Eine konsistente Kommunikation während der gesamten Gästereise schafft vorhersehbare, positive Erlebnisse. Vorlagen stellen sicher, dass nichts übersehen wird, während Ihre Markenstimme an jedem Kontaktpunkt erhalten bleibt.
Die Zeitleiste der Gästekommunikation für hohe Gästezufriedenheit
Buchungsbestätigung (sofort)
Bestätigen Sie die Reservierung und legen Sie Erwartungen fest.
Vorlage:
Betreff: Buchung bestätigt | [Name der Unterkunft] | [Daten]
Hallo [Name des Gastes],
Vielen Dank für die Buchung von [Name der Unterkunft] für [Check-in-Datum] bis [Check-out-Datum].
Was kommt als Nächstes:
- Sie erhalten ein Formular zur Voranreise [X Tage] vor Ihrem Aufenthalt
- Check-in-Anweisungen erhalten Sie [X Stunden] vor der Ankunft
- Fragen jederzeit: [Kontaktmethode]
Wir freuen uns darauf, Sie zu beherbergen!
[Ihr Name]
Formular zur Voranreise (7-14 Tage vorher)
Sammeln Sie wichtige Informationen für die Planung.
Zu sammelnde Informationen:
- Erwartete Ankunftszeit
- Anzahl der Gäste
- Besondere Anlässe (Jahrestag, Geburtstag)
- Ernährungseinschränkungen oder Allergien
- Fahrzeuginformationen (falls relevant)
- Zweck des Besuchs (hilft bei der Personalisierung)
Vorlage:
Betreff: Kurze Details für Ihren bevorstehenden Aufenthalt | [Name der Unterkunft]
Hallo [Name des Gastes],
Ihr Aufenthalt steht vor der Tür! Bitte nehmen Sie sich 2 Minuten Zeit, um uns ein paar Details mitzuteilen, damit wir Ihre Ankunft vorbereiten können.
[Link zum Formular zur Voranreise]
Das hilft uns:
- Ihren Zugangscode bereitzuhalten
- Besondere Akzente vorzubereiten
- Sicherzustellen, dass alles perfekt ist
Bis bald!
Eine Plattform für die Verwaltung von Unterkünften mit Formularen zur Voranreise sammelt diese Informationen automatisch und speichert sie mit der Buchung.
Check-in-Anweisungen (24-48 Stunden vorher)
Stellen Sie alles bereit, was Gäste für eine reibungslose Ankunft benötigen. Ein nahtloser Check-in-Prozess gibt den Ton für den gesamten Aufenthalt an.
Wesentliche Elemente:
- Adresse mit Anfahrtsbeschreibung
- Parkhinweise
- Zugangscode oder Schlüsselstandort
- WLAN-Netzwerk und Passwort
- Notfallkontakt
- Erinnerung an die Hausordnung
Vorlage:
Betreff: Check-in bereit | [Name der Unterkunft] | [Ankunftsdatum]
Hallo [Name des Gastes],
Alles ist bereit für Ihre Ankunft!
ADRESSE:
[Vollständige Adresse]
[Fahranweisungen, falls hilfreich]
ZUGANG:
[Zugangsanweisungen]
[Türcode: XXXX]
PARKEN:
[Anweisungen]
WLAN:
Netzwerk: [Name]
Passwort: [password]
Check-in: Nach [Uhrzeit]
Check-out: Vor [Uhrzeit]
Bei Fragen SMS oder Anruf: [Nummer]
Gute Reise!
Anreisetag (Vormittag)
Leichte Kontaktaufnahme zur Bestätigung und Angebotsunterstützung.
Vorlage:
Betreff: Wir sehen uns heute! | [Name der Unterkunft]
Hallo [Name des Gastes],
Wir freuen uns auf Ihre Ankunft heute! Wir bestätigen nur, dass alles bereit ist.
Kurze Erinnerung:
- Check-in: Nach [Uhrzeit]
- Ihr Zugangscode: [XXXX]
Schreiben Sie mir eine SMS, wenn Sie angekommen sind, damit ich weiß, dass Sie sich eingelebt haben. Lassen Sie mich wissen, wenn Sie etwas brauchen!
Erster Check-in am Abend (Tag 1)
Stellen Sie sicher, dass alles gut läuft.
Vorlage:
Betreff: Ich hoffe, Sie leben sich gut ein
Hallo [Name des Gastes],
Ich hoffe, Ihr erster Abend verläuft gut! Ich prüfe nur, ob alles den Erwartungen entspricht.
Brauchen Sie etwas? Restaurantempfehlungen? Aktivitätsideen? Gerne helfe ich Ihnen.
Genießen Sie Ihren Aufenthalt!
Kontaktaufnahme während des Aufenthalts (nur bei längeren Aufenthalten)
Bei Aufenthalten ab 5 Nächten checken Sie in der Mitte ein.
Vorlage:
Betreff: Wie läuft Ihr Aufenthalt?
Hallo [Name des Gastes],
Ich wollte mich erkundigen und sehen, wie alles läuft. Brauchen Sie frische Handtücher? Haben Sie Fragen zur Umgebung?
Lassen Sie mich wissen, wenn ich Ihnen irgendwie helfen kann!
Erinnerung vor dem Check-out (Tag vor der Abreise)
Bereiten Sie die Gäste auf eine reibungslose Abreise vor. Klare Check-out-Anweisungen verhindern Verwirrung und schützen Ihr Eigentum.
Vorlage:
Betreff: Check-out-Erinnerung | [Name der Unterkunft]
Hallo [Name des Gastes],
Ich hoffe, Sie hatten einen wunderschönen Aufenthalt! Kurze Erinnerung an den Check-out morgen.
CHECK-OUT: Vor [Uhrzeit]
Bevor Sie gehen:
- Die Betten müssen nicht abgezogen werden (so lassen)
- Stellen Sie jegliches Geschirr in die Spülmaschine
- Bringen Sie jeglichen Müll raus
- Schließen Sie ab und genießen Sie Ihre Abreise!
Gute Heimreise!
Dankeschön nach dem Aufenthalt (Tag nach dem Check-out)
Bauen Sie die Beziehung auf und fordern Sie eine Bewertung an.
Vorlage:
Betreff: Vielen Dank für Ihren Aufenthalt bei uns!
Hallo [Name des Gastes],
Vielen Dank, dass Sie sich für [Name der Unterkunft] entschieden haben! Wir haben uns sehr gefreut, Sie zu Gast zu haben.
Wenn Ihnen Ihr Aufenthalt gefallen hat, würden wir uns sehr über eine Bewertung freuen. Es hilft anderen Reisenden, uns zu finden, und bedeutet unserem Team sehr viel.
[Bewertungslink]
Wir hoffen, Sie bald wieder zu Gast zu haben!
Die Verwendung von Vorlagen für Bewertungsanfragen hilft Ihnen, konsistent Feedback zu sammeln. Wenn Sie jemals negatives Feedback erhalten, schützt es Ihre Reputation, wenn Sie wissen, wie Sie auf schlechte Bewertungen antworten.
Checkliste: Kontaktpunkte der Gästereise
Vor der Buchung:
- [ ] Eintragung korrekt und ansprechend
- [ ] Verfügbarkeit aktuell
- [ ] Preisgestaltung optimiert
Buchung:
- [ ] Bestätigung sofort gesendet
- [ ] Formular zur Voranreise geplant
- [ ] Kalender aktualisiert
- [ ] Reinigung geplant
Voranreise:
- [ ] Formular zur Voranreise ausgefüllt
- [ ] Zugangscode generiert
- [ ] Check-in-Anweisungen gesendet
- [ ] Unterkunft vorbereitet
- [ ] Ausstattung aufgefüllt
Während des Aufenthalts:
- [ ] Check-in-Nachricht an Tag 1 gesendet
- [ ] Check-in während des Aufenthalts (bei längerem Aufenthalt)
- [ ] Probleme umgehend gelöst
- [ ] Erinnerung vor dem Check-out gesendet
Nach dem Aufenthalt:
- [ ] Dankesnachricht gesendet
- [ ] Bewertungsanfrage gesendet
- [ ] Auf Bewertung geantwortet
- [ ] Gast zur Datenbank hinzugefügt
Automatisierung eingerichtet
Automatisierungsauslöser senden automatisch Nachrichten zu wichtigen Zeitpunkten.
Auslöseroptionen:
- Bei der Buchung
- X Tage vor dem Check-in
- Tag des Check-ins
- Während des Aufenthalts (Tag X)
- Tag des Check-outs
- X Tage nach dem Check-out
Intelligente Tags personalisieren automatisch:
- Name des Gastes
- Name der Unterkunft
- Daten
- Zugangscodes
- Check-in- und Check-out-Zeiten
Legen Sie Vorlagen einmal fest, und jeder Gast erhält eine konsistente, professionelle Kommunikation. Professionelle Immobilienverwalter haben mit einheitlichen Posteingangs- und Automatisierungsfunktionen 20 Stunden pro Woche bei der Gästekommunikation eingespart.
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Halten Sie Nachrichten kurz
Gäste scannen Nachrichten schnell. Gelangen Sie schnell zu den wichtigen Informationen. Speichern Sie detaillierte Anweisungen für Ihren digitalen Reiseführer. Sehen Sie sich Beispiele für Reiseführer an, um zu sehen, wie andere Gastgeber Unterkunftsinformationen organisieren.
Verwenden Sie eine konsistente Stimme
Jede Nachricht sollte so klingen, als käme sie von derselben Person. Bewahren Sie Wärme, während Sie professionell bleiben.
Fügen Sie nur wesentliche Informationen hinzu
Check-in-Anweisungen benötigen Zugangscodes, Adressen und WLAN. Sie benötigen nicht Ihre vollständige Unterkunftshistorie oder jede lokale Restaurantempfehlung.
Machen Sie Aktionspunkte deutlich
Wenn Sie etwas vom Gast benötigen, machen Sie die Anfrage deutlich. „Bitte füllen Sie dieses Formular aus“ funktioniert besser, als den Link in einem Absatz zu vergraben.
Unterstützung Ihrer Kommunikation mit Unterkunftsinformationen
Starke Hausregeln, auf die in Ihren Check-in-Nachrichten verwiesen wird, legen klare Erwartungen fest. Verlinken Sie detaillierte Informationen in Ihrem Reiseführer, damit Gäste Antworten finden können, ohne Ihnen eine Nachricht zu senden.
Für Unterkünfte mit besonderen Überlegungen stellen Sie eine detaillierte Dokumentation bereit. Funktionen des digitalen Reiseführers ermöglichen es Ihnen, Video-Walkthroughs, lokale Empfehlungen und Anleitungen zur Fehlerbehebung einzufügen. Eine solide Reinigungscheckliste stellt sicher, dass Ihre Unterkunft immer bereit ist, wenn Gäste ankommen.
Häufig gestellte Fragen
Welche Kommunikation sollten Gäste vor dem Check-in erhalten?
Gäste sollten sofort eine Buchungsbestätigung, 7 bis 14 Tage vorher ein Formular zur Voranreise und 24 bis 48 Stunden vor der Ankunft detaillierte Check-in-Anweisungen erhalten. Ein leichtes Check-in am Anreisetag bestätigt die Bereitschaft und bietet Unterstützung. Jeder Kontaktpunkt schafft Vertrauen und reduziert Ängste.
Wie erstellen Sie eine Gästeliste für Ferienwohnungen?
Erfassen Sie jeden Kontaktpunkt von der Buchung bis zum Aufenthalt nach der Abreise. Identifizieren Sie für jede Phase erforderliche Aktionen, Vorlagennachrichten und Automatisierungsauslöser. Verwenden Sie Ihre Software zur Verwaltung von Unterkünften, um Routinekommunikationen zu automatisieren und gleichzeitig persönliche Akzente für besondere Situationen zu setzen.
Wann sollten Sie Check-out-Anweisungen an Airbnb-Gäste senden?
Senden Sie Check-out-Erinnerungen am Tag vor der Abreise. Geben Sie die Check-out-Zeit, die Abreiseverfahren und alle spezifischen Anfragen an. Halten Sie die Nachricht einfach, damit die Gäste am Ende ihres Aufenthalts nicht mit Informationen überfordert werden.