Témoignage de réussite
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Nick Halverson est le fondateur et gestionnaire d'Osa Property Management, une société de gestion de locations de vacances basée au Costa Rica spécialisée dans les villas de jungle et côtières avec des rapports transparents aux propriétaires.
Localisation : Costa Rica
Nombre d'annonces : 63
Utilise Hostfully depuis : 2020
Fonctionnalités préférées : Calendrier centralisé et synchronisation des canaux, tableau de bord pour la visibilité globale et la coordination des services
Une fois que nous sommes passés à Hostfully, les doubles réservations ont complètement cessé. Avec un calendrier fiable, nous avons finalement pu faire évoluer l'entreprise en toute confiance.
Osa Property Management (OPM) opère à Ojochal, au Costa Rica, gérant plus de 15 maisons et villas situées entre la jungle et la côte Pacifique. Le portefeuille va des retraites d'une pièce dans la jungle aux maisons de luxe de cinq chambres avec vue sur l'océan, attirant à la fois les voyageurs internationaux et les locaux cherchant à se déconnecter. Au-delà des opérations, OPM met l'accent sur les rapports transparents aux propriétaires et aide les investisseurs étrangers à naviguer dans l'environnement réglementaire complexe du Costa Rica.
Dès le début, Nick Halverson et son équipe ont compris que la distribution multicanal était essentielle pour maximiser les revenus et réduire les vacances. Vrbo était le canal principal, mais certaines propriétés étaient également répertoriées sur Airbnb et Booking.com. En plus de cela, OPM gérait les réservations directes via son site web, les réservations téléphoniques des locaux et les séjours des propriétaires.
La gestion de tout cet inventaire reposait sur des feuilles de calcul. Chaque nouvelle réservation nécessitait des mises à jour manuelles, et si une propriété apparaissait sur plus d'un canal, quelqu'un devait se connecter et bloquer les dates partout ailleurs. « Les feuilles de calcul fonctionnaient la plupart du temps », a déclaré Nick, « mais elles étaient un désordre et un énorme drain de temps. »
Le système était fragile. Une mise à jour manquée pouvait entraîner une double réservation, et bien qu'OPM résolve souvent ces situations en relocalisant les clients, le risque augmentait à mesure que le portefeuille grandissait. Les mêmes feuilles de calcul étaient également utilisées pour coordonner le nettoyage, la maintenance et l'aménagement paysager. Dans un environnement de jungle rurale, les visites de service manquées se traduisaient rapidement par de mauvaises expériences client. « Quand les opérations dépendent du fait que tout le monde se souvienne de vérifier une feuille de calcul, les choses finissent par se briser », a déclaré Nick.
Le point de rupture est arrivé la veille de Noël. Une famille est arrivée en fin d'après-midi pour découvrir que leur location avait fait l'objet d'une double réservation, et toutes les autres propriétés OPM étaient complètes. « C'est à ce moment-là que notre chance a tourné », a déclaré Nick. « Il n'y avait aucun moyen de réparer cela, et l'embarras était brutal. Je savais que nous ne pouvions pas continuer à fonctionner de cette façon. »
Nick a fait du passage à un logiciel de gestion immobilière (PMS) une priorité et a choisi Hostfully. En une semaine, OPM a migré l'ensemble de son portefeuille dans le PMS Hostfully. À partir de ce moment, les réservations d'Airbnb, Vrbo, Booking.com et les réservations directes ont convergé vers un calendrier central unique.
« Une fois que tout a été synchronisé en un seul endroit, les doubles réservations ont tout simplement cessé de se produire », a déclaré Nick.
Avec Hostfully gérant automatiquement la disponibilité, OPM a finalement pu répertorier l'ensemble de son portefeuille sur tous les principaux canaux. Auparavant, seul un sous-ensemble de propriétés apparaissait sur Airbnb et Booking.com car la charge de travail manuelle était trop risquée. Désormais, chaque propriété pouvait être distribuée en toute confiance sans crainte de conflits.
Le changement a également amélioré la coordination interne. Les équipes de nettoyage, d'aménagement paysager et de maintenance pouvaient s'appuyer sur des données précises d'arrivée et de départ provenant d'un seul système. Les opérations sont devenues plus prévisibles que réactives, même avec la croissance de l'équipe.
L'histoire de double réservation de Nick vous semble familière ? Discutons-en.
L'expansion de la distribution a entraîné des gains immédiats. Airbnb est devenu une nouvelle source constante de réservations, complétant Vrbo et Booking.com plutôt que de les cannibaliser. Les créneaux en milieu de semaine et les vacances courtes sont devenus plus faciles à combler, et OPM a réduit sa dépendance à un seul canal.
« La distribution multicanal ne fonctionne que si elle est automatisée », a déclaré Nick. « Hostfully nous a donné cette automatisation, et l'entreprise est plus forte grâce à cela. »
Avec une synchronisation fiable des canaux et un calendrier central, OPM a ajouté de la résilience à ses opérations et s'est positionnée pour passer à 63 propriétés avec l'objectif d'atteindre 100+.