Témoignage de réussite
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Armando Escarcega est le cofondateur de Twinity, une société de gestion de locations de vacances à service complet, reconnue pour son approche pratique et axée sur l’hospitalité.
« Nous passions 8 jours sur nos rapports. Maintenant, avec Hostfully, nous avons terminé en 4. De plus, pour les propriétaires, les rapports sont transparents et d’aspect professionnel. »
Avec un portefeuille de locations de vacances en pleine croissance et plus de 5 000 avis cinq étoiles, Armando Escarcega avait besoin d’un meilleur moyen de faire évoluer les rapports aux propriétaires. La croissance rapide signifiait que le processus de fin de mois devenait un frein aux opérations à mesure que le nombre d’unités gérées augmentait.
À l’époque, l’équipe d’Armando utilisait Your Porter, un PMS basique mais dépourvu de fonctionnalités de reporting robustes. « Nous faisions tout manuellement », a-t-il déclaré. « Je tirais les réservations d’Airbnb, ajoutais les revenus et les dépenses dans Excel, et créais un état des profits et pertes pour chaque propriété. » Le processus était fonctionnel, mais chronophage et sujet à l’examen minutieux du propriétaire.
Il ne s’agissait pas seulement des heures de travail. C’était le manque de confiance. « Les propriétaires demandaient : “Pouvez-vous m’envoyer des captures d’écran des réservations ?” parce qu’ils ne croyaient pas les chiffres », se souvient Armando. « Il n’y avait aucune visibilité sur chaque réservation, juste un paiement final. »
Alors qu’Armando envisageait de passer à un autre PMS, la concurrence ne faisait pas le poids. « J’ai examiné Guesty, Hostaway et d’autres, mais aucun n’offrait plus que Hostfully. Ils étaient trop chers ou n’avaient pas ce dont j’avais besoin. Hostfully offrait le meilleur rapport coût-bénéfice, sans aucun doute. »
L’équipe d’Armando utilise désormais les Rapports Avancés de Hostfully pour générer des rapports mensuels détaillés et de qualité professionnelle en quelques minutes, et non plus en plusieurs jours. « Les propriétaires peuvent voir le nom de chaque client, le nombre de nuits passées et le montant payé », a-t-il déclaré. « C’est clair, professionnel, et ils font confiance aux chiffres. »
À la fin du mois, Twinity exporte un rapport de Hostfully avec des détails complets au niveau de la réservation, y compris les revenus, les frais et les informations sur les clients. Mais ils n’utilisent pas seulement le modèle par défaut. « Vous pouvez tout personnaliser », a déclaré Armando. « Chaque colonne est modifiable, de ce qu’il faut afficher, ce qu’il faut masquer, à ce qu’il faut calculer. Cette flexibilité et cette personnalisation sont exactement ce dont nous avions besoin. » De plus, Twinity a créé des colonnes personnalisées avec des formules uniques adaptées à son modèle de paiement, y compris les frais variables et les déductions pour les services publics.
L’équipe recoupe ce rapport avec les comptes de profits et pertes internes. « Si quelque chose ne correspond pas, comme un remboursement ou une annulation, nous n’avons qu’à vérifier ces cas limites. Pour le reste, c’est du plug and play », a expliqué Armando. Cette validation ciblée signifie qu’ils ne perdent plus de temps à examiner les finances de chaque propriété ligne par ligne.
Ce flux de travail allie désormais rapidité et précision. Il permet à l’équipe financière de se concentrer sur les anomalies, et non sur la saisie de données, ce qui permet d’économiser des heures chaque mois tout en augmentant la précision.
L’équipe de support de Hostfully a joué un rôle majeur dans la configuration. « Notre représentant du succès client a dû mettre à jour le rapport 10 fois avec nous », a déclaré Armando. « Il nous a même aidés à créer des colonnes personnalisées pour des frais et des postes spécifiques. »
Les défis d’Armando en matière de préparation des rapports aux propriétaires vous semblent-ils familiers ? Parlons-en.
Les rapports ne font pas que gagner du temps. Ils sauvent les relations avec les propriétaires. « Nous recevions beaucoup de questions de suivi : “Pourquoi ces frais sont-ils là ?” ou “Quel est ce montant ?” », a déclaré Armando. « Maintenant, avec les rapports de Hostfully, ces questions ont disparu. C’est beaucoup plus transparent, et les propriétaires nous font davantage confiance. »