Votre entreprise est en pleine croissance. Vous commencez à voir des notifications de réservation avec des drapeaux que vous ne reconnaissez pas, provenant de clients de pays que vous n’avez jamais rêvé de visiter. C’est passionnant. Cela signifie que votre marketing fonctionne et que vos propriétés ont un attrait mondial. Mais avec cette excitation vient une vague d’anxiété. Comment allez-vous gérer le paiement ? Quelles sont les lois locales pour un client venant de France ? Que se passe-t-il lorsque vous recevez un message à 3 heures du matin concernant le code Wi-Fi ?
Ces défis liés aux réservations de locations de vacances sont réels, mais ils peuvent être résolus. Le secret pour développer votre portefeuille à l’échelle mondiale n’est pas d’embaucher plus de personnes pour travailler 24 heures sur 24. Le secret est de construire un système intelligent et automatisé qui gère les complexités des réservations internationales de locations de vacances pour vous. Notre guide vous fournit les solutions dont vous avez besoin pour accueillir le monde dans vos propriétés en toute confiance.
Quels sont les plus grands défis lors de la gestion des réservations internationales de locations de vacances ?
Avant de trouver des solutions pour les réservations internationales, vous devez d’abord comprendre les obstacles. Les principaux défis de la gestion transfrontalière de locations de vacances se répartissent en quatre domaines clés. Les reconnaître est la première étape pour les surmonter et créer une expérience transparente pour vos clients et votre équipe.
- Conversion de devises et paiements : Un client au Japon souhaite payer en yens, mais vous devez recevoir des dollars américains. Les transactions échouées, les frais de conversion élevés et les relevés bancaires déroutants sont des maux de tête courants. Ces frictions peuvent entraîner des abandons de réservation et des pertes de revenus.
- Réglementations locales variables : Êtes-vous au courant des lois sur la déclaration des passeports en Espagne ? Connaissez-vous vos obligations en vertu du RGPD lors du traitement des données d’un client européen ? Naviguer dans le réseau de lois locales, nationales et internationales pour vos réservations internationales de locations de vacances est un risque de conformité important.
- Communication et fuseaux horaires : La plus grande crainte de nombreux gestionnaires est le message de 3 heures du matin. Surmonter les barrières linguistiques dans les locations de vacances et fournir une assistance rapide sur un décalage horaire de 12 heures semble impossible sans un personnel disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
- Attentes culturelles : Un client européen peut avoir des attentes différentes en matière de commodités ou de styles de communication par rapport à un voyageur national. Ne pas répondre à ces attentes tacites peut entraîner des malentendus et des commentaires négatifs.
Comment puis-je rationaliser les systèmes de paiement des réservations internationales ?
L’argent est souvent le premier et le plus grand obstacle dans la gestion transfrontalière de locations de vacances. Votre système de paiement doit être robuste, sécurisé et flexible. L’objectif est de faire en sorte qu’il soit aussi facile pour un client à Londres de payer que pour un client de l’État voisin.
La clé est d’utiliser un processeur de paiement de classe mondiale spécialisé dans les transactions internationales. C’est pourquoi Hostfully a une intégration profonde et privilégiée avec Stripe. Un système comme celui-ci résout de nombreux problèmes liés aux réservations internationales de locations de vacances :
- Paiements de locations de vacances en plusieurs devises : Une plateforme intégrée à Stripe peut afficher les prix aux clients dans leur devise locale, mais vous assurer de recevoir le paiement dans la vôtre. Cette transparence réduit la confusion des clients et renforce la confiance.
- Transactions sécurisées et fiables : Les processeurs de premier plan offrent une détection avancée de la fraude et une conformité aux normes de sécurité mondiales telles que PCI. Cela réduit considérablement le taux d’échec des paiements et des rétrofacturations, un problème courant avec les réservations internationales de locations de vacances . Pour notre client, Sanctuary Farms, la mise en œuvre d’un traitement des paiements fiable a été essentielle pour capturer une augmentation de revenus de 928 % en ouvrant ses portes à un marché mondial.
Votre PMS devrait faciliter cela. Au sein de Hostfully, la connexion de votre compte Stripe vous permet d’accepter en toute sécurité les paiements par carte de crédit de pratiquement partout dans le monde, directement via votre site de réservation directe, ou pour les paiements non traités par une OTA.
Comment puis-je naviguer dans les réglementations internationales en matière de locations de vacances ?
Existe-t-il des exigences légales spécifiques aux réservations internationales de locations de vacances ? Absolument. Bien que vous deviez toujours consulter un professionnel juridique local, une pile technologique puissante peut vous aider à gérer automatiquement de nombreuses tâches de conformité.
Restez conforme aux lois locales sur les locations de courte durée : Les réservations internationales déclenchent souvent des exigences légales supplémentaires. Commencez par rechercher les réglementations spécifiques à la fois dans l’emplacement de votre propriété et dans le pays d’origine de votre client. Les domaines de conformité courants comprennent l’enregistrement de l’entreprise, la collecte et le versement des taxes, les limites de séjour maximales et les exigences de déclaration des clients.
Un système de gestion immobilière moderne devrait vous aider à gérer une grande partie de cela automatiquement. Par exemple, de nombreuses juridictions européennes exigent que les hôtes collectent et soumettent les données de passeport des clients aux autorités locales. Votre PMS peut rationaliser cela grâce à des intégrations avec des outils comme Charge Automation, qui scanne en toute sécurité les passeports et transmet les données directement aux systèmes gouvernementaux lors de l’enregistrement. Cela supprime le risque de sécurité et les tracas de la collecte manuelle.
Pour la conformité fiscale transfrontalière, des partenaires comptables spécialisés comme Clearing, Ximplifi et VRPlatform comprennent les complexités de la comptabilité internationale des locations de vacances, y compris la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et les obligations de taxe sur les produits et services (TPS).
- Conformité fiscale : Les réservations internationales peuvent avoir des implications fiscales complexes, y compris la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ou la taxe sur les produits et services (TPS). Votre système comptable doit être en mesure de gérer ces exigences. Hostfully s’intègre à des partenaires comptables fiduciaires spécialisés comme Clearing, Ximplifi, et VRPlatform, qui sont des experts dans les complexités de la comptabilité des locations de courte durée.
- Confidentialité des données (RGPD) : Si vous faites du marketing auprès de clients de l’Union européenne ou si vous les hébergez, vous devez vous conformer au Règlement général sur la protection des données (RGPD). Cela régit la façon dont vous collectez, stockez et utilisez les données personnelles. L’utilisation d’un PMS professionnel doté de politiques de confidentialité claires et d’une gestion sécurisée des données est votre première ligne de défense.
Comment les hôtes de locations de vacances peuvent-ils surmonter les barrières linguistiques avec les clients internationaux ?
Une communication efficace avec les clients de locations de vacances à l’international est une question de clarté et de rapidité, quelle que soit la langue. Vous n’avez pas besoin de maîtriser cinq langues pour réussir ; vous avez besoin d’outils intelligents qui traduisent pour vous.
- Messagerie automatisée dans n’importe quel fuseau horaire : La question de 3 heures du matin sur le mot de passe Wi-Fi est mieux répondue par une machine. Hostfully InboxAI est conçu pour ce problème précis. Il peut répondre instantanément aux questions courantes en extrayant des informations de vos données de propriété et de vos guides. Un client australien peut obtenir une réponse à midi (votre milieu de la nuit) sans que vous vous réveilliez.
- Le langage universel d’un guide numérique : Un guide numérique complet est le meilleur outil pour surmonter les barrières linguistiques dans les locations de vacances . Au lieu de longs paragraphes de texte, utilisez des icônes claires, des photos et de courtes vidéos pour expliquer tout, du fonctionnement de la cafetière à l’endroit où jeter les ordures. Vous pouvez créer un guide avec Hostfully et inclure des sections avec des visuels simples et universellement compris. Un client peut voir une photo du routeur Wi-Fi avec le mot de passe clairement affiché, aucune traduction nécessaire. Cette stratégie simple peut considérablement réduire les questions des clients et améliorer l’expérience de vos réservations internationales de locations de vacances . Calculez les économies de temps potentielles avec notre calculateur de ROI du guide.
- Une boîte de réception unifiée : Lorsque vous avez besoin d’avoir une conversation manuelle, une boîte de réception unifiée est essentielle. Elle extrait tous les messages d’Airbnb, Vrbo, Booking.com et de vos canaux directs dans un seul fil de discussion. Vous pouvez utiliser des outils de traduction en ligne pour copier et coller des messages, en conservant tout l’historique des conversations au même endroit pour une référence facile.
Quelles solutions technologiques sont essentielles pour la gestion des réservations internationales ?
La bonne pile technologique est la seule façon de développer de manière rentable vos réservations internationales de locations de vacances . Une plateforme centrale de gestion immobilière est le cerveau de votre opération, reliant tous les outils essentiels.
- Gestion globale des canaux : Pour obtenir des réservations internationales de locations de vacances , vous devez être répertorié sur les canaux internationaux. Hostfully fournit des connexions directes de niveau élite aux cinq grands : Airbnb, Vrbo, Booking.com, Google et Marriott Homes & Villas. Pour une portée encore plus large, nos intégrations avec des gestionnaires de canaux comme NextPax et Rentals United peuvent mettre vos propriétés sur plus de 100 autres sites de niche et régionaux à travers le monde.
- Systèmes de communication unifiés : Comme mentionné, une boîte de réception unifiée et des outils de messagerie automatisée comme Hostfully InboxAI sont non négociables pour la gestion des locations de vacances à l’étranger.
- Automatisation à distance de la propriété : Comment gérez-vous un enregistrement à des milliers de kilomètres ? Vous l’automatisez. Hostfully Devices est notre outil natif de gestion de la maison intelligente qui s’intègre aux serrures intelligentes. Vous pouvez générer automatiquement un code de porte unique pour chaque réservation et l’envoyer au client avant son arrivée. Plus besoin de coordonner les remises de clés. Cette automatisation a permis à notre client, Wydaho Property Management, de gagner énormément de temps, ce qui a entraîné davantage de notes 5 étoiles.
Aperçus d’experts : Maximiser le succès des réservations internationales
Passer de la gestion réactive des réservations internationales de locations de vacances à la recherche proactive de celles-ci nécessite un changement de stratégie.
- Expansion axée sur les données : Utilisez des outils comme Key Data ou Insights de Wheelhouse (qui est gratuit pour les clients Hostfully) pour analyser d’où vient la demande internationale. Recevez-vous beaucoup de voyageurs du Royaume-Uni en été ? Vous pouvez utiliser ces données pour créer des campagnes de marketing ciblées sur les médias sociaux ou des promotions pour ce marché.
- Évitez les erreurs courantes : L’erreur la plus courante est un manque de systématisation. Les gestionnaires essaient de gérer les réservations internationales de locations de vacances avec des feuilles de calcul et des messages manuels. Cela conduit à l’épuisement professionnel et aux erreurs. La deuxième erreur est de ne pas localiser l’expérience. Un guide numérique avec des recommandations qui plaisent à un public international (par exemple, en notant les restaurants qui ont des menus en anglais) montre un niveau de soin supplémentaire.
- Concentrez-vous sur les systèmes évolutifs : Comme notre client Guesthoo l’a démontré en augmentant de 12 fois sans nouvelles embauches, l’objectif est de faire évoluer vos systèmes, pas votre masse salariale. Chaque tâche manuelle que vous effectuez est un goulot d’étranglement. En automatisant les paiements, la communication et le contrôle d’accès, vous créez un modèle commercial pour la gestion transfrontalière de locations de vacances qui peut croître efficacement.
Accueillez le monde en toute confiance
Attirer et gérer les locations de vacances à l’étranger est une excellente occasion d’augmenter les revenus et de bâtir une entreprise plus résiliente et diversifiée. Les défis des paiements, des réglementations et de la communication sont importants, mais ils peuvent tous être résolus avec la bonne stratégie et la bonne technologie. Une plateforme centrale comme Hostfully vous offre le système automatisé et évolutif dont vous avez besoin pour transformer la complexité internationale en un avantage concurrentiel.
Prêt à voir comment Hostfully peut rationaliser vos réservations internationales de locations de vacances ? Prenez RDV pour une démo et laissez notre équipe vous montrer comment.
Curieux de connaître la santé opérationnelle de votre entreprise ? Répondez à notre questionnaire gratuit de bilan de santé VRMC pour identifier les points à améliorer.
Foire aux questions
Comment puis-je commercialiser mes propriétés spécifiquement auprès des clients internationaux ?
Utilisez un gestionnaire de canaux comme NextPax ou Rentals United pour vous inscrire sur les OTA spécifiques à chaque pays. Vous pouvez également utiliser les médias sociaux pour cibler les utilisateurs de pays spécifiques avec des photos et des descriptions qui mettent en évidence les caractéristiques qui les intéressent, telles que la proximité des principaux sites touristiques.
Quelle est la meilleure façon de gérer les dépôts de garantie pour les voyageurs internationaux ?
Utilisez un processeur de paiement comme Stripe via votre PMS pour placer une retenue préautorisée sur la carte de crédit du client. Cela évite la complexité des virements bancaires internationaux pour la collecte et le remboursement du dépôt.
Dois-je utiliser une tarification dynamique pour différents marchés internationaux ?
Oui. Les outils de tarification dynamique avancés comme PriceLabs et Wheelhouse peuvent analyser les données de la demande provenant de différents marchés mondiaux. Cela vous permet d’ajuster vos prix pour être plus compétitif pour les voyageurs de régions spécifiques qui peuvent réserver pendant leurs vacances locales.
Comment dois-je gérer les avis des clients rédigés dans d’autres langues ?
La plupart des principaux canaux de réservation ont une fonction de traduction intégrée pour les avis. Lors de la réponse, il est de bonne pratique de rédiger votre réponse en anglais, puis d’utiliser un outil en ligne fiable pour la traduire dans la langue du client, en publiant les deux versions si possible.
Quel type d’assurance ai-je besoin pour les réservations internationales de locations de vacances ?
En plus de l’assurance standard des biens et de la responsabilité civile, envisagez une assurance de vérification des clients et de protection contre les dommages. Des partenaires comme Safely ou Autohost peuvent fournir une vérification des clients et une couverture pour les dommages, ce qui est particulièrement précieux lorsque la poursuite des réclamations transfrontalières peut être difficile