Caso de sucesso
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O Ryan é o proprietário da Vacant Nest, uma empresa de gestão de serviço completo e de tempo parcial. Esta abordagem dupla adiciona um nível de complexidade quando se trata de relatórios de fim de mês, que o Ryan resolve através do uso inteligente de tecnologia.
Localização: Reino Unido e DubaiNúmero de anúncios: 24A utilizar a Hostfully desde: --Funcionalidades favoritas: Automatizações para mensagens pré-chegada, relatórios avançados, gestão de canais e sincronização de propriedades através de múltiplas OTAs
Os Relatórios Avançados da Hostfully poupam-nos horas todos os meses. Definimos o modelo uma vez, as taxas e comissões são calculadas automaticamente, faço uma edição rápida e fica feito.
A Vacant Nests oferece gestão de serviço completo e de tempo parcial, trabalhando com proprietários que vão desde anfitriões de propriedade única a investidores de múltiplas propriedades. Alguns proprietários dependem da Vacant Nests para gestão de ponta a ponta, enquanto outros lidam com a rotatividade eles próprios e utilizam a Vacant Nests principalmente para marketing e distribuição.
Esta flexibilidade é uma vantagem competitiva, mas também introduz complexidade operacional. Cada acordo de proprietário requer diferentes estruturas de taxas, formatos de relatórios e cálculos de pagamentos. Como resultado, os relatórios de fim de mês, pagamentos aos proprietários e comunicação do dia a dia rapidamente se tornam mais exigentes à medida que o portfólio cresce.
Essa pressão tornou-se clara à medida que a Vacant Nests cresceu.
Em pouco menos de dois anos, o Ryan fez crescer o negócio para 24 propriedades. O software de gestão de propriedades inicial que tinha estado a utilizar conseguia lidar com a gestão básica de canais, mas não foi construído para suportar uma operação em crescimento com acordos variados de proprietários.
"Qualquer coisa mais complicada do que a gestão básica de canais, como preparar relatórios, significava muito trabalho manual", explica o Ryan.
Todos os meses, o Ryan extraía manualmente dados de reservas e receitas do Airbnb, Vrbo e Booking.com, depois copiava e colava-os em folhas de cálculo. A partir daí, calculava taxas de gestão, comissões de OTA, custos de limpeza e pagamentos aos proprietários manualmente. O processo era demorado, propenso a erros e difícil de escalar.
À medida que as exigências de relatórios aumentaram juntamente com o portfólio, o Ryan percebeu que o fluxo de trabalho estava a tornar-se um estrangulamento.
"Tinha de haver uma solução melhor", diz ele.
À medida que a carga de trabalho de relatórios continuava a crescer, o Ryan percebeu que precisava de ir além de uma solução inicial e adotar um dos principais sistemas de gestão de propriedades da indústria. Após pesquisar as suas opções, escolheu a Hostfully pela sua combinação de funcionalidade robusta e forte valor.
Uma vez integrado, o Ryan ligou os seus canais de reserva, conectou o calendário central da Hostfully ao seu site de reservas diretas e concentrou-se em resolver o seu maior estrangulamento operacional: os relatórios.
Utilizando os Relatórios Avançados da Hostfully, o Ryan configurou relatórios mensais que são gerados automaticamente numa programação. Ao contrário dos modelos rígidos e pré-construídos encontrados em muitos PMSs, as fórmulas personalizáveis da Hostfully permitiram ao Ryan conceber relatórios que correspondiam ao seu modelo de negócio.
Esta flexibilidade foi crítica. Alguns proprietários da Vacant Nests têm múltiplas propriedades totalmente geridas, enquanto outros possuem uma única propriedade sob um acordo de tempo parcial ou co-hospedagem. Cada configuração requer diferentes cálculos de taxas e estruturas de relatórios. Com os Relatórios Avançados, o Ryan pode gerar automaticamente o relatório correto para cada proprietário sem intervenção manual.
"Um pouco de edição, e os relatórios estão prontos para serem enviados aos proprietários", diz o Ryan. "Isto reduziu a minha carga de trabalho mensal de 9 a 10 horas para menos de 2."
A história do Ryan soa familiar? Vamos conversar.
Antes de usar o Hostfully, Ryan tinha de responder a perguntas de proprietários e atualizar manualmente o seu calendário para bloqueios de proprietários quando estes desejavam usar a propriedade eles próprios. No entanto, graças à funcionalidade Portal do Proprietário do Hostfully, os clientes da Vacant Nest agora têm acesso a informações de receita e reservas em tempo real e podem bloquear facilmente o tempo com apenas alguns cliques. Isto levou a uma maior satisfação do proprietário.