبيل المثال، ترك الملاءات المتسخة على أرضية الحمام أو تحميل الأطباق في غسالة الأطباق)
- معلومات حول أي عمال نظافة قد يأتون أو تغييرات الملاءات المتوقعة
- أخيرًا، عنصر آخر يجب تضمينه هو حقوقك كمضيف للعقار، مثل الحق في دخول العقار أثناء إقامة الضيف في حالة الصيانة الضرورية أو الطوارئ. ومع ذلك، حدد الفترة الزمنية التي قد تحتاج فيها للوصول إلى العقار.
أنت تعرف عقارك المؤجر بشكل أفضل! لذا فكر فيما سيحتاج الضيوف إلى معرفته للاستقرار بأسهل طريقة ممكنة وبدون متاعب – مما سيساعدك أيضًا على منح المستأجرين تجربة ضيافة أفضل.
إرشادات التأمين الضماني
من المهم أيضًا تضمين إرشادات التأمين الضماني وأي سياسات إلغاء مع ما يلي:
- إذا كان هناك تأمين ضماني، يجب أن تتضمن المبلغ بالإضافة إلى شروطك حول إرجاعه. معظم الاتفاقيات لديها قسم مخصص لذلك. من المهم التأكيد على أن الحجز سيكون صالحًا فقط بمجرد استلامك للوديعة بالكامل. ستحتاج أيضًا إلى تفصيل المبلغ المطلوب للتأمين الضماني، والوقت المتوقع لدفعه. بشكل عام، يسرد معظم المضيفين أو المديرين طريقة أو طريقتين لتفاصيل الدفع.
- ستحتاج أيضًا إلى شرح ما تغطيه الوديعة، وأنها تغطي فترة إيجار محددة، والشروط التي بموجبها ستحتفظ شركة إدارة الإيجارات قصيرة المدى بالوديعة في حالة الأضرار. ينتهي هذا القسم عادة بجملة أو جملتين حول موعد إرجاع الوديعة (عادة 2-3 أيام عمل بعد انتهاء فترة الإيجار).
التوقيعات الرقمية
أخيرًا، يجب أن يكون عقد الإيجار قصير المدى أيضًا اتفاقية إيجار قصيرة، مما يعني أنك تريد تغطية جميع النقاط الضرورية، ولكن أيضًا جعلها موجزة بما فيه الكفاية بحيث يقرأها فعلاً شخص يريد بدء إجازته. يجب على كلا الطرفين أيضًا توقيع الاتفاقية لجعلها ملزمة قانونيًا.
يمكنك استخدام خدمة عبر الإنترنت بحيث يمكن لضيوفك التوقيع إلكترونيًا على الاتفاقية قبل وصولهم مما يمنح العديد من المديرين راحة البال. يمكنك أيضًا مطالبة المستأجرين بالتوقيع شخصيًا عند الوصول. مهما كانت الطريقة التي تتبعها، لا يجب تخطي هذه الخطوة!
اعتبارات إضافية
إليك بعض العوامل الأخرى التي يجب مراعاتها عند إعداد اتفاقية إيجار قصير المدى:
- القوانين المحلية وقوانين الولاية
- خطة احتياطية قوية
- فوائد اتفاقية الإيجار قصير المدى
- العناية الواجبة
- كيفية البدء
القوانين المحلية وقوانين الولاية
من المهم التأكد من أن اتفاقية الإيجار قصير المدى متوافقة مع قوانين الملكية المحلية وكذلك قوانين الولاية. بشكل عام، تريد التأكد من فهمك للقوانين الحاكمة وأي تداعيات قد تكون لها عليك. التق بمحامٍ لاكتساب فهم لقوانين الملكية المحلية ولمراجعة اتفاقية الإيجار الخاصة بك.
خطة احتياطية قوية
بينما تحمل اتفاقية الإيجار قصير المدى الموقعة كلا الطرفين مسؤولية قانونية لاتباع شروط الاتفاقية، فهي ليست ضمانة أبدًا أن شيئًا سيئًا لن يحدث. لهذا السبب يجب أن تفكر أيضًا في تأمين الإيجار قصير المدى لعقارك. في الواقع، ستُطلب منك على الأرجح الحصول على تأمين المسؤولية، ولكن قد ترغب في النظر في خيارات التأمين الخاصة بك أكثر لتغطية الممتلكات التالفة أو المسروقة.
فوائد اتفاقية الإيجار قصير المدى
وجود اتفاقية إيجار قصيرة بينك وبين المستأجرين المؤقتين لا يفيدك فقط. بل يحمي ضيوفك أيضًا. توقيع عقد إيجار قصير سيمنحهم راحة البال أن مضيفهم لن يحاول فعل أي شيء مشبوه، مثل إضافة رسوم إضافية. في الأساس، يحسن تجربة الضيف.
العناية الواجبة
كجزء من العناية الواجبة لإدارة الممتلكات، يجب أن تقرأ شروط وأحكام مواقع الحجز التابعة لجهات خارجية التي تستخدمها لترى مدى كفايتها لاحتياجاتك.
كيفية البدء
من أين تبدأ؟! يمكنك البدء بكتابة اتفاقية الإيجار قصير المدى الخاصة بك باتباع الإرشادات أعلاه أو تنزيل قالب. ثم أحضر قالبك الأولي إلى محامٍ أو مستشار قانوني للمراجعة النهائية. إذا تم إنجاز جزء من العمل مسبقًا، فقد لا تكون أتعاب المحامي باهظة كما تعتقد.
الخلاصة
ربما لاحظت أن الكثير من المعلومات المذكورة أعلاه متوفرة بالفعل على مواقع مثل Vrbo و Airbnb. كما ذُكر سابقًا، بالنسبة للضيوف الذين يحجزون من خلال هذه المواقع، ليس من الضروري تضمين اتفاقية إيجار قصير المدى إضافية، ولكن لا يضر أبدًا إعطاء المستأجرين المعلومات مرة أخرى.
في حالة أن المستأجرين يحجزون مباشرة من خلالك، يجب تضمين جميع هذه المعلومات في العقد بالتأكيد. مرة أخرى، كل عقار إيجار مختلف، والصيغة ليست مناسبة للجميع. فكر في أي سياسة أو شروط أخرى تريد من ضيوفك الموافقة عليها.
في نهاية المطاف، أنت تعرف عقاراتك أفضل من أي شخص آخر. لذا، عندما يتعلق الأمر باتفاقية الإيجار قصير المدى، فإن متى وماذا وكيف وما تتضمنه كله يعتمد على ما تحتاجه لتكون مضيف عقار ناجح.