La clé pour développer votre entreprise sans vous épuiser n’est pas seulement de travailler plus dur ; vous devez travailler plus intelligemment. Quelques stratégies de gestion du temps concrètes pour les hôtes vous aideront à récupérer votre temps et à réduire le stress lié à l’hébergement de locations de vacances.
Pourquoi la gestion des propriétés semble-t-elle si accablante ?
Avez-vous déjà terminé une journée en vous sentant complètement épuisé, même sans avoir effectué de travail physique ? Ce sentiment est probablement dû à la charge cognitive et à la fatigue décisionnelle. Votre cerveau est comme un ordinateur avec une puissance de traitement limitée. Chaque tâche mineure, qu’il s’agisse de répondre à une question sur le mot de passe WiFi, d’ajuster les tarifs de nuitée ou de coordonner un nettoyage de dernière minute, utilise une partie de cette puissance.
Lorsque vous passez constamment d’une application, d’un calendrier et d’un fil de discussion à l’autre, votre cerveau travaille sans relâche juste pour tout suivre. Un changement de contexte constant est mentalement épuisant. Ce processus épuise les neurotransmetteurs, comme la dopamine, dont vous avez besoin pour la concentration, la motivation et la résolution de problèmes complexes. C’est là que réside la racine du stress lié à l’hébergement de locations de vacances.
L’objectif d’une gestion du temps efficace pour les locations de courte durée est de décharger les décisions répétitives et à faible impact sur des systèmes automatisés. L’automatisation des tâches vous permet de libérer votre énergie mentale pour ce qui compte vraiment : offrir des expériences client exceptionnelles, trouver de nouvelles propriétés et développer votre entreprise. L’automatisation n’est pas seulement un gain de temps ; un système bien mis en œuvre est un gain de cerveau.
Comment puis-je arrêter de répondre aux mêmes questions des clients à plusieurs reprises ?
L’un des principaux facteurs contribuant à la gestion du stress des hôtes Airbnb est le flux incessant de messages des clients. Les clients posent les mêmes questions encore et encore : « Quel est le code pour entrer ? » « Où devons-nous nous garer ? » « Quel est le mot de passe WiFi ? » Répondre manuellement à ces questions est un énorme gaspillage de temps et vous maintient attaché à votre téléphone.
La solution consiste à automatiser votre communication avec les clients. Avec un Software de Gestion Locative (PMS) puissant, vous pouvez configurer des déclencheurs et des modèles pour gérer la plupart des messages de routine à votre place. Par exemple, vous pouvez envoyer automatiquement :
- Un message de confirmation de réservation avec une note de remerciement.
- Un message de pré-arrivée avec les instructions d’enregistrement, les indications et un lien vers votre guide numérique.
- Un enregistrement en milieu de séjour pour s’assurer que tout se passe bien.
- Un rappel de départ avec des instructions et une demande d’avis.
Hostfully va encore plus loin dans l’automatisation avec Hostfully InboxAI. Un simple chatbot ne suffira pas. Notre système utilise les données de votre PMS et de vos Hostfully Digital Guidebooks pour élaborer des réponses précises et contextuelles. Si un client pose une question sur le stationnement, InboxAI peut extraire des détails spécifiques du guide de cette propriété et formuler une réponse parfaite. Il vous suffit de vérifier et de cliquer sur « Envoyer ». Une approche semi-automatisée vous donne un contrôle total tout en éliminant le travail manuel. Comme l’a constaté notre client Hostwell, la mise en œuvre de la messagerie automatisée peut faire gagner jusqu’à 20 heures par semaine. Un changement comme celui-là change la donne pour la productivité des hôtes de locations de vacances.
Quelle est la meilleure façon de gérer les nettoyages et les rotations ?
La coordination des nettoyages et de l’entretien entre les séjours des clients est un défi logistique complexe et une source courante de stress lié à l’hébergement de locations de vacances. Les nettoyages manqués, les conflits d’horaire et le contrôle de la qualité peuvent rapidement devenir un cauchemar, surtout lorsque vous ajoutez plus de propriétés.
Les conseils d’organisation efficaces pour les locations de vacances commencent par la centralisation de votre gestion des rotations. Au lieu d’envoyer des SMS ou d’appeler des nettoyeurs individuels, vous pouvez utiliser une plateforme qui s’intègre directement à votre PMS. Les partenaires d’intégration de Hostfully pour le nettoyage et la rotation sont conçus pour l’automatisation des tâches d’hôte.
- Turno : Partenaire proche de Hostfully, Turno gère la coordination des nettoyeurs et la gestion des tâches. Le logiciel planifie automatiquement les nettoyages en fonction de votre calendrier de réservation et dispose même d’un marché pour trouver des nettoyeurs locaux agréés. Les utilisateurs de Hostfully bénéficient de l’outil gratuitement, ce qui fait de Turno un moyen fantastique d’améliorer la productivité des hôtes de locations de vacances.
- Breezeway : Leader du marché pour les gestionnaires immobiliers de taille moyenne à grande, Breezeway automatise les tâches de nettoyage et d’entretien, fournit des listes de contrôle détaillées et peut même informer les clients lorsque la propriété est prête pour l’enregistrement.
- Properly : Un produit sympa avec des listes de contrôle visuelles pour vous aider à confirmer que les tâches ont été effectuées correctement. Un outil comme celui-ci est parfait pour maintenir des normes élevées dans l’ensemble de votre portefeuille.
L’intégration de ces outils à votre PMS Hostfully crée un flux de travail transparent. Un client quitte les lieux, et votre équipe de nettoyage est automatiquement informée de l’horaire et de toutes les tâches spécifiques. Un niveau élevé d’automatisation des tâches d’hôte est exactement la façon dont notre client Vanwaw Corporate Rentals a économisé 800 $ par mois et éliminé les nettoyages manqués. Vous pouvez en savoir plus sur ce que nos clients ont à dire dans nos témoignages.
Comment automatiser les enregistrements et améliorer la sécurité des propriétés ?
Le processus d’enregistrement donne le ton pour l’ensemble du séjour d’un client. Tâtonner avec des boîtes à clés, coordonner les remises de clés ou traiter les appels d’arrivée tard dans la nuit crée du stress pour vous et vos clients. Les méthodes obsolètes ne sont pas évolutives. La technologie de la maison intelligente offre l’un des meilleurs conseils de gain de temps.
L’automatisation de l’accès à la propriété avec des serrures intelligentes offre une expérience d’enregistrement transparente et sécurisée.
- Hostfully Devices : Dans le cadre de notre plateforme de gestion immobilière tout-en-un, Hostfully Devices est notre outil natif de gestion de la maison intelligente. Notre plateforme s’intègre directement aux principales serrures intelligentes pour générer automatiquement un code d’accès unique pour chaque réservation. Le code n’est actif que pendant la durée du séjour du client, ce qui améliore la sécurité. Vous pouvez envoyer automatiquement ce code aux clients via nos déclencheurs de messagerie, ce qui fait de la coordination manuelle une chose du passé.
- Surveillance du bruit : Pour les propriétés situées dans des zones soumises à des réglementations strictes en matière de bruit, les appareils de partenaires comme Noiseaware et Minut sont essentiels. Des capteurs respectueux de la vie privée surveillent les niveaux de décibels et vous alertent si le volume dépasse un certain seuil. Une alerte vous permet de traiter les fêtes potentielles avant qu’elles ne dégénèrent. Une approche proactive de la sécurité des locations de vacances protège votre propriété et votre relation avec les voisins.
L’automatisation de l’accès et de la sécurité fait plus que simplement améliorer la gestion du temps pour les locations de courte durée ; l’automatisation procure une tranquillité d’esprit et améliore l’expérience client, ce qui conduit souvent à de meilleures critiques.
Où puis-je mettre toutes les informations sur la propriété pour réduire les questions des clients ?
Une partie importante des questions des clients peuvent être répondues avant même qu’un client ne les pose. Un guide numérique complet est l’un des conseils d’organisation pour les locations de vacances les plus efficaces pour centraliser les informations sur la propriété. Au lieu d’un classeur poussiéreux, vous pouvez envoyer aux clients un lien magnifique et adapté aux mobiles avec tout ce qu’ils doivent savoir.
Avec Hostfully Digital Guidebooks, vous pouvez inclure :
- Informations sur l’arrivée : Détails du stationnement, codes de porte et instructions d’enregistrement étape par étape avec photos.
- Informations sur la propriété : Mots de passe WiFi, instructions pour les appareils et règles de tri des déchets/recyclage.
- Recommandations locales : Vos restaurants, cafés et attractions préférés, avec cartes et coordonnées.
Un guide réduit non seulement les questions répétitives, mais vous positionne également comme un hôte local compétent. Comme mentionné précédemment, notre InboxAI peut extraire des informations directement de vos guides pour répondre automatiquement aux questions des clients. De plus, vous pouvez utiliser les guides pour générer des revenus supplémentaires grâce à des ventes incitatives, comme offrir un enregistrement anticipé, un départ tardif ou mettre les clients en contact avec des voyagistes locaux. Vous pouvez même calculer votre retour potentiel avec notre calculateur de ROI des guides ou le calculateur de ROI des réservations directes.
Du sentiment d’être dépassé au contrôle total
Le stress lié à l’hébergement de locations de vacances est presque toujours un symptôme de processus défectueux ou manuels. L’adoption de l’automatisation et l’utilisation d’une plateforme centrale comme Hostfully vous aident à construire des systèmes résilients qui gèrent le travail répétitif à votre place. Un nouveau système vous permet de passer d’un état réactif de lutte contre les incendies à un état proactif de gestion et de développement de votre entreprise. Vous pouvez développer votre portefeuille sans augmenter votre niveau de stress, ce qui vous libère du temps et de l’énergie mentale pour vous concentrer sur ce que vous faites le mieux.
Prêt à automatiser le stress et à améliorer votre gestion du temps pour les hôtes ? Prenez RDV pour une démo pour voir exactement comment Hostfully peut rationaliser vos opérations.
Curieux de connaître la santé opérationnelle de votre entreprise ? Répondez à notre questionnaire gratuit de contrôle de la santé VRMC pour identifier les points à améliorer.
Foire aux questions
Quelle est la toute première étape que je devrais entreprendre pour réduire mon stress lié à l’hébergement ?
Commencez par un simple audit de temps. Pendant une semaine, notez chaque tâche que vous effectuez et le temps que chacune prend. Vous verrez rapidement où va votre temps et identifierez les tâches les plus répétitives et à faible valeur ajoutée qui sont des candidats parfaits pour l’automatisation.
L’utilisation d’un Software de Gestion Locative coûtera-t-elle trop cher pour ma petite entreprise ?
Un PMS est un investissement dans l’efficacité. Le temps que vous gagnez sur les tâches administratives, la réduction des erreurs comme les doubles réservations et la capacité de gérer plus de propriétés sans embaucher plus de personnel offrent souvent un rendement qui dépasse de loin le coût.
L’automatisation des messages aux clients rendra-t-elle mon hospitalité impersonnelle ?
Bien au contraire. L’automatisation des messages de routine (comme les informations d’enregistrement) libère votre énergie mentale pour offrir une hospitalité authentique et de qualité quand cela compte le plus. Vous avez plus de temps pour des recommandations personnalisées ou pour résoudre rapidement un problème unique d’un client.
Quelle part de mon entreprise puis-je raisonnablement automatiser ?
Vous pouvez automatiser presque toutes vos tâches opérationnelles répétitives. La messagerie des clients, la planification des nettoyeurs, la génération de codes de verrouillage intelligents, le traitement des paiements et même certaines fonctions comptables peuvent être automatisés avec la bonne plateforme et les bonnes intégrations.
Combien de temps faut-il pour configurer toute cette automatisation ?
Il est plus rapide de démarrer que vous ne le pensez. Hostfully offre un soutien dédié à l’intégration pour vous aider à connecter vos comptes, à configurer vos propriétés et à créer vos premiers modèles d’automatisation. Notre équipe est avec vous jusqu’à ce que tout fonctionne correctement.