Témoignage de réussite
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Hey Comfort est une société de gestion de locations de vacances en forte croissance, au service de voyageurs d’affaires et de loisirs, fondée sur l’automatisation et des systèmes évolutifs.
Localisation : Miami, États-Unis
Nombre d’annonces : 60
Utilise Hostfully depuis : 2022
Fonctionnalités préférées : Déclencheurs automatisés et messagerie, synchronisation des canaux via API complète, intégration de tarification dynamique
Nous sommes passés de plusieurs heures par jour à gérer les opérations à moins d’une heure. Hostfully nous a apporté l’automatisation dont nous avions besoin pour croître sans recruter.
À l’été 2022, Marlin et l’un de ses investisseurs ont transformé un condo en location longue durée en location courte durée de type corporate housing. « Après avoir réalisé à quel point les locations courte durée peuvent être rentables, nous avons décidé de convertir un second bien. Il n’a pas fallu longtemps pour que nous ayons six locations de vacances opérationnelles », explique Marlin.
Les défis administratifs liés à la gestion de ces hébergements sont vite devenus évidents. Comme l’explique Marlin : « Quand nous n’avions qu’un ou deux biens, il était facile de tenir à jour les calendriers sur Airbnb et Vrbo. Mais quand nous sommes passés à six, c’est devenu difficile. » Marlin passait près de 4 heures par jour à communiquer avec les voyageurs, tenir les calendriers à jour et coordonner le ménage.
Marlin avait du mal à trouver le temps de gérer ses calendriers Airbnb et Vrbo, alors elle les a synchronisés avec iCal. Son mentor en location de vacances l'avait avertie qu'iCal était sujet aux doubles réservations, elle savait donc que ce n'était qu'une solution temporaire. Pour se décharger d'une partie du fardeau, elle a embauché un employé pour gérer les communications avec les clients et gérer les réservations.
Malgré ces mesures, Marlin passait encore près de la moitié de ses journées à gérer les réservations. Elle s'est rendu compte que des tâches telles que déterminer qui arrivait et partait, mettre à jour le code PIN sur les serrures de porte, se connecter à différentes plateformes pour discuter avec les clients et modifier les tarifs de nuit étaient d'énormes pertes de temps. « Il devait y avoir une meilleure façon », a-t-elle déclaré.
Après que son mentor lui a recommandé Hostfully, Marlin a terminé son onboarding en moins de 6 heures. Marlin ajoute que « les spécialistes de l’onboarding Hostfully m’ont beaucoup aidée à démarrer. Mais ce que j’ai vraiment apprécié, c’est la façon dont ils ont pris le temps d’expliquer ce que chaque outil pouvait apporter à mon activité. »
Immédiatement, Hostfully a résolu ses problèmes de synchronisation de calendrier. Désormais, les réservations provenant d’Airbnb bloquent automatiquement le calendrier Vrbo, et inversement. Au cours des semaines suivantes, Marlin a également élargi sa distribution pour inclure Booking.com et HomeToGo. Cela a aidé Hey Comfort à combler les périodes de vacance et à attirer différents profils de voyageurs.
Marlin a également découvert la puissance des déclencheurs d’automatisation de Hostfully. « J’ai un déclencheur pour absolument tout ce qui se passe dans l’entreprise », ajoute Marlin. Hey Comfort dispose de déclencheurs qui envoient des notifications ou des messages pour toute nouvelle réservation, des rappels de dépôt de garantie, des instructions d’arrivée avant le check-in et des messages de remerciement après le départ. Le déclencheur le plus important en matière de gain de temps pour Marlin a sans doute été la coordination automatique des tâches de ménage. Pour cela, Marlin a créé un déclencheur qui informe son prestataire de ménage par SMS dès qu’une réservation est effectuée, modifiée ou annulée. Ainsi, Marlin n’a plus à se soucier de la planification du ménage.
Grâce à la synchronisation des calendriers et aux déclencheurs automatisés, Marlin a réduit le temps consacré à la coordination des opérations de Hey Comfort de 4 heures à moins d’1 heure par jour. Cela lui a permis de se concentrer sur l’expansion des annonces de Hey Comfort et sur l’acquisition d’une autre entreprise de gestion de locations de vacances. En 6 mois, Hey Comfort gérait avec succès 50 hébergements.
La situation opérationnelle de Marlin vous semble-t-elle familière ? Parlons-en.
Une fois que Marlin a automatisé ses tâches les plus chronophages, elle a découvert la fonctionnalité de rapports améliorés de Hostfully. Cela lui a permis de créer des colonnes personnalisées qui calculaient automatiquement les frais pour ses rapports mensuels et de propriétaire. Bien que la fonctionnalité soit compliquée, l'équipe du service client de Hostfully a répondu rapidement aux questions de Marlin. Marlin explique que « Les rapports améliorés sont une fonctionnalité très puissante, mais elle peut être intimidante au début. Heureusement, l'équipe du service client de Hostfully a toujours été prompte à répondre à toutes mes questions. »
L'outil Pipeline était également un excellent atout pour Hey Comfort. Marlin l'a utilisé pour surveiller l'activité de son entreprise, son spécialiste de l'expérience client l'a utilisé pour les suivis d'enregistrement, et son équipe de maintenance pouvait mieux planifier les travaux préventifs entre les réservations.
Marlin s'est également inscrite à PriceLabs, un service de logiciel de tarification dynamique qu'elle a intégré à Hostfully. PriceLabs modifie les tarifs de nuit et envoie automatiquement les informations à Hostfully. Hostfully met ensuite à jour les calendriers sur les sites d'annonces et les OTA sur lesquels Hey Comfort fait de la publicité. Cela a augmenté ses revenus de 25 % et a évité à Marlin d'avoir à ajuster les prix manuellement.