Uma comunicação consistente ao longo da jornada do hóspede cria experiências positivas e previsíveis. Os modelos garantem que nada é esquecido, mantendo a voz da sua marca em cada ponto de contacto.
O cronograma de comunicação com o hóspede para uma elevada satisfação
Confirmação da reserva (imediata)
Confirme a reserva e defina as expectativas.
Modelo:
Assunto: Reserva Confirmada | [Nome da Propriedade] | [Datas]
Olá, [Nome do Hóspede],
Obrigado por reservar [Nome da Propriedade] de [Data de Check-in] a [Data de Check-out].
O que se segue:
- Irá receber um formulário de pré-check-in [X dias] antes da sua estadia
- As instruções de check-in chegam [X horas] antes da chegada
- Questões a qualquer momento: [Método de contacto]
Estamos ansiosos por recebê-lo!
[O Seu Nome]
Formulário de pré-check-in (7-14 dias antes)
Recolha informações essenciais para o planeamento.
Informações a recolher:
- Hora prevista de chegada
- Número de hóspedes
- Ocasiões especiais (aniversário de casamento, aniversário natalício)
- Restrições alimentares ou alergias
- Informações sobre o veículo (se relevante)
- Finalidade da visita (ajuda a personalizar)
Modelo:
Assunto: Detalhes Rápidos para a Sua Próxima Estadia | [Nome da Propriedade]
Olá, [Nome do Hóspede],
A sua estadia está a aproximar-se! Por favor, reserve 2 minutos para partilhar alguns detalhes para que possamos preparar a sua chegada.
[Link para o Formulário de Pré-Check-in]
Isto ajuda-nos a:
- Ter o seu código de acesso pronto
- Preparar quaisquer toques especiais
- Garantir que tudo está perfeito
Até breve!
Uma plataforma de gestão de propriedades com formulários de pré-check-in recolhe estas informações automaticamente e armazena-as com a reserva.
Instruções de check-in (24-48 horas antes)
Forneça tudo o que os hóspedes precisam para uma chegada tranquila. Um processo de check-in perfeito define o tom para toda a estadia.
Elementos essenciais:
- Morada com indicações de como chegar
- Instruções de estacionamento
- Código de acesso ou localização da chave
- Rede WiFi e palavra-passe
- Contacto de emergência
- Lembrete das regras da casa
Modelo:
Assunto: Check-In Pronto | [Nome da Propriedade] | [Data de Chegada]
Olá, [Nome do Hóspede],
Está tudo pronto para a sua chegada!
MORADA:
[Morada completa]
[Notas de condução, se útil]
ACESSO:
[Instruções de entrada]
[Código da porta: XXXX]
ESTACIONAMENTO:
[Instruções]
WIFI:
Rede: [nome]
Palavra-passe: [password]
Check-in: Depois das [Horas]
Check-out: Antes das [Horas]
Qualquer questão, envie uma mensagem ou ligue: [Número]
Boas viagens!
Dia da chegada (manhã)
Toque leve para confirmar e oferecer apoio.
Modelo:
Assunto: Vejo-o Hoje! | [Nome da Propriedade]
Olá, [Nome do Hóspede],
Entusiasmados com a sua chegada hoje! Apenas a confirmar que está tudo pronto.
Lembrete rápido:
- Check-in: Depois das [Horas]
- O seu código de acesso: [XXXX]
Envie-me uma mensagem quando chegar para eu saber que está instalado. Informe-me se precisar de alguma coisa!
Check-in da primeira noite (dia 1)
Certifique-se de que tudo está a correr bem.
Modelo:
Assunto: Espero que se Esteja a Instalar
Olá, [Nome do Hóspede],
Espero que a sua primeira noite esteja a correr bem! Apenas a verificar se tudo corresponde às expectativas.
Precisa de alguma coisa? Recomendações de restaurantes? Ideias de atividades? Feliz por ajudar.
Desfrute da sua estadia!
Toque a meio da estadia (apenas estadias mais longas)
Para estadias de 5 ou mais noites, faça o check-in a meio.
Modelo:
Assunto: Como Está a Correr a Sua Estadia?
Olá, [Nome do Hóspede],
Queria fazer o check-in e ver como está tudo a correr. Precisa de toalhas limpas? Tem alguma questão sobre a área?
Informe-me se houver algo em que possa ajudar!
Lembrete de pré-check-out (dia anterior à partida)
Prepare os hóspedes para uma partida tranquila. Instruções de check-out claras evitam confusões e protegem a sua propriedade.
Modelo:
Assunto: Lembrete de Check-out | [Nome da Propriedade]
Olá, [Nome do Hóspede],
Espero que tenha tido uma estadia maravilhosa! Lembrete rápido sobre o check-out amanhã.
CHECK-OUT: Antes das [Horas]
Antes de partir:
- Não precisa de desforrar as camas (deixe como está)
- Coloque a loiça na máquina de lavar
- Retire o lixo
- Feche tudo e desfrute da sua partida!
Boas viagens para casa!
Agradecimento pós-estadia (dia seguinte ao check-out)
Construa a relação e solicite uma avaliação.
Modelo:
Assunto: Obrigado por Ficar Connosco!
Olá, [Nome do Hóspede],
Obrigado por escolher [Nome da Propriedade]! Adorámos recebê-lo.
Se gostou da sua estadia, agradeceríamos muito uma avaliação. Ajuda outros viajantes a encontrar-nos e significa muito para a nossa equipa.
[Link de Avaliação]
Esperamos recebê-lo novamente em breve!
A utilização de modelos de pedido de avaliação ajuda-o a recolher feedback de forma consistente. Se alguma vez receber feedback negativo, saber como responder a avaliações negativas protege a sua reputação.
Lista de verificação: Pontos de contacto da jornada do hóspede
Pré-reserva:
- [ ] Listagem precisa e apelativa
- [ ] Disponibilidade atual
- [ ] Preços otimizados
Reserva:
- [ ] Confirmação enviada imediatamente
- [ ] Formulário de pré-check-in agendado
- [ ] Calendário atualizado
- [ ] Limpeza agendada
Pré-check-in:
- [ ] Formulário de pré-check-in recolhido
- [ ] Código de acesso gerado
- [ ] Instruções de check-in enviadas
- [ ] Propriedade preparada
- [ ] Comodidades abastecidas
Durante a estadia:
- [ ] Mensagem de check-in do dia 1 enviada
- [ ] Check-in a meio da estadia (se estadia longa)
- [ ] Problemas resolvidos prontamente
- [ ] Lembrete de pré-check-out enviado
Pós-estadia:
- [ ] Mensagem de agradecimento enviada
- [ ] Pedido de avaliação enviado
- [ ] Avaliação respondida
- [ ] Hóspede adicionado à base de dados
Configuração de automatização
Os acionadores de automatização enviam mensagens automaticamente em momentos-chave.
Opções de acionador:
- Na reserva
- X dias antes do check-in
- Dia do check-in
- Durante a estadia (dia X)
- Dia do check-out
- X dias após o check-out
As etiquetas inteligentes personalizam automaticamente:
- Nome do hóspede
- Nome da propriedade
- Datas
- Códigos de acesso
- Horários de check-in e check-out
Defina os modelos uma vez e cada hóspede recebe uma comunicação consistente e profissional. Os gestores de propriedades profissionais pouparam 20 horas por semana em comunicações com os hóspedes, utilizando a caixa de entrada unificada e as funcionalidades de automatização.
Construir modelos eficazes para a satisfação dos hóspedes com a Hostfully
Mantenha as mensagens concisas
Os hóspedes analisam as mensagens rapidamente. Vá direto à informação importante. Guarde instruções detalhadas para o seu guia digital. Veja exemplos de guias para ver como outros anfitriões organizam as informações da propriedade.
Use uma voz consistente
Cada mensagem deve soar como se viesse da mesma pessoa. Mantenha o calor enquanto se mantém profissional.
Inclua apenas informações essenciais
As instruções de check-in precisam de códigos de acesso, moradas e WiFi. Não precisam do seu histórico completo da propriedade ou de todas as recomendações de restaurantes locais.
Torne os itens de ação claros
Se precisar de algo do hóspede, torne o pedido óbvio. “Por favor, preencha este formulário” funciona melhor do que enterrar o link num parágrafo.
Apoiar a sua comunicação com informações sobre a propriedade
Regras da casa fortes referenciadas nas suas mensagens de check-in definem expectativas claras. Faça um link para informações detalhadas no seu guia para que os hóspedes possam encontrar respostas sem lhe enviar mensagens.
Para propriedades com considerações únicas, forneça documentação detalhada. As funcionalidades do guia digital permitem-lhe incluir vídeos de apresentação, recomendações locais e guias de resolução de problemas. Ter uma lista de verificação de limpeza sólida garante que a sua propriedade está sempre pronta quando os hóspedes chegam.
Perguntas frequentes
Que comunicação devem os hóspedes receber antes do check-in?
Os hóspedes devem receber a confirmação da reserva imediatamente, um formulário de pré-check-in 7 a 14 dias antes e instruções detalhadas de check-in 24 a 48 horas antes da chegada. Um check-in leve no dia da chegada confirma a prontidão e oferece apoio. Cada ponto de contacto aumenta a confiança e reduz a ansiedade.
Como é que se cria uma lista de verificação de hóspedes para alugueres de férias?
Mapeie cada ponto de contacto desde a reserva até ao pós-estadia. Para cada etapa, identifique as ações necessárias, as mensagens de modelo e os acionadores de automatização. Utilize o seu software de gestão de propriedades para automatizar as comunicações de rotina, mantendo toques pessoais para situações especiais.
Quando deve enviar instruções de check-out aos hóspedes do Airbnb?
Envie lembretes de check-out no dia anterior à partida. Inclua a hora de check-out, os procedimentos de partida e quaisquer pedidos específicos. Mantenha a mensagem simples para que os hóspedes não fiquem sobrecarregados com informações no final da sua estadia.