Lyhyt yhteenveto
Lyhytaikaisen vuokrauksen kuluseurantaan tulisi kirjata jokainen kulu päivämäärällä, kiinteistöllä, kategorialla, toimittajalla, kuvauksella, summalla, maksutavalla, kuittiviitteellä, kuitin tallennustilalla ja täsmäytystilalla. Vahvat mallit erottavat myös toimintakulut pääomahankinnista sekä suorat kulut yleiskustannuksista, jotta kuukausittaiset yhteenvedot näyttävät, mihin rahat todella menevät. Kaksitoista kategoriaa kattaa suurimman osan vuokraustoiminnasta alustamaksuista ja siivouksesta vakuutuksiin, markkinointiin ja suurempiin hankintoihin. Taulukko toimii hyvin muutamalle kiinteistölle. Se lakkaa olemasta riittävä, kun kulujen, varausten, alustamaksujen, omistajien raportoinnin ja pankkitäsmäytyksen on kaikkien yhdistyttävä automaattisesti.
Kulut ovat kohta, jossa vuokratuotto hiljaa valuu: hankintakierros, jota ei koskaan kirjattu, siivousmaksu, joka kirjattiin väärään yksikköön, kuitti, joka kuoli takin taskuun. Seuraamattomat menot eivät vain hämärrä lukujasi, ne tarkoittavat, ettet todella tiedä, mikä kiinteistö tuottaa ja mikä vain näyttää tuottavan. Tämä opas on kumppani ilmaiselle kulukirjalle, joka on rakennettu lyhytaikaisille vuokrauksille: mitä kirjata, kaksitoista kategoriaa, joita se käyttää, miten sen välilehdet sopivat yhteen ja rehellinen raja, jossa taulukko lakkaa olemasta riittävä.
Lataa ilmainen lyhytaikaisen vuokrauksen kulutaulukko
Kaksitoista lukittua kategoriaa, kiinteistökohtaiset välilehdet, kuukausittaiset yhteenvedot ja sisäänrakennetut laatutarkistukset. Hanki malli.
Mitä sarakkeita Airbnb-kulutaulukon tulisi sisältää?
Lyhytaikaisen vuokrauksen kuluseurantaan tulisi kirjata jokainen kulu päivämäärällä, kiinteistöllä, kategorialla, toimittajalla, kuvauksella, summalla, maksutavalla, kuittiviitteellä, kuitin tallennustilalla ja täsmäytystilalla. Parhaat mallit erottavat myös toimintakulut pääomahankinnasta sekä suorat kulut yleiskustannuksista.
Jokainen sarake on olemassa vastatakseen kysymykseen, jonka kirjanpitäjäsi, omistaja tai sinä itse lopulta esität veroaikana.
| Sarake | Miksi se on tärkeä |
|---|---|
| Kulun tunnus | Antaa jokaiselle tapahtumalle pysyvän viitteen |
| Päivämäärä | Sijoittaa kulun oikeaan kuukauteen |
| Kiinteistö | Mahdollistaa kiinteistökohtaisen kustannusseurannan |
| Kategoria | Pitää raportoinnin johdonmukaisena |
| Toimittaja | Näyttää, kenelle maksettiin |
| Kuvaus | Selittää, mihin kulu liittyi |
| Summa | Kirjaa kustannuksen tai hyvityksen |
| Maksutapa | Auttaa täsmäyttämään pankki- tai korttitiliotteiden kanssa |
| Kuittiviite / linkki | Osoittaa todistukseen |
| Kuitti tallennettu? | Merkitsee puuttuvan dokumentaation |
| Täsmäytetty? | Näyttää, onko kulu tarkistettu |
| Huomautukset | Tallentaa poikkeukset tai omistajalle laskutettavan kontekstin |
Kolme viimeistä saraketta ovat ne, jotka useimmat seurantajärjestelmät ohittavat ja useimmat toimijat kaipaavat myöhemmin. Kuitti tallennettu ja Täsmäytetty muuttavat lokin joksikin, jonka voit tarkastaa; ilman niitä sinulla on luettelo numeroista ilman tapaa tietää, mitkä on todistettu.
Mitä ilmainen kulutaulukko sisältää?
Malli käyttää yhtä riviä kulua kohden ja sisältää sarakkeet kulun tunnukselle, päivämäärälle, kuukaudelle, kiinteistölle, kategorialle, toimittajalle, kuvaukselle, summalle, maksutavalle, kuittiviitteelle tai linkille, kuitin tallennustilalle, täsmäytystilalle ja huomautuksille. Se myös kartoittaa automaattisesti jokaisen kategorian kulutyyppiin ja kustannuskäyttäytymiseen, jotta kuukausittaiset yhteenvedot voivat erottaa toimintakulut, pääomahankinnat, suorat kulut ja yleiskustannukset.
Työkirja on rakennettu toisiinsa yhdistettyjen välilehtien sarjaksi yhden taulukon sijaan, joten kirjaaminen pysyy yksinkertaisena samalla kun raportointi tekee työn.
- Aloita tästä ja Asetukset: lyhyt opas ja kiinteistöluettelosi, täytetään kerran.
- Kululoki: työvälilehti, yksi rivi kulua kohden.
- Kuukausittaiset syötteet: varaukset tai yöpymiset ja kerätyt siivousmaksut, syötetään kiinteistöittäin kuukausittain.
- Kuukausittainen yhteenveto ja viisi kiinteistötason välilehteä: raportointi, luotu lokista ja syötteistä.
- Kategoriaopas: määritelmät, jotta luokittelu pysyy johdonmukaisena ajan myötä.
- Tarkistukset: laadunvalvonta, merkitsee puuttuvat päivämäärät, kiinteistöt, kategoriat, toimittajat, maksutavat, kuittipuutteet, täsmäyttämättömät kulut ja kategoriakartoitusongelmat.
Kolme tapaa saa sen toimimaan. Kirjaa kulut sinä päivänä, kun ne tapahtuvat, tai kiinteässä viikoittaisessa aikataulussa, koska muisti on tiimisi huonoin kirjanpitäjä. Käytä vain kahtatoista sisäänrakennettua kategoriaa sen sijaan, että keksisit uusia. Ja suorita Tarkistukset-välilehti ennen kuin kutsut kuukautta valmiiksi.
Yksi rehellinen laajuushuomautus. Tämä työkirja seuraa kuluja, kuitteja, kerättyjä siivousmaksuja, varauksia, kuukausittaisia yhteenvetoja, kiinteistötason kokonaissummia ja laatutarkistuksia. Se ei ole täydellinen kirjanpitojärjestelmä: se ei käsittele tulojen kirjaamista, omistajien kirjanpitoa, luottamuskirjanpitoa tai mitään verotukseen liittyvää. Se on kurinalainen etupää, joka tekee kaikista näistä helpompia, kun pääset niihin.
Mitä kulukategorioita sinun tulisi seurata lyhytaikaisessa vuokrauksessa?
Kaksitoista kategoriaa kattaa lähes jokaisen vuokraustoiminnan, ja malli lukitsee ne tarkoituksella. Kiinteät kategoriat ovat se, mikä tekee kuukausittaisista ja kiinteistöittäisistä vertailuista mahdollisia; keksityt kertaluonteiset kategoriat ovat se, mikä hiljaa tuhoaa ne.
| Kategoria | Kulutyyppi | Kustannuskäyttäytyminen | Mitä tähän kuuluu |
|---|---|---|---|
| Alustamaksut | Toiminta | Suora | Isäntäalustan maksut, maksuvähennykset ja maksunkäsittely |
| Siivous ja pyykinpesu | Toiminta | Suora | Siivoojien maksut, pesulapalvelu ja liinavaatteiden vaihto |
| Vierastarpeisto | Toiminta | Suora | Kulutustarvikkeet, hygieniatuotteet, kahvi ja tervetulotuotteet |
| Käyttökustannukset ja internet | Toiminta | Suora | Sähkö, vesi, kaasu, WiFi ja suoratoistopalvelut |
| Korjaukset ja huolto | Toiminta | Suora | Rutiinikorjaukset, käsityöt, LVI-huolto ja tuholaistorjunta |
| Vakuutukset, maksut ja paikalliset kulut | Toiminta | Yleiskustannus | Vakuutukset, taloyhtiö- tai asunto-osakeyhtiömaksut, luvat ja paikalliset kulut |
| Ohjelmistot ja palvelut | Toiminta | Yleiskustannus | PMS, hinnoittelu, kirjanpito ja tilaustyökalut |
| Ammatilliset palkkiot | Toiminta | Yleiskustannus | Kirjanpito, lakipalvelut, konsultointi ja urakoitsijoiden hallinto |
| Markkinointi | Toiminta | Yleiskustannus | Valokuvaus, mainonta, hakemistot ja suoravarausten edistäminen |
| Verot ja luvat | Toiminta | Yleiskustannus | Yritysverot, rekisteröinnit, luvat ja lisenssit |
| Suuremmat hankinnat | Pääoma | Pääoma | Huonekalut, kodinkoneet, suuret parannukset ja pitkäikäiset hyödykkeet |
| Muut toimintakulut | Toiminta | Yleiskustannus | Toistuva toimintakulu, joka ei sovi mihinkään olemassa olevaan kategoriaan |
Kaksi kategoriaa ansaitsee varoituksen sanan. Muut toimintakulut on väliaikainen paikka, ei tapa: jos sama kulun tyyppi jatkuvasti päätyy sinne, se tarvitsee todellisen kodin. Ja Ammatilliset palkkiot on tarkoituksella erillään Ohjelmistoista ja palveluista, koska kirjanpitäjän maksaminen ja ohjelmistoon tilaaminen käyttäytyvät eri tavalla kustannuspohjassasi, vaikka molemmat tuntuvat hallinnolta.
Mikä on ero suorien kulujen, yleiskustannusten ja pääomahankintojen välillä?
Hostfully-mallissa suorat kulut ovat kuluja, jotka liittyvät läheisesti vieraiden yöpymisiin tai kiinteistön toimintaan, kuten siivous, tarvikkeet, käyttökustannukset, korjaukset ja alustamaksut. Yleiskustannukset kattavat toimintakulut, jotka tukevat liiketoimintaa, kuten vakuutukset, ohjelmistot, ammatilliset palkkiot, markkinointi, verot ja luvat. Pääomahankinnat ovat suurempia, pitkäikäisempiä hyödykkeitä, kuten huonekaluja, kodinkoneita ja suuria parannuksia.
Jako on tärkeä, koska nämä kolme käyttäytyvät eri tavalla kasvaessasi. Suorat kulut skaalautuvat varausten mukana, joten ne kuuluvat mihin tahansa yöpymiskohtaiseen laskelmaan. Yleiskustannukset ovat suurelta osin kiinteitä, mikä tarkoittaa, että ne halpenevat kiinteistöä kohden portfoliosi kasvaessa, ja ne ovat ensimmäinen asia, joka on tutkittava, kun marginaalit näyttävät ohuelta pienessä mittakaavassa.
Pääomahankinnat erotetaan eri syystä: ne muuten tuhoaisivat kuukausittaisen kuvasi. Huonekalukuukausi ei ole kuluräjähdys, se on investointi, ja näiden kahden sekoittaminen saa jokaisen trendiviivan valehtelemaan. Se, miten näitä hankintoja käsitellään verotuksessa, riippuu tilanteestasi ja on kysymys veroasiantuntijallesi; työkirjan tehtävä on yksinkertaisesti pitää ne näkyvinä ja erillisinä.
Kuinka säilytät kuitit menettämättä järkeäsi?
Tallenna ostohetkellä, tai kuitti on jo kuolemassa. Toimiva järjestelmä on yksi valokuva, yksi nimeämismalli, yksi kansio: ota kuva kuitista kassalla tai välitä sähköpostiversio välittömästi, nimeä se päivämäärällä, kiinteistöllä ja toimittajalla, ja pudota sitten tuo viite Kuittiviite-sarakkeeseen.
Kuitti tallennettu -sarake on se, mikä muuttaa tämän hyvistä aikomuksista prosessiksi. Merkitse se mennessäsi, ja Tarkistukset-välilehti nostaa esiin jokaisen kulun, josta vielä puuttuu todiste ennen kuukauden päättymistä. Se on kahden minuutin korjaus ensimmäisellä viikolla ja arkeologinen projekti kuudennella kuukaudella.
Usean kiinteistön hankinnat ansaitsevat yhden lisävaiheen kassalla: jaa osto yksiköittäin, kun vielä muistat, mikä shampoo meni minne. 180 dollarin hankinta jaettuna ostossa vie kolmekymmentä sekuntia; rekonstruoituna maaliskuussa se vie arvauksen.
Siivousmaksut ovat toinen suuren volyymin virta, joka kannattaa systematisoida. Maksetpa sitten palvelulle tai yksittäisille siivoojille, johdonmukainen maksutapa, joka tuottaa oman kirjauksensa käteisen sijaan, tarkoittaa, että suurin toistuva kulu useimmissa toiminnoissa dokumentoi itsensä.
Mitä sinun todella pitäisi tehdä kulutiedoilla?
Lue ne kuukausittain, koska seuratut mutta lukemattomat kulut ovat vain hyvin järjestettyä tietämättömyyttä. Kaksi hyödyllisintä lukua tarvitsevat yhden lisäsyötteen sinulta: laskeaksesi siivousmarginaalin ja suoran kulun yöpymistä kohden, syötä kuukausittaiset varaukset tai yöpymiset ja kerätyt siivousmaksut kiinteistöittäin Kuukausittaiset syötteet -välilehdelle.
Näiden ollessa paikallaan kolme lukua palkitsevat ne viisi minuuttia, jotka ne vievät. Siivousmarginaali vertaa sitä, mitä keräät siivousmaksuina siihen, mitä maksat, kiinteistöittäin, ja se menee negatiiviseksi useammin kuin isännät odottavat. Suora kulu yöpymistä kohden jakaa suorat kulusi kuukauden varauksilla paljastaen, milloin yksikön vaihtuvuustalous on ajautunut.
Kolmas on yleiskustannukset osuutena kokonaismenoista, näkyvissä Kuukausittaisessa yhteenvedossa, kun kategoriat on kartoitettu. Se vastaa, levitetäänkö kiinteät kulusi tehokkaasti vai syövätkö ne hiljaa pientä portfoliota hengiltä.
Kiinteistötason välilehdet ovat kohta, jossa nämä muuttuvat päätöksiksi: mikä yksikkö oikeuttaa hinnanmuutoksen, mikä toimittajasuhde vaatii uudelleenneuvottelua, mikä kiinteistön korjausmalli kertoo sinulle jotain itse kiinteistöstä. Loki kerää tosiasiat; kuukausittainen lukeminen muuttaa ne toimiksi.
Milloin taulukko lakkaa olemasta riittävä?
Taulukko on vahvin pienille toimijoille, jotka tarvitsevat kurinalaisuutta, näkyvyyttä ja siistejä kuukausittaisia kirjauksia. Se alkaa hajota, kun kulujen, varausten, alustamaksujen, omistajien raportoinnin ja pankkitäsmäytyksen on kaikkien yhdistyttävä automaattisesti.
On myös käytännön rajoja. Työkirja kattaa viisi kiinteistöä kiinteistötason välilehtien kautta, ja jokainen rivi saapuu edelleen käsin. Kirjanpidosta on tullut tärkein teknologiavalitus kiinteistönhoitajien keskuudessa, ja manuaalinen syöttö eri järjestelmien välillä on suuri osa syytä.
Signaalit ovat johdonmukaisia: viikkoja myöhässä kirjatut kulut, muistista valitut kategoriat, Tarkistukset-välilehti, jota et ole enää suorittanut, tai omistaja, joka pyytää lausuntoja, joita taulukko ei koskaan ollut rakennettu tuottamaan.
Automatisointi korvaa kirjoittamisen, ei ajattelun. Pankkisyötteet vetävät tapahtumat sisään, säännöt arkistoivat toistuvat, ja PMS-yhdistetty alusta lisää osan, jota millään yleisellä työkalulla ei ole: varaustuotot ja alustamaksut kirjautuvat itsestään varausdatasta. Vaihtoehdot yleisistä kirjanpitotyökaluista tarkoitukseen rakennettuihin alustoihin vertaillaan oppaassamme loma-asunnon kirjanpito-ohjelmistoista.
Päivitys muuttaa kuukausittaisen istunnon tietosyötöstä tarkistukseksi, mikä on sama muutos, joka käsitellään koko järjestelmässä oppaassamme lyhytaikaisen vuokrauksen kirjanpitoon. Ja kun kulut kirjautuvat itsestään, niiden tarkistaminen pankkia vasten tulee yhdeksi vaiheeksi kuukauden lopun sulkemisessa koko illan sijaan.
Usein kysytyt kysymykset Airbnb-kulujen seurannasta
Kuinka seuraan Airbnb-kulujani?
Kirjaa jokainen kulu yhteen järjestelmään päivämäärällä, kiinteistöllä, kategorialla, toimittajalla, kuvauksella, summalla, maksutavalla ja kuittiviitteellä, ja merkitse sitten, onko kuitti tallennettu ja kulu täsmäytetty. Kirjaa kulut sinä päivänä, kun ne tapahtuvat, tai kiinteässä viikoittaisessa aikataulussa, valokuvaa kuitit välittömästi ja tarkista kokonaissummat kategorian ja kiinteistön mukaan joka kuukausi.
Mitä sarakkeita kulutaulukon tulisi sisältää?
Kaksitoista saraketta kattaa sen: kulun tunnus, päivämäärä, kuukausi, kiinteistö, kategoria, toimittaja, kuvaus, summa, maksutapa, kuittiviite, kuitin tallennustila, täsmäytystila ja huomautukset. Tunnus antaa jokaiselle riville pysyvän viitteen, kiinteistösarake mahdollistaa kiinteistökohtaisen raportoinnin, ja kuitti- ja täsmäytysliput ovat se, mikä antaa sinun todistaa lokin sen sijaan, että vain luottaisit siihen.
Mitä ovat vuokrakiinteistön toimintakulut?
Toimintakulut ovat liiketoiminnan toistuvat kulut, jaettuna suoriin kuluihin, jotka liittyvät yöpymisiin ja kiinteistön toimintaan, kuten siivous, tarvikkeet, käyttökustannukset, korjaukset ja alustamaksut, sekä yleiskustannuksiin, jotka tukevat liiketoimintaa, kuten vakuutukset, ohjelmistot, ammatilliset palkkiot, markkinointi ja luvat. Suuremmat, pitkäikäisemmät hankinnat, kuten huonekalut ja kodinkoneet, seurataan erikseen pääomana.
Onko olemassa ilmaista taulukkoa Airbnb-kuluille?
Kyllä. Tämän oppaan ilmainen työkirja sisältää Aloita tästä -oppaan, Asetukset-välilehden, Kululokin, Kuukausittaiset syötteet, Kuukausittaisen yhteenvedon, viisi kiinteistötason välilehteä, Kategoriaoppaan ja Tarkistukset-välilehden, joka merkitsee puuttuvat tiedot ja täsmäyttämättömät kulut. Se käyttää kahtatoista lukittua kategoriaa, jotka kartoitetaan automaattisesti kulutyyppiin ja kustannuskäyttäytymiseen.
Pitäisikö minun seurata kuluja kiinteistöittäin?
Aina, jopa yhdellä yksiköllä. Kiinteistökohtainen seuranta on se, mikä kertoo sinulle, mitkä kiinteistöt todella tuottavat, mikä on luku, josta jokainen kasvupäätös riippuu. Sitä on myös lähes mahdotonta jälkiasentaa: kuluja, jotka on kirjattu ilman kiinteistötunnistetta, voidaan harvoin kohdistaa tarkasti kuukausia myöhemmin.
Kuinka seuraan käteiskuluja vuokrauksessani?
Minimoi ne ensin, koska kortilla tai siirrolla maksetut kulut dokumentoivat itsensä, kun taas käteinen riippuu täysin kurinalaisuudestasi. Kun käteinen on väistämätön, valokuvaa kuitti välittömästi, kirjaa kulu samana päivänä ja kirjaa maksutapa, jotta rivi ei näytä täsmäämättömältä, kun täsmäytät pankkia vasten.
Keskeiset oivallukset
Kuluseuranta on pieni joukko tapoja, joilla on suuri kumulatiivinen tuotto.
- Kirjaa jokainen kulu päivämäärällä, kiinteistöllä, kategorialla, toimittajalla, summalla, maksutavalla, kuittiviitteellä sekä kuitti- ja täsmäytyslipuilla, jotka antavat sinun todistaa sen myöhemmin.
- Käytä kahtatoista lukittua kategoriaa sen sijaan, että keksisit uusia, jotta kuukausittaiset ja kiinteistöittäiset vertailut pysyvät pätevinä.
- Erota suorat kulut yleiskustannuksista ja pääomahankinnoista; nämä kolme käyttäytyvät eri tavalla kasvaessasi.
- Syötä varaukset ja kerätyt siivousmaksut Kuukausittaisiin syötteisiin, tai siivousmarginaalia ja kulua yöpymistä kohden ei voida laskea.
- Siirry automaatioon, kun kulujen, varausten, alustamaksujen, omistajien raportoinnin ja pankkitäsmäytyksen on yhdistyttävä ilman sinua.
Kulut, jotka arkistoivat itsensä
Hostfully Accounting vetää tapahtumat sisään, soveltaa sääntöjäsi ja merkitsee jokaisen kulun sen kiinteistöön automaattisesti. Katso, miten Hostfully Accounting toimii.