Caso de sucesso
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Nick Halverson é o fundador e gestor da Osa Property Management, uma empresa de gestão de alugueres de férias sediada na Costa Rica, especializada em moradias na selva e costeiras com relatórios transparentes para os proprietários.
Localização: Costa Rica
Número de anúncios: 63
A utilizar a Hostfully desde: 2020
Funcionalidades favoritas: Calendário centralizado e sincronização de canais, painel de controlo para visibilidade global e coordenação de serviços
Assim que mudámos para a Hostfully, as reservas duplicadas deixaram de acontecer por completo. Com um calendário fiável, conseguimos finalmente expandir o negócio com confiança.
A Osa Property Management (OPM) opera em Ojochal, Costa Rica, gerindo mais de 15 casas e moradias situadas entre a selva e a costa do Pacífico. O portfólio varia desde refúgios de um quarto na selva até casas de luxo com cinco quartos e vista para o oceano, atraindo tanto viajantes internacionais como habitantes locais que procuram desligar-se. Além das operações, a OPM dá grande ênfase à transparência dos relatórios dos proprietários e ajuda os investidores estrangeiros a navegar no complexo ambiente regulamentar da Costa Rica.
Desde o início, Nick Halverson e a sua equipa compreenderam que a distribuição multicanal era fundamental para maximizar as receitas e reduzir a vacância. O Vrbo era o principal canal, mas algumas propriedades também estavam listadas no Airbnb e no Booking.com. Além disso, a OPM tratava das reservas diretas através do seu website, das reservas telefónicas de habitantes locais e das estadias dos proprietários.
A gestão de todo esse inventário dependia de folhas de cálculo. Cada nova reserva exigia atualizações manuais e, se uma propriedade aparecesse em mais de um canal, alguém tinha de iniciar sessão e bloquear as datas em todos os outros locais. “As folhas de cálculo funcionavam na maior parte do tempo”, disse Nick, “mas eram uma confusão e um enorme desperdício de tempo.”
O sistema era frágil. Uma atualização falhada podia resultar numa reserva duplicada e, embora a OPM resolvesse frequentemente essas situações ao realocar os hóspedes, o risco aumentava à medida que o portfólio crescia. As mesmas folhas de cálculo também eram utilizadas para coordenar a limpeza, a manutenção e a jardinagem. Num ambiente rural de selva, as visitas de serviço perdidas traduziam-se rapidamente em más experiências para os hóspedes. “Quando as operações dependem de todos se lembrarem de verificar uma folha de cálculo, as coisas acabam por falhar”, disse Nick.
O ponto de rutura aconteceu na véspera de Natal. Uma família chegou ao final da tarde e descobriu que o seu aluguer tinha sido reservado duas vezes e que todas as outras propriedades da OPM estavam cheias. “Foi nesse momento que a nossa sorte se esgotou”, disse Nick. “Não havia como resolver a situação e o embaraço foi brutal. Sabia que não podíamos continuar a operar desta forma.”
Nick tornou a mudança para um software de gestão de propriedades (PMS) uma prioridade e escolheu a Hostfully. Numa semana, a OPM migrou todo o seu portfólio para o PMS da Hostfully. A partir desse momento, as reservas do Airbnb, Vrbo, Booking.com e reservas diretas passaram a fluir para um único calendário central.
“Assim que tudo foi sincronizado num único local, as reservas duplicadas simplesmente deixaram de acontecer”, disse Nick.
Com a Hostfully a gerir automaticamente a disponibilidade, a OPM conseguiu finalmente listar todo o seu portfólio em todos os principais canais. Anteriormente, apenas um subconjunto de propriedades aparecia no Airbnb e no Booking.com porque a carga de trabalho manual era demasiado arriscada. Agora, todas as propriedades podiam ser distribuídas com confiança, sem receio de conflitos.
A mudança também melhorou a coordenação interna. Os funcionários da limpeza, os jardineiros e a equipa de manutenção podiam confiar em dados precisos de check-in e check-out de um sistema. As operações tornaram-se mais previsíveis do que reativas, mesmo com o crescimento da equipa.
A história de reservas duplicadas do Nick parece-lhe familiar? Vamos conversar.
A expansão da distribuição levou a ganhos imediatos. O Airbnb surgiu como uma nova fonte consistente de reservas, complementando o Vrbo e o Booking.com em vez de os canibalizar. As lacunas a meio da semana e as curtas vagas tornaram-se mais fáceis de preencher e a OPM reduziu a dependência de um único canal.
“A distribuição multicanal só funciona se for automatizada”, disse Nick. “A Hostfully deu-nos essa automatização e o negócio é mais forte por causa disso.”
Com uma sincronização de canais fiável e um calendário central, a OPM acrescentou resiliência às suas operações e posicionou-se para aumentar para 63 propriedades com o objetivo de atingir mais de 100.