Caso de sucesso
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A Select Stays é uma empresa híbrida de gestão de propriedades que opera em San Diego, gerindo tanto alugueres de arbitragem como baseados em contratos. Num dos mercados de alojamento local mais competitivos do país, manter-se à frente significa trabalhar de forma mais inteligente e a automatização é fundamental.
“Geramos relatórios para 45 propriedades em 10 minutos. Os nossos proprietários confiam nos números e poupámos um dia inteiro de trabalho todos os meses. Os relatórios da Hostfully são uma atualização massiva.”
Antes
Depois
Desde o lançamento em 2021, a Select Stays cresceu da gestão de um punhado de unidades de arbitragem para um próspero portefólio híbrido de 45 propriedades em San Diego. À medida que cresceram, os processos manuais (especialmente os relatórios) começaram a consumir tempo valioso. “Já tínhamos 15 unidades e estávamos prestes a integrar mais sete quando batemos numa parede”, disse Jay Ullrich, CEO da Select Stays. “Precisávamos de melhores relatórios e de mais flexibilidade através de uma API aberta. Foi então que encontrámos a Hostfully.”
Antes da mudança, o seu CFO, Sam, passava horas todos os meses a extrair receitas da Airbnb, a inseri-las no Google Sheets, a adicionar despesas manualmente e a calcular os pagamentos aos proprietários. “Demorava cerca de 20 a 30 minutos por propriedade”, explicou Jay. “Isso é um dia inteiro todos os meses para apenas 20 propriedades e não era escalável.”
O risco de erros era elevado e o resultado não era profissional. “Quando se copiam números para folhas de cálculo, simplesmente não parece tão fiável”, disse Jay. “Faltava estrutura e os proprietários tinham de confiar na nossa palavra de que tudo batia certo. Recebíamos perguntas como ‘De onde veio este número?’ a toda a hora.”
Quando a Select Stays procurou um melhor sistema de gestão de propriedades, avaliou vários dos principais concorrentes. “Analisámos a Guesty e a Hostaway, mas ou eram demasiado caras ou demasiado complicadas”, disse Jay. Além da facilidade de utilização, a Select Stays procurava duas capacidades específicas: relatórios financeiros detalhados e uma API aberta que lhes permitisse criar soluções personalizadas à medida que crescessem. “A Hostfully preencheu todos os nossos requisitos”, afirmou Jay. “Sabíamos que estávamos a escolher uma plataforma que nos apoiaria a longo prazo.”
Hoje, a Select Stays utiliza as ferramentas de relatórios da Hostfully para gerar relatórios personalizados e profissionais para todas as 45 propriedades quase instantaneamente. Para o fazer, o CFO da Select Stays personalizou a forma como cada coluna é calculada utilizando equações que ele próprio configurou. “Não é muito diferente de usar o Excel, e a Hostfully tornou muito fácil personalizar a forma como tudo é calculado. Agora podemos gerar relatórios para 45 propriedades em cerca de 10 minutos”, afirmou Jay. “É uma grande vitória para o nosso CFO e liberta-nos para nos focarmos no crescimento do negócio.”
Em vez de passar horas em folhas de cálculo, o Sam extrai agora exportações CSV limpas diretamente da Hostfully, personalizadas para refletir os termos de pagamento de cada proprietário. “Os relatórios têm um aspeto profissional e são fáceis de ler”, explicou Jay. “Os proprietários podem ver cada dólar, desde a receita dos hóspedes às taxas de limpeza, despesas, etc., sem precisarem que os acompanhemos no processo.”
Os relatórios estruturados eliminaram muitas questões dos proprietários e melhoraram a transparência. “Já não recebemos perguntas como ‘O que é esta taxa?’ ou ‘Porque é que isto falta?’. Está tudo lá, discriminado de forma clara”, disse Jay. “Essa confiança tem sido uma grande vitória.”
Os desafios de relatórios do Jay parecem-lhe familiares? Vamos conversar.
A Select Stays também utiliza o sistema de relatórios para se manter em conformidade com as leis fiscais locais de San Diego. “Nem todas as OTAs remetem a taxa de ocupação, por isso usamos a Hostfully para acompanhar as plataformas às quais devemos”, observou Jay. “Sem isso, provavelmente teríamos de contratar um contabilista. A Hostfully poupa-nos esse custo.”
Até resolveram problemas passados com cobranças duplicadas. “Quando fazíamos o acompanhamento manual, por vezes registávamos a mesma taxa de limpeza duas vezes”, disse Jay. “Agora, com a Hostfully, isso simplesmente não é um problema. O sistema mantém-nos precisos.”
À medida que continuam a crescer, Jay vê a Hostfully como mais do que um PMS. “Triplicámos de tamanho desde o ano passado e a Hostfully acompanhou-nos em cada passo do caminho. Isso não é algo que tivéssemos com a nossa última plataforma.”