Caso de sucesso
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Armando Escarcega é o cofundador da Twinity, uma empresa de gestão de alojamento local de serviço completo, conhecida pela sua abordagem prática e focada na hospitalidade.
“Costumávamos gastar 8 dias nos nossos relatórios. Agora com a Hostfully, terminamos em 4. Além disso, para os proprietários, os relatórios são transparentes e têm um aspeto profissional.”
Com um portefólio de alojamento local em rápido crescimento e mais de 5.000 avaliações de cinco estrelas, Armando Escarcega precisava de uma forma melhor de escalar os relatórios para proprietários. O crescimento rápido significava que o processo de fecho de mês se tornava um entrave às operações à medida que o número de unidades geridas aumentava.
Na altura, a equipa de Armando utilizava o Your Porter, um PMS básico mas que carecia de funcionalidades robustas de relatórios. “Fazíamos tudo manualmente”, disse ele. “Extraía as reservas da Airbnb, adicionava as receitas e despesas no Excel e criava uma demonstração de resultados para cada propriedade.” O processo era funcional, mas moroso e propenso a escrutínio por parte do proprietário.
Não eram apenas as horas de trabalho. Era a quebra de confiança. “Os proprietários perguntavam: ‘Pode enviar-me capturas de ecrã das reservas?’, porque não acreditavam nos números”, recordou Armando. “Não havia visibilidade sobre cada reserva, apenas um pagamento final.”
À medida que Armando explorava a mudança para um PMS diferente, a concorrência não estava à altura. “Analisei a Guesty, a Hostaway e outras, mas nenhuma oferecia mais do que a Hostfully. Eram demasiado caras ou não tinham o que eu precisava. A Hostfully tinha a melhor relação custo-benefício, sem dúvida.”
A equipa de Armando utiliza agora o Advanced Reporting da Hostfully para gerar relatórios mensais detalhados e de nível profissional em minutos, em vez de dias. “Os proprietários podem ver o nome de cada hóspede, as noites de estadia e quanto pagaram”, afirmou. “É claro, profissional e eles confiam nos números.”
No final do mês, a Twinity exporta um relatório da Hostfully com todos os detalhes ao nível da reserva, incluindo receitas, taxas e informações dos hóspedes. Mas não utilizam apenas o modelo predefinido. “Pode-se personalizar tudo”, disse Armando. “Cada coluna é editável, desde o que mostrar, o que ocultar, até ao que calcular. Essa flexibilidade e personalização era exatamente o que precisávamos.” Além disso, a Twinity criou colunas personalizadas com fórmulas únicas adaptadas ao seu modelo de pagamento, incluindo taxas variáveis e deduções de serviços públicos.
A equipa cruza este relatório com os resultados internos (P&L). “Se algo não coincidir — como um reembolso ou cancelamento — apenas precisamos de verificar esses casos excecionais. Para o resto, é só ligar e usar”, explicou Armando. Esta validação direcionada significa que já não perdem tempo a rever as finanças de cada propriedade linha a linha.
Este fluxo de trabalho suporta agora tanto a rapidez como a precisão. Permite que a equipa financeira se foque em anomalias, e não na introdução de dados, poupando horas todos os meses e aumentando a exatidão.
A equipa de suporte da Hostfully desempenhou um papel fundamental na configuração. “O nosso gestor de Customer Success deve ter atualizado o relatório connosco umas 10 vezes”, disse Armando. “Ele até nos ajudou a criar colunas personalizadas para taxas e itens específicos.”
Os desafios de Armando na preparação de relatórios para proprietários parecem-lhe familiares? Vamos conversar.
Os relatórios não estão apenas a poupar tempo. Estão a salvar as relações com os proprietários. “Costumávamos receber muitas perguntas de acompanhamento: ‘Porque é que esta taxa está aqui?’ ou ‘O que é este montante?’”, disse Armando. “Agora, com os relatórios da Hostfully, essas perguntas desapareceram. É muito mais transparente e os proprietários confiam mais em nós.”