Quer esteja a mudar de arrendamentos tradicionais ou a iniciar um novo negócio do zero, precisa de um contrato de arrendamento de média duração. Os hóspedes geralmente têm necessidades específicas, e o seu contrato deve refletir isso.
Além disso, termos vagos ou incompletos podem expô-lo a riscos significativos. Os anfitriões podem descobrir que não estão a cumprir os requisitos legais locais, que são incapazes de aplicar as regras ou que têm de capitular constantemente a hóspedes irracionais.
O nosso guia explica tudo o que deve incluir num contrato de arrendamento de média duração, para que possa proteger o seu negócio. Analisamos não só o que incluir no seu contrato, mas também como o redigir e partilhar com os hóspedes.
O que é um arrendamento de média duração e em que difere de outros modelos de arrendamento?
Um arrendamento de média duração é geralmente um imóvel mobilado arrendado por um a seis meses. Estas estadias são frequentemente adequadas para profissionais em viagem, trabalhadores remotos ou pessoas entre casas, pelo que os inquilinos esperam um lugar que pareça estabelecido e pronto para viver, não uma curta paragem.
O que realmente distingue os arrendamentos de média duração é a forma como são tratados legalmente. Muitas regiões estabelecem limites rigorosos sobre o tempo que pode receber hóspedes antes de estar sujeito às leis de senhorio-inquilino.
O fundador da Attache Corporate Housing, Tim Touchette, diz que estas leis podem ter um efeito significativo na forma como gere o seu negócio. “Em Washington DC, assim que uma estadia é superior a 30 dias, o hóspede torna-se inquilino e os direitos do inquilino passam a fazer parte do termo de arrendamento”, diz ele, “Isto afeta tudo, desde o valor da renda que cobra até ao valor que lista para um depósito de segurança e a quantidade de impostos a cobrar.”
Essa é uma grande parte da razão pela qual os arrendamentos de média duração precisam do seu próprio contrato de arrendamento. Um contrato de curta duração muitas vezes não vai longe o suficiente, enquanto um de longa duração pode ser demasiado restritivo. Criar um contrato de arrendamento de média duração dedicado permite-lhe corresponder o seu contrato às suas necessidades comerciais reais.
Benefícios de um contrato de arrendamento de média duração dedicado
Redigir um contrato de arrendamento de média duração para o seu negócio, em vez de confiar num modelo genérico, oferece-lhe as seguintes vantagens:
- Proteção legal mais clara: Acordos bem redigidos tornam mais fácil aplicar regras sobre pagamento, conduta dos hóspedes e danos. Dá-lhe algo sólido em que se apoiar se surgirem problemas.
- Menos mal-entendidos: Quando documenta claramente as suas políticas, há menos espaço para confusão. Os hóspedes sabem exatamente o que subscreveram, para que não discutam ou saiam a sentir-se insatisfeitos.
- Maior transparência: Os arrendamentos de média duração muitas vezes desencadeiam direitos adicionais do inquilino. Um contrato de arrendamento abrangente informa todos sobre as suas obrigações legais como anfitrião, ajudando-os a construir confiança consigo.
- Uma configuração mais profissional: Fornecer um acordo claro e personalizado sinaliza que leva o seu negócio a sério, o que pode ajudar a atrair inquilinos mais fiáveis.
- Flexibilidade incorporada: Termos claros para extensões, saídas antecipadas e períodos de aviso facilitam a adaptação quando os planos mudam, sem renegociar tudo a meio da estadia.
Embora os contratos de arrendamento signifiquem trabalho extra, insista em usá-los. Touchette lembra-nos que termos claros beneficiam todos: “Ter um contrato de arrendamento para termos mensais protege o senhorio, o gestor de propriedade (se aplicável) e o hóspede.”
Requisitos legais a considerar ao redigir um contrato de arrendamento de média duração
Regras legais diferentes podem aplicar-se a propriedades de arrendamento de média duração em comparação com outros modelos. Quais são importantes depende da sua localização, mas é comum que regulamentos adicionais entrem em vigor após um certo período de estadia.
Ao redigir o seu acordo, verifique se algum dos seguintes se aplica à sua propriedade e escreva-os no seu acordo, se for o caso:
- Leis de senhorio-inquilino: Estas muitas vezes decidem depósitos, períodos de aviso e padrões de vida quando as estadias excedem um determinado número de dias.
- Regulamentos de habitação justa: Dependendo da região, as regras anti-discriminação e de proteção ao inquilino podem aplicar-se mais estritamente a arrendamentos de média duração do que a estadias curtas.
- Regras de zoneamento local: Algumas cidades limitam ou regulamentam os arrendamentos de média duração de forma diferente da habitação de curta ou longa duração. A boa notícia é que geralmente são permissivas.
- Regras da HOA: Mesmo que a lei local permita arrendamentos de média duração, as regras da sua HOA ou do seu edifício privado podem afetar a forma como pode gerir o seu negócio.
- Obrigações fiscais: Impostos de alojamento, impostos de ocupação ou isenções podem aplicar-se se hospedar consistentemente hóspedes por um determinado período de tempo.
- Requisitos de registo ou licenciamento: Muitas áreas exigem licenças ou registo para arrendar a sua propriedade por períodos prolongados.
Termos essenciais do contrato para um contrato de arrendamento de média duração
Cada negócio de arrendamento de média duração é um pouco diferente, pelo que o seu arrendamento deve refletir como opera. Dito isto, a maioria dos acordos precisa de um conjunto central de termos para evitar confusão, proteger os seus interesses e tornar as expectativas claras desde o início.
Aqui está o que deve sempre incluir:
Partes envolvidas
Identifique claramente quem está envolvido no acordo, o que pode incluir:
- O proprietário do imóvel
- O gestor de propriedade
- O cliente (se trabalhar com empresas)
- Os inquilinos
Se houver mais do que um inquilino, inclua todos os nomes no arrendamento. Isto torna as coisas mais fáceis se alguém quiser sair mais cedo ou prolongar a sua estadia.
Informações de contacto
Liste os detalhes de contacto atuais para ambas as partes, nomeadamente números de telefone, e-mails e endereços. Como anfitrião, pode ser obrigado a fornecer isto por lei.
Obter endereços de e-mail também é essencial para a sua estratégia de comunicação. Usa estes detalhes para confirmar detalhes da estadia, enviar atualizações e fazer o check-in com os hóspedes enquanto eles estão lá. No caso de uma disputa, também pode manter os e-mails como um registo escrito para ver o que foi acordado e chegar a uma resolução mais rapidamente.
Detalhes do imóvel
Dê todas as informações sobre a propriedade que está a ser arrendada, incluindo:
- A morada da propriedade
- Número da unidade ou apartamento
- Número de áreas de dormir
- Número de quartos
- Metragem quadrada
- Comodidades
Se certas áreas são proibidas, como espaços de armazenamento ou garagens, note isto claramente. Os inquilinos precisam de entender onde podem e não podem ir.
Lista de inventário
Inclua um inventário detalhado de todos os móveis, eletrodomésticos e equipamentos que fornece. Isto diz aos hóspedes o que está incluído no início do contrato e torna mais fácil verificar se está tudo lá no final. Apenas certifique-se de atualizar a lista se precisar de substituir itens ou adicionar ao inventário durante a estadia.
Serviços incluídos
Especifique quais os serviços que estão incluídos nos pagamentos de renda, tais como:
- Serviços públicos
- Internet
- Limpeza e jardinagem
- Transporte
- Adesões ao ginásio
- Transferes do aeroporto
Os anfitriões de arrendamento de média duração geralmente agrupam os serviços públicos e a internet nas taxas mensais. Mas o que quer que decida fazer, certifique-se de que declara isto claramente no contrato para evitar inconvenientes aos hóspedes.
Datas de arrendamento
Esclareça tudo o seguinte:
- Datas de entrada e saída
- Horários de check-in e check-out
- Se é um arrendamento de termo flexível ou fixo
- O período de aviso para extensões
- Por quanto tempo os hóspedes podem prolongar
Touchette diz que a cláusula de extensão é a coisa mais importante a incluir num contrato. Ele diz-nos: “Fez uma enorme diferença com os nossos clientes que precisam da flexibilidade para prolongar a sua estadia (com aviso adequado) para que não tenham de se comprometer por mais tempo do que o necessário e não tenham de ter medo de mudar para outro lugar logo após assinar o nosso arrendamento.”
Cláusulas de rescisão antecipada
Diga se os inquilinos podem optar por terminar o arrendamento mais cedo. Se essa é uma opção, esclareça também quanto aviso precisa e quais os pagamentos que ainda se aplicarão.
Embora incluir uma cláusula de rescisão antecipada torne a gestão de arrendamento menos previsível, pode ajudá-lo a atrair mais hóspedes. Os viajantes de negócios, em particular, estão muitas vezes à procura deste tipo de flexibilidade.
Instruções de check-in
Explique o que precisa de acontecer à chegada para que o inquilino possa instalar-se sem problemas. Inclua passos práticos como:
- Quando e como eles terão acesso
- Onde estacionar
- Como localizar as chaves
- O que fazer primeiro
Fechaduras inteligentes podem dar aos inquilinos menos para fazer e tornar esta parte do processo mais suave. Quando os integra com um Sistema de Gestão de Propriedades (PMS) como o Hostfully, também pode gerar e enviar um código único.
Instruções de check-out
Da mesma forma, liste os passos para uma partida direta. Deve cobrir:
- Onde colocar roupa de cama e pratos
- Eliminação de lixo
- Como devolver chaves ou lidar com códigos de acesso
- O que significa “condição razoável” para o final da estadia
Adicione o processo de inspeção e o cronograma para que os inquilinos saibam o que acontece a seguir e quando esperar o seu depósito de volta (se lhes pediu um).
Termos de pagamento
Além do valor da renda, indique as datas de vencimento, os métodos de pagamento aceites e as políticas de taxas de atraso. Isto garante que os hóspedes sabem quando e como pagar, para que não tenha de os perseguir.
Se uma empresa é responsável pelo pagamento, termos de pagamento claros também evitam que os inquilinos fiquem presos no meio de uma situação estranha. Eles podem não ser culpados pelo não pagamento, mas a sua experiência ainda é provável que seja afetada por disputas.
Taxas adicionais
Liste quaisquer encargos que não inclua na sua tarifa noturna ou mensal para que não sejam uma surpresa para os hóspedes. Isso pode incluir taxas fixas para limpeza e estacionamento ou taxas variáveis para exceder os limites nos serviços públicos.
Além disso, mencione se um valor declarado é o total ou o valor de mês a mês. As despesas típicas diferem entre regiões, pelo que o que parece óbvio para si pode não ser para os inquilinos.
Antes de enviar o contrato aos inquilinos, verifique isto em relação à sua secção “serviços incluídos” para garantir que o seu acordo é consistente.
Depósitos de segurança
Indique se precisa de um depósito de danos e tudo o que isto implica. Geralmente precisa de indicar o valor, como o detém e as condições para o enviar de volta.
Além disso, diga em que condição espera encontrar a propriedade. Tenha em mente que a maioria das leis nacionais e estaduais proíbem que cobre aos inquilinos pelo desgaste. Só pode reter o depósito por danos e itens em falta.
Os depósitos de danos são propensos a cair sob os regulamentos locais. Certifique-se de que os seus termos se alinham com os requisitos ou pode ser incapaz de tomar medidas contra os inquilinos que danificam a sua propriedade. Pior ainda, pode enfrentar ações legais você mesmo.
Regras da casa
Defina expectativas claras sobre como os inquilinos devem tratar a propriedade e a área circundante. Pode incluir regras sobre:
- Ruído
- Lixo
- Hóspedes extras
- Animais de estimação
- Fumar
Além disso, esclareça o que acontece quando os inquilinos quebram estas regras. Isso pode ser uma série de passos começando com um aviso verbal ou aviso escrito e terminando com o despejo.
Dicas sobre como gerir contratos de arrendamento de média duração
Decidir o que incluir no seu contrato de arrendamento de média duração é apenas o começo. Também deve decidir como incorporar todo o acordo nas suas operações comerciais.
Aqui estão algumas dicas sobre como gerir contratos:
- Crie um modelo reutilizável: Construa um arrendamento padrão que pode reutilizar para cada reserva, com espaços reservados para datas, nomes, preços e detalhes da propriedade. Isto mantém os seus documentos consistentes, mas permite-lhe fazer ajustes rápidos para diferentes inquilinos.
- Mantenha a linguagem simples e acessível: Evite linguagem jurídica excessivamente complexa sempre que possível. Uma redação simples torna o seu acordo mais fácil para os hóspedes entenderem, para que sejam menos propensos a ficar confusos e quebrar as regras inadvertidamente.
- Recolha assinaturas eletronicamente: Use ferramentas de assinatura eletrónica para acelerar o processo. PMS como o Hostfully permitem-lhe enviar contratos como parte de mensagens e pedir aos hóspedes para assinar online.
- Consulte um advogado imobiliário: Peça a um advogado para rever o seu modelo. Os regulamentos variam por localização, e uma revisão profissional pode garantir que o seu arrendamento cumpre todos os requisitos.
- Combine contratos com um guia digital: Crie um guia digital usando o Hostfully para dar aos inquilinos mais detalhes sobre a sua propriedade. O seu guia pode esclarecer as regras da casa, dar instruções sobre como usar as comodidades corretamente e explicar o que fazer quando surgem diferentes problemas.
Traga estrutura e consistência para arrendamentos de média duração com o Hostfully PMS
Um contrato de arrendamento de média duração protege o seu negócio enquanto define expectativas para os inquilinos desde o primeiro dia. Mas mesmo o contrato mais bem escrito não significa nada sem os sistemas certos para o apoiar.
É aqui que o Hostfully entra, ajudando-o a transformar o seu arrendamento em parte de uma experiência de arrendamento mais profissional e organizada. As nossas principais funcionalidades para arrendamentos de média duração incluem:
- Partilha segura de documentos para arrendamentos e regras da casa
- Guias digitais para instruções claras para inquilinos
- Comunicação centralizada com os hóspedes
- Mensagens e fluxos de trabalho automatizados
- Fácil acesso a informações sobre a propriedade
Com um contrato de arrendamento sólido e a ajuda do Hostfully, pode minimizar disputas, manter-se organizado e gerir arrendamentos de média duração com mais confiança.
FAQs sobre contratos de arrendamento de média duração
Preciso de um advogado para criar um contrato de arrendamento de média duração?
Não, não precisa de um advogado para redigir o arrendamento, mas é melhor ter um especialista a revê-lo de qualquer maneira. Os arrendamentos de média duração muitas vezes caem sob a lei de senhorio-inquilino, e uma verificação adequada ajuda a garantir que os seus termos são válidos e aplicáveis.
Qual é a diferença entre um MTR de 30 dias e um arrendamento de MTR de 90 dias?
A principal diferença entre arrendamentos de 30 dias e 90 dias é a força com que a posse e os direitos do inquilino se aplicam durante o período de arrendamento. Ambos os comprimentos podem desencadear novas obrigações dependendo da sua localização.
Que depósito de segurança devo cobrar por um arrendamento de média duração?
Muitos anfitriões cobram um mês de renda para arrendamentos de média duração. No entanto, o melhor valor depende do seu modelo de negócio, dos requisitos locais e da sua relação com o cliente.