Caso de sucesso
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A Vanwaw Corporate Rentals é uma empresa de gestão de arrendamentos corporativos de luxo que opera em Atlanta e Jacksonville, focada na precisão operacional e na experiência do hóspede.
Localização: Geórgia, EUA
Número de anúncios: 25
A usar a Hostfully desde: 2021
Funcionalidades favoritas: fiabilidade do gestor de canais, acionadores de automação, ecossistema de integrações
A Hostfully e a Breezeway são os únicos dois softwares cujo custo não nos importa. O que nos oferecem em termos de tranquilidade, fiabilidade e desempenho vale cada cêntimo.
A Vanwaw Corporate Rentals opera estadias corporativas de luxo em Atlanta e, recentemente, expandiu-se para Jacksonville, Flórida. À medida que o portefólio cresceu para além de 10 propriedades, começaram a surgir falhas operacionais.
Enquanto a Hostfully tratava da distribuição e da comunicação com os hóspedes, a limpeza, o controlo de qualidade e a coordenação da manutenção continuavam a ser manuais. O agendamento estava fragmentado. Não havia uma estrutura clara para atribuir tarefas ou calcular os custos de mudança de hóspedes. Com janelas de reserva curtas e frequentes reservas de última hora, os erros eram inevitáveis.
“No nosso mercado, as janelas de reserva são curtas”, disse a Gestora de Operações, Kristi Campbell. “Isso significava pelo menos um conflito de limpeza todos os meses.”
Ocasionalmente, limpezas não realizadas obrigavam a Vanwaw a realojar hóspedes em hotéis. Com uma tarifa média diária de 400 $, mais despesas de realojamento, até um único erro implicava um custo significativo.
A Kristi ainda se lembra de um ponto de viragem.
“Depois de eu própria ter limpo uma casa de oito quartos por causa de uma reserva de última hora, prometi que isso nunca mais iria acontecer.”
Além da perda de receita, a equipa gastava cerca de 30 horas por semana a agendar limpezas manualmente, a coordenar fornecedores, a acompanhar faturas e a reconciliar os custos de mudança de hóspedes. A carga de trabalho era insustentável e limitava o crescimento.
A Kristi implementou a Breezeway e integrou-a com a Hostfully para uniformizar os fluxos de trabalho de limpeza e manutenção.
Os dados de reservas passam agora automaticamente da Hostfully para a Breezeway. As limpezas são atribuídas de imediato com base em regras predefinidas. As alterações e os cancelamentos são atualizados em tempo real. Os lembretes são acionados automaticamente.
“A sincronização foi impecável”, disse Kristi. “A Hostfully atualiza rapidamente a Breezeway, por isso nunca perdemos uma reserva.”
A mudança operacional foi imediata. A equipa eliminou completamente os conflitos de limpeza de última hora. Com uma poupança média de 800 $ a 1.000 $ por mês, resultante de custos de realojamento evitados e limpezas não realizadas, a integração rapidamente se pagou a si própria.
Mais importante ainda, a automação recuperou aproximadamente 30 horas por semana que antes eram gastas em agendamentos e coordenação. “Já não passamos horas a gerir calendários de limpeza”, disse Kristi. “Está tudo padronizado e automatizado.” O acompanhamento de despesas também passou a ser centralizado. Em vez de esperar por faturas de cada profissional de limpeza, os custos de mudança de hóspedes são calculados diretamente na Breezeway, criando uma única fonte de verdade.
Como resultado, a Vanwaw duplicou o seu portefólio de 10 para 25 propriedades num ano, sem aumentar o caos operacional.
A situação de gestão de limpezas da Kristi parece-lhe familiar? Vamos falar.
A experiência do hóspede melhorou juntamente com a eficiência operacional. Quando uma propriedade é marcada como pronta na Breezeway, os hóspedes recebem atualizações por SMS em tempo real. Check-ins sem complicações e uma qualidade de limpeza consistente contribuíram para um ano sem avaliações negativas.
“Com os nossos sistemas implementados, podemos concentrar-nos em proporcionar experiências de luxo em vez de corrigir erros”, disse Kristi.
Com 30 horas por semana recuperadas e a limpeza totalmente padronizada, a Vanwaw tem agora um sistema repetível que permite expandir para novos mercados sem aumentar o stress.
“A Hostfully e a Breezeway são os únicos dois softwares cujo custo não nos importamos de pagar”, disse Kristi. “A tranquilidade e a fiabilidade valem cada cêntimo.”