Caso de sucesso
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A HostWell é uma empresa de gestão de alojamento de férias baseada em São Francisco, fundada por Keith Freedman, que oferece gestão de serviço completo com forte foco na experiência do hóspede e proteção do proprietário.
Localização: São Francisco, EUA
Número de anúncios: 47
Utilizando a Hostfully desde: 2019
Funcionalidades favoritas: Mensagens automatizadas com acionadores, Campos personalizados, Caixa de entrada unificada e guias digitais
A Hostfully permite-nos entregar comunicação personalizada com hóspedes à escala sem o trabalho manual", disse Keith Freedman. "Poupa-nos tempo, reduz o stress e na verdade melhora a experiência do hóspede ao mesmo tempo.
A HostWell construiu a sua reputação obsecando pelos detalhes. Baseada em São Francisco, a empresa de gestão de alojamento de férias foca-se em entregar receitas sem stress para proprietários enquanto preserva um toque humano forte para os hóspedes. Mesmo com o crescimento do portfólio, o fundador Keith Freedman acreditava que a comunicação personalizada importava. "Quando incluímos o nome do proprietário nas mensagens em vez do nome da nossa empresa, os hóspedes tratam a propriedade com mais respeito", disse o Keith. "É uma forma simples de proteger os ativos dos nossos clientes."
Para preservar esse nível de personalização, a HostWell enviava instruções de check-in manualmente. Cada mensagem era personalizada com o nome do hóspede, o nome do proprietário, detalhes da reserva e informações específicas da propriedade. Embora a abordagem funcionasse, tinha um custo. Cada mensagem requeria cuidadoso copiar-colar, edição e verificação dupla. Os erros eram sempre um risco, e as reservas de última hora frequentemente interrompiam os fluxos de trabalho da equipa.
"Estávamos a fazer tudo certo para o hóspede", disse o Keith, "mas o processo por trás das cenas não era escalável."
À medida que a HostWell continuou a crescer, tornou-se claro que as mensagens manuais, mesmo com modelos, acabariam por atrasar o negócio.
A caixa de entrada unificada da Hostfully, os acionadores automatizados e os campos personalizados transformaram a forma como a HostWell geria a comunicação com os hóspedes. Assim que as propriedades foram importadas para a Hostfully, o Keith começou por criar um guia digital para cada anúncio. Estes guias centralizaram as instruções de check-in, as regras da casa, as recomendações locais e os detalhes de check-out, tudo acessível através de um URL único.
"O guia tornou-se a âncora de tudo", disse o Keith. "Assim que tivemos isso, a automatização finalmente fez sentido."
Utilizando os acionadores de mensagens automatizadas da Hostfully, a HostWell configurou as mensagens de check-in para serem enviadas três dias antes da chegada. Os nomes dos hóspedes, nomes dos anfitriões, datas de reserva, detalhes de acesso e a ligação do guia foram inseridos dinamicamente utilizando campos personalizados. O timing revelou-se crítico. "Se enviar as instruções muito cedo, os hóspedes perdem-nas", explicou o Keith. "Três dias antes é o momento ideal."
A automatização também resolveu o stress das reservas de última hora. Se um hóspede fizesse uma reserva dentro da janela de três dias, a Hostfully enviava automaticamente as informações de check-in imediatamente. "Os hóspedes pensam que alguém está sentado atrás do ecrã a responder instantaneamente", disse o Keith. "Na realidade, é a Hostfully a fazer o trabalho por nós."
Ao eliminar tarefas manuais repetitivas, a HostWell libertou tempo significativo da equipa enquanto entregava comunicação consistente e polida em todo o seu portfólio.
A história do Keith soa familiar? Vamos conversar.
O que começou como uma iniciativa para poupar tempo levou a ganhos inesperados. Com mensagens personalizadas, bem cronometradas e guias digitais profissionais, os hóspedes sentiram-se apoiados durante toda a sua estadia. A HostWell adicionou uma mensagem automatizada um dia antes do check-out com instruções específicas da propriedade, reforçando ainda mais a sensação de atenção.
"A surpresa foram as avaliações", disse o Keith. "Os hóspedes começaram a mencionar como o anfitrião era comunicativo e atencioso, e quando verificámos, ninguém da nossa equipa tinha realmente falado com eles."
À medida que as avaliações de cinco estrelas aumentaram, a HostWell ganhou poder de preços. Sem melhorar o mobiliário ou adicionar comodidades, a empresa conseguiu aumentar as tarifas diárias médias em propriedades selecionadas. A automatização não só reduziu o stress e a carga de trabalho, como melhorou diretamente a receita e a perceção dos hóspedes.