Lyhyt yhteenveto
Voit jakaa Airbnb-kalenterisi siivoojalle viidellä tavalla:
- Kutsu heidät kalenterikäyttäjäksi
- Synkronoi kalenterisi Google Kalenteriin iCal-syötteen kautta
- Käytä kiinteistönhallintajärjestelmää, jossa on sisäänrakennettu siivoojien pääsy
- Yhdistä erillinen siivousintegraatio PMS:n kautta, tai
- Rakenna oma linkki Zapierin ja PMS:n API:n avulla.
Yksinkertaisimmat menetelmät toimivat yhdelle tai kahdelle ilmoitukselle, mutta hajoavat skaalautuessa, koska ne eivät määritä vaihtoja automaattisesti eivätkä päivity varauksen muuttuessa. Kestävä ratkaisu kasvavalle portfoliolle on PMS tai yhdistetty siivoustyökalu, joka määrittää siivoojalle automaattisesti uloskirjautumisen yhteydessä, jolloin unohtunut vaihto muuttuu mahdottomaksi pelkän epätodennäköisen sijaan.
Siivooja, joka saapuu väärään päivään tai ei saavu ollenkaan, johtuu lähes aina yhdestä asiasta: kalenteri oli päässäsi tai teksteissäsi, ei järjestelmässä, jonka siivooja voisi nähdä. Kalenterin jakaminen kuulostaa vähäpätöiseltä, kunnes teet sitä kymmenessä kiinteistössä viime hetken muutosten kanssa, ja juuri silloin manuaaliset menetelmät epäonnistuvat. Tämä opas käy läpi viisi tapaa jakaa kalenterisi, nopeasta korjauksesta kestävään ratkaisuun, ja kertoo, mitä käyttää sen mukaan, kuinka monta kiinteistöä hallinnoit ja kuinka tekninen olet.
Miksi jakaa kalenterisi siivoojallesi?
Jaat kalenterisi, jotta siivooja tietää aina, milloin vaihto on tarpeen ilman että sinun tarvitsee kertoa siitä, mikä on paras tapa estää unohtuneita vaihtoja. Siivooja, joka näkee aikataulun, ei ole riippuvainen siitä, että muistat lähettää hänelle viestin.
Vikatila on tuttu. Saat viime hetken varauksen, olet kiireinen, unohdat lähettää viestin siivoojalle, ja vieras saapuu valmistelemattomaan kiinteistöön. Phillip Foxall, Catchin’ Paradisen omistaja, kuvaili juuri tätä: siivoojien koordinointi tekstiviestillä, kunnes se hajosi volyymin alla, ja sitten sen korjaaminen aikataulutusohjelmistolla. Tavoite ei ole pelkkä näkyvyys; se on aikataulu, joka päivittyy itsestään ja tavoittaa siivoojalle ilman manuaalista vaihetta. Se on yksi työnkulku laajemman loma-asunnon siivoustoiminnan sisällä, mutta se on se, joka useimmiten hajoaa ensimmäisenä.
Menetelmä 1: Kutsu siivooja kalenterikäyttäjäksi
Ensimmäinen menetelmä on antaa siivoojalle suora pääsy katsella varauskalenteriasi joko ilmoitusalustasi tai jaetun kalenterin kautta. Se on perustavallisin vaihtoehto ja sillä on todellisia rajoituksia.
Tämä toimii yhdelle kiinteistölle ja teknisesti osaavalle siivoojalle, joka tarkistaa kalenterin itse. Rajoitukset näkyvät nopeasti: se on vain katselutilassa, se ei määritä tai ilmoita, ja alustatasolla kalenterin jakaminen on kömpelöä useiden ilmoitusten välillä. Se asettaa taakan siivoojalle muistaa katsoa, mikä on sama hauraus kuin tekstiviestien lähettäminen, vain siirrettynä.
Menetelmä 2: iCal-synkronointi Google Kalenteriin
Toinen menetelmä on synkronoida Airbnb-kalenterisi Google Kalenteriin käyttämällä iCal-linkkiä ja sitten jakaa kyseinen Google Kalenteri siivoojallesi. Se on askel eteenpäin, koska siivooja saa tutun, aina ajantasaisen näkymän.
Asennus on nopea: kopioi iCal-vientilinkki ilmoituksestasi, tuo se Google Kalenteriin ja jaa kalenteri siivoojasi Google-tilille. Varaukset näkyvät sitten automaattisesti. Haittapuoli on, että iCal-synkronointi voi viivästyä, se näyttää vain varaukset eikä määritä vaihtoa, ja se luottaa edelleen siihen, että siivooja seuraa kalenteria. Pidä tämä menetelmä keskittyneenä siivoojien näkyvyyteen; täydellinen kalenterin synkronointi kanavien välillä on erillinen aihe eikä tätä varten.
Menetelmä 3: PMS, jossa on sisäänrakennettu siivoojien pääsy ja aikataulutus
Kolmas menetelmä on käyttää kiinteistönhallintajärjestelmää, joka antaa siivoojille oman pääsyn ja määrittää vaihdot automaattisesti uloskirjautumisen yhteydessä. Tämä on kestävä ratkaisu, koska vaihto määritetään ja siivoojalle ilmoitetaan ilman että teet mitään.
Tässä kalenteri lakkaa olemasta jotain, jota siivoojien on seurattava, ja muuttuu järjestelmäksi, joka työntää työtä heille. Kun varaus vahvistetaan, PMS luo työn, määrittää siivoojalle sääntöjesi mukaan ja ilmoittaa heille; kun varaus muuttuu, määritys päivittyy. Hostfullyn natiivit automaatiot voivat luoda työn jokaiselle varaukselle ja aikatauluttaa automaattisesti siihen liittyvät ilmoitukset, mikä on Foxallin korjauksen taustalla oleva mekanismi. Tämä on menetelmä, joka skaalautuu, koska kiinteistön lisääminen ei lisää koordinointityötä.
Menetelmä 4: Erillinen siivousintegraatio synkronoituna PMS:n kautta
Neljäs menetelmä yhdistää tarkoitukseen rakennetun siivoustyökalun, kuten Turnon tai Breezewayn, PMS:ääsi, jolloin siivoustyökalu saa varauskalenterin ja lisää siihen siivoojien aikataulutuksen, ilmoitukset ja tarkistuslistat. Se on ominaisuuksiltaan täydellisin vaihtoehto.
Tämä sopii toimijoille, jotka haluavat enemmän kuin aikataulutusta: siivoojien markkinapaikan, valokuvatodennuksen, tarkistuslistat ja siivoojien maksut, kaikki syötettynä PMS:stä virtaavilla varaustiedoilla. Turno on ilmainen Hostfully-käyttäjille, mikä tekee tästä edullisen askeleen ylöspäin natiivista automaatiosta monille toimijoille. Täydellinen vertailu näistä työkaluista on siivousohjelmistojen katsauksessa; tässä se on yksinkertaisesti tehokkain tapa jakaa aikataulu, koska siivooja saa oman sovelluksen, jota syöttää live-kalenterisi.
Menetelmä 5: Rakenna oma Zapierin ja PMS:n API:n avulla
Viides menetelmä on rakentaa oma yhteys käyttämällä Zapieria tai PMS:n API:a, laukaisemalla kalenteritapahtumia tai viestejä siivoojalle varauswebhookeista. Se on tekniselle tai välivaiheen toimijalle, joka haluaa automaatiota ostamatta erillistä työkalua.
Jos PMS:si paljastaa varauswebhookit tai API:n, voit yhdistää uuden varauksen kalenteritapahtuman luomiseen, viestin lähettämiseen tai jaettuun kanavaan postaamiseen ilman kiinteistökohtaista tilausta. Zapierin ja hieman tekoälyavusteisen asennuksen avulla tämä on saavutettavissa iltapäivässä. Ole selkeäsilmäinen kompromissista: mukautetulla linkillä ei ole tukea ja se hajoaa, kun jokin ylävirtaan muuttuu, joten käsittele sitä siltana, kunnes volyymisi oikeuttaa tarkoitukseen rakennetun työkalun pysyvän ratkaisun sijaan.
Mitä menetelmää sinun pitäisi käyttää?
Sovita menetelmä portfoliosi kokoon ja tekniseen mukavuuteesi: manuaaliset menetelmät sopivat yhdelle tai kahdelle ilmoitukselle, kun taas automatisoidut menetelmät ovat välttämättömiä skaalautuessa. Oikea vastaus on yksinkertaisin menetelmä, joka silti määrittää vaihdot automaattisesti koossasi.
| Tilanteesi | Suositeltu menetelmä |
|---|---|
| 1–2 ilmoitusta, käytännönläheinen | iCal-synkronointi tai kalenterikutsu |
| Kasvava portfolio, haluat sen skaalautuvan | PMS sisäänrakennetulla aikataulutuksella (Menetelmä 3) |
| Haluat tarkistuslistat, markkinapaikan, maksut | Erillinen integraatio PMS:n kautta (Menetelmä 4) |
| Tekninen, välivaiheessa, budjettitietoinen | Zapier- tai API-rakennus (Menetelmä 5) |
Jakolinja on automaattinen määritys. Sen alapuolella olet edelleen vikaantumispiste; sen yläpuolella vaihto aikatauluttaa itsensä. Useimpien toimijoiden tulisi siirtyä tuon linjan yläpuolelle heti, kun toinen kiinteistö tekee manuaalisesta koordinoinnista rasitteen. Siivooja, jonka kanssa jaat, tulee Airbnb-siivoojien löytämisestä, erillisestä hankinta-, tarkistus- ja perehdytysprosessista ennen kuin mitään kalenteria jaetaan.
Asiakastarina: Guesthoo, brittiläinen hallintayhtiö
Guesthoo, brittiläinen hallintayhtiö Cornwallissa ja Devonissa, hoiti siivoojien määritykset laskentataulukoilla, kunnes hallinto rajoitti kasvun noin viiteen kiinteistöön. Perustaja Will Asbury automatisoi sen niin, että mikä tahansa varausmuutos laukaisee nyt automaattisen sähköpostin siivoojalle sisään- ja uloskirjautumistiedoilla, mikä tarkoittaa, että kalenteri tavoittaa siivoojalle ilman että hän nostaa sormeakaan. ”Se oli valtava avaus. Siivoojat hallitsevat omia aikataulujaan, ja puutun asiaan vain tarvittaessa”, hän sanoi. Koordinoinnin poistuttua hänen lautaseltaan Guesthoo skaalautui 60 kiinteistöön palkkaamatta yhtään kokopäiväistä työntekijää. Lue täydellinen Guesthoo-tarina.
Kuinka välttää unohtuneita vaihtoja, kun kalenteri on jaettu?
Kalenterin jakaminen on ensimmäinen askel; unohdettujen vaihtojen välttäminen vaatii myös automaattista määritystä, muutosilmoituksia ja varasuunnitelmaa myöhäisille uloskirjautumisille. Jaettu kalenteri, jota siivoojien on seurattava, on parempi kuin ei mitään, mutta silti hauras. Luotettava järjestely ilmoittaa siivoojalle automaattisesti, kun vaihto luodaan tai muuttuu, merkitsee saman päivän vaihdot ja sillä on nimetty varamies päivälle, jolloin aikataulu lipsahtaa. Se on ero näkyvyyden ja järjestelmän välillä. Jaettu kalenteri on tärkeintä saman päivän vaihtosiivous-aikana, kun uloskirjautumisen ja sisäänkirjautumisen välinen ikkuna ei jätä tilaa unohtuneelle luovutukselle.
Älä koskaan enää lähetä tekstiviestillä siivoojalle vaihdon päivämäärää.
Hostfully määrittää siivoojalle ja ilmoittaa heille automaattisesti heti, kun varaus vahvistetaan, ja päivittää, kun se muuttuu. Katso Hostfullyn siivousautomaatio.
Usein kysytyt kysymykset Airbnb-kalenterin jakamisesta siivoojalle
Mikä on paras tapa jakaa Airbnb-kalenteri siivoojalle?
Paras tapa riippuu mittakaavasta. Yhdelle tai kahdelle ilmoitukselle iCal-synkronointi Google Kalenteriin tai kalenterikutsu toimii. Kasvavalle portfoliolle kiinteistönhallintajärjestelmä, joka määrittää vaihdot automaattisesti uloskirjautumisen yhteydessä, on kestävä ratkaisu, koska se työntää työtä siivoojalle ja päivittyy varausten muuttuessa sen sijaan, että luottaisi siihen, että siivooja seuraa kalenteria.
Voitko antaa siivoojalle kalenteripääsyn tekemättä hänestä alustakäyttäjää?
Kyllä. Voit synkronoida varauksesi Google Kalenteriin iCal-syötteen kautta ja jakaa sen, tai käyttää kiinteistönhallintajärjestelmää tai siivousintegraatiota, joka antaa siivoojalle oman aikataulunäkymän tekemättä hänestä käyttäjää ilmoitusalustalla. Nämä lähestymistavat pitävät alustapääsyn hallinnassa samalla kun antavat siivoojalle aikataulun.
Kuinka synkronoin Airbnb-kalenterini Google Kalenteriin?
Kopioi iCal-vientilinkki Airbnb-ilmoituksesi kalenteriasetuksista ja tuo sitten kyseinen linkki Google Kalenteriin uutena kalenterina URL-osoitteella. Varaukset näkyvät automaattisesti, vaikka synkronointi voi viivästyä. Voit sitten jakaa kyseisen Google Kalenterin siivoojasi tilille, jotta he näkevät nykyiset varaukset ilman alustapääsyä.
Näkeekö siivooja varausmuutokset automaattisesti?
Se riippuu menetelmästä. iCal-synkronointi ja kalenterikutsut näyttävät päivitetyt varaukset, mutta voivat viivästyä eivätkä määritä tai ilmoita. Kiinteistönhallintajärjestelmä tai yhdistetty siivoustyökalu päivittää siivoojalle määrityksen automaattisesti, kun varaus muuttuu, ja ilmoittaa heille, minkä vuoksi automatisoidut menetelmät ovat luotettavampia unohdettujen vaihtojen välttämiseksi.
Tarvitsenko ohjelmistoa jakaakseni kalenterini siivoojalle?
Ei yhdelle tai kahdelle ilmoitukselle; iCal-synkronointi tai kalenterin jakaminen on ilmaista ja riittävää. Kun lisäät kiinteistöjä, ohjelmistosta tulee kannattavaa, koska manuaaliset menetelmät eivät määritä vaihtoja automaattisesti eivätkä korjaa itseään muutosten yhteydessä. PMS natiivilla automaatiolla tai ilmainen integraatio, kuten Turno Hostfully-käyttäjille, poistaa manuaalisen koordinoinnin, joka epäonnistuu volyymin alla.
Mikä on halvin tapa jakaa kalenteri siivoojalle?
Halvimmat vaihtoehdot ovat ilmainen iCal-synkronointi Google Kalenteriin tai kalenterikutsu, molemmat ilman kustannuksia. Tekniselle toimijalle Zapier- tai API-rakennus varauswebhookeista on edullinen ja tehokkaampi. Hostfully-käyttäjille Turno-integraatio on ilmainen, mikä tekee automatisoidusta määrityksestä käytännössä ilmaisen.
Keskeiset oivallukset
- Kalenterisi jakaminen on paras tapa estää unohtuneita vaihtoja, mutta vain jos siivoojien ei tarvitse seurata sitä manuaalisesti.
- iCal-synkronointi ja kalenterikutsut sopivat yhdelle tai kahdelle ilmoitukselle; ne näyttävät varaukset, mutta eivät määritä vaihtoja eivätkä korjaa itseään.
- PMS sisäänrakennetulla aikataulutuksella on kestävä ratkaisu, joka määrittää siivoojalle ja ilmoittaa heille automaattisesti uloskirjautumisen yhteydessä.
- Erillinen siivousintegraatio lisää tarkistuslistat, markkinapaikan ja maksut; Zapier- tai API-rakennus siltaa välivaiheen.
- Jakolinja on automaattinen määritys: siirry sen yläpuolelle heti, kun toinen kiinteistö tekee manuaalisesta koordinoinnista rasitteen.
Tee unohtuneista vaihdoista mahdottomia.
Hostfully yhdistää kalenterisi siivoojallesi ja määrittää jokaisen vaihdon automaattisesti. Varatkaa demo.