Una comunicación constante a lo largo del recorrido del huésped crea experiencias positivas y predecibles. Las plantillas garantizan que no se omita nada, manteniendo al mismo tiempo la voz de tu marca en cada punto de contacto.
La línea de tiempo de la comunicación con el huésped para una alta satisfacción
Confirmación de la reserva (inmediata)
Confirma la reserva y establece las expectativas.
Plantilla:
Asunto: Reserva confirmada | [Nombre de la propiedad] | [Fechas]
Hola, [Nombre del huésped]:
Gracias por reservar [Nombre de la propiedad] para el [Fecha de entrada] al [Fecha de salida].
Qué sigue:
- Recibirás un formulario previo a la llegada [X días] antes de tu estancia
- Las instrucciones de llegada se envían [X horas] antes de la llegada
- Preguntas en cualquier momento: [Método de contacto]
¡Esperamos darte la bienvenida!
[Tu nombre]
Formulario previo a la llegada (7-14 días antes)
Recopila información esencial para la planificación.
Información a recopilar:
- Hora estimada de llegada
- Número de huéspedes
- Ocasiones especiales (aniversario, cumpleaños)
- Restricciones o alergias alimentarias
- Información del vehículo (si es relevante)
- Propósito de la visita (ayuda a personalizar)
Plantilla:
Asunto: Detalles rápidos para tu próxima estancia | [Nombre de la propiedad]
Hola, [Nombre del huésped]:
¡Tu estancia se acerca! Por favor, dedica 2 minutos a compartir algunos detalles para que podamos preparar tu llegada.
[Enlace al formulario previo a la llegada]
Esto nos ayuda a:
- Tener tu código de acceso listo
- Preparar cualquier detalle especial
- Asegurarnos de que todo sea perfecto
¡Nos vemos pronto!
Una plataforma de gestión de propiedades con formularios previos a la llegada recopila esta información automáticamente y la almacena con la reserva.
Instrucciones de llegada (24-48 horas antes)
Proporciona todo lo que los huéspedes necesitan para una llegada sin problemas. Un proceso de llegada impecable establece el tono para toda la estancia.
Elementos esenciales:
- Dirección con indicaciones para llegar
- Instrucciones de estacionamiento
- Código de acceso o ubicación de la llave
- Red WiFi y contraseña
- Contacto de emergencia
- Recordatorio de las normas de la casa
Plantilla:
Asunto: Llegada lista | [Nombre de la propiedad] | [Fecha de llegada]
Hola, [Nombre del huésped]:
¡Todo está listo para tu llegada!
DIRECCIÓN:
[Dirección completa]
[Notas para llegar, si son útiles]
ACCESO:
[Instrucciones de entrada]
[Código de la puerta: XXXX]
ESTACIONAMIENTO:
[Instrucciones]
WIFI:
Red: [nombre]
Contraseña: [password]
Llegada: Después de [Hora]
Salida: Antes de [Hora]
Si tienes alguna pregunta, envía un mensaje de texto o llama al: [Número]
¡Buen viaje!
Día de llegada (mañana)
Un toque ligero para confirmar y ofrecer apoyo.
Plantilla:
Asunto: ¡Te vemos hoy! | [Nombre de la propiedad]
Hola, [Nombre del huésped]:
¡Estamos emocionados por tu llegada hoy! Solo confirmamos que todo esté listo.
Recordatorio rápido:
- Llegada: Después de [Hora]
- Tu código de acceso: [XXXX]
Envíame un mensaje de texto cuando hayas llegado para saber que te has instalado. ¡Avísame si necesitas algo!
Registro de la primera noche (día 1)
Asegúrate de que todo vaya bien.
Plantilla:
Asunto: Espero que te estés instalando
Hola, [Nombre del huésped]:
¡Espero que tu primera noche esté yendo bien! Solo comprobando que todo cumpla con las expectativas.
¿Necesitas algo? ¿Recomendaciones de restaurantes? ¿Ideas para actividades? Estaré encantado de ayudarte.
¡Disfruta de tu estancia!
Contacto a mitad de la estancia (solo estancias más largas)
Para estancias de más de 5 noches, haz un seguimiento a mitad de la estancia.
Plantilla:
Asunto: ¿Cómo va tu estancia?
Hola, [Nombre del huésped]:
Quería saber cómo va todo. ¿Necesitas toallas limpias? ¿Tienes alguna pregunta sobre la zona?
¡Avísame si hay algo en lo que pueda ayudarte!
Recordatorio previo a la salida (día antes de la salida)
Prepara a los huéspedes para una salida sin problemas. Unas instrucciones de salida claras evitan confusiones y protegen tu propiedad.
Plantilla:
Asunto: Recordatorio de salida | [Nombre de la propiedad]
Hola, [Nombre del huésped]:
¡Espero que hayas tenido una estancia maravillosa! Un rápido recordatorio sobre la salida mañana.
SALIDA: Antes de [Hora]
Antes de irte:
- No es necesario quitar las sábanas (déjalas como están)
- Carga los platos en el lavavajillas
- Saca la basura
- ¡Cierra con llave y disfruta de tu partida!
¡Buen viaje de vuelta!
Agradecimiento posterior a la estancia (día después de la salida)
Construye la relación y solicita una reseña.
Plantilla:
Asunto: ¡Gracias por alojarte con nosotros!
Hola, [Nombre del huésped]:
¡Gracias por elegir [Nombre de la propiedad]! Nos encantó tenerte.
Si disfrutaste de tu estancia, agradeceríamos mucho una reseña. Ayuda a otros viajeros a encontrarnos y significa mucho para nuestro equipo.
[Enlace de reseña]
¡Espero volver a darte la bienvenida pronto!
Usar plantillas de solicitud de reseñas te ayuda a recopilar comentarios de forma constante. Si alguna vez recibes comentarios negativos, saber cómo responder a las malas reseñas protege tu reputación.
Lista de verificación: Puntos de contacto del recorrido del huésped
Pre-reserva:
- [ ] Listado preciso y atractivo
- [ ] Disponibilidad actual
- [ ] Precios optimizados
Reserva:
- [ ] Confirmación enviada inmediatamente
- [ ] Formulario previo a la llegada programado
- [ ] Calendario actualizado
- [ ] Limpieza programada
Pre-llegada:
- [ ] Formulario previo a la llegada recopilado
- [ ] Código de acceso generado
- [ ] Instrucciones de llegada enviadas
- [ ] Propiedad preparada
- [ ] Servicios abastecidos
Durante la estancia:
- [ ] Mensaje de registro del día 1 enviado
- [ ] Comprobación a mitad de la estancia (si la estancia es larga)
- [ ] Problemas resueltos rápidamente
- [ ] Recordatorio previo a la salida enviado
Post-estancia:
- [ ] Mensaje de agradecimiento enviado
- [ ] Solicitud de reseña enviada
- [ ] Reseña respondida
- [ ] Huésped añadido a la base de datos
Configuración de la automatización
Los activadores de automatización envían mensajes automáticamente en momentos clave.
Opciones de activador:
- Al reservar
- X días antes de la llegada
- Día de la llegada
- Durante la estancia (día X)
- Día de la salida
- X días después de la salida
Las etiquetas inteligentes personalizan automáticamente:
- Nombre del huésped
- Nombre de la propiedad
- Fechas
- Códigos de acceso
- Horas de llegada y salida
Configura las plantillas una vez, y cada huésped recibe una comunicación coherente y profesional. Los administradores de propiedades profesionales han ahorrado 20 horas por semana en las comunicaciones con los huéspedes utilizando la bandeja de entrada unificada y las funciones de automatización.
Creación de plantillas eficaces para la satisfacción del huésped con Hostfully
Mantén los mensajes concisos
Los huéspedes escanean los mensajes rápidamente. Ve directamente a la información importante. Guarda las instrucciones detalladas para tu guía digital. Consulta ejemplos de guías para ver cómo otros anfitriones organizan la información de la propiedad.
Utiliza una voz coherente
Cada mensaje debe sonar como si viniera de la misma persona. Mantén la calidez sin dejar de ser profesional.
Incluye solo la información esencial
Las instrucciones de llegada necesitan códigos de acceso, direcciones y WiFi. No necesitan el historial completo de tu propiedad ni todas las recomendaciones de restaurantes locales.
Deja claros los elementos de acción
Si necesitas algo del huésped, haz que la solicitud sea obvia. «Por favor, rellena este formulario» funciona mejor que enterrar el enlace en un párrafo.
Apoyo a tu comunicación con información de la propiedad
Unas normas de la casa sólidas a las que se hace referencia en tus mensajes de llegada establecen expectativas claras. Enlaza con información detallada en tu guía para que los huéspedes puedan encontrar respuestas sin enviarte mensajes.
Para las propiedades con consideraciones únicas, proporciona documentación detallada. Las funciones de la guía digital te permiten incluir vídeos explicativos, recomendaciones locales y guías de solución de problemas. Tener una lista de verificación de limpieza sólida garantiza que tu propiedad esté siempre lista cuando lleguen los huéspedes.
Preguntas frecuentes
¿Qué comunicación deben recibir los huéspedes antes de la llegada?
Los huéspedes deben recibir la confirmación de la reserva inmediatamente, un formulario previo a la llegada entre 7 y 14 días antes, e instrucciones detalladas de llegada entre 24 y 48 horas antes de la llegada. Un ligero contacto el día de la llegada confirma la preparación y ofrece apoyo. Cada punto de contacto genera confianza y reduce la ansiedad.
¿Cómo se crea una lista de verificación para huéspedes de alquileres vacacionales?
Mapea cada punto de contacto desde la reserva hasta después de la estancia. Para cada etapa, identifica las acciones necesarias, los mensajes de plantilla y los activadores de automatización. Utiliza tu software de gestión de propiedades para automatizar las comunicaciones rutinarias, manteniendo al mismo tiempo toques personales para situaciones especiales.
¿Cuándo debes enviar las instrucciones de salida a los huéspedes de Airbnb?
Envía recordatorios de salida el día antes de la salida. Incluye la hora de salida, los procedimientos de salida y cualquier solicitud específica. Mantén el mensaje sencillo para que los huéspedes no se sientan abrumados con información al final de su estancia.