Παρακολούθηση Εξόδων Airbnb: Δωρεάν Πρότυπο Υπολογιστικού Φύλλου (και πώς να το αυτοματοποιήσετε)

Τα έξοδα είναι εκεί όπου το κέρδος από την ενοικίαση διαρρέει αθόρυβα: η προμήθεια που δεν καταγράφηκε ποτέ, η πληρωμή καθαρισμού που καταχωρήθηκε σε λάθος μονάδα, η απόδειξη που χάθηκε σε μια τσέπη σακακιού. Οι μη παρακολουθούμενες δαπάνες όχι μόνο θολώνουν τους αριθμούς σας, αλλά σημαίνουν ότι δεν γνωρίζετε πραγματικά ποια ιδιοκτησία αποφέρει κέρδη και ποια απλώς φαίνεται να το κάνει. Αυτός ο οδηγός είναι ο συνοδός ενός δωρεάν βιβλίου εργασίας εξόδων που δημιουργήθηκε για βραχυχρόνιες μισθώσεις: τι να καταγράψετε, τις δώδεκα κατηγορίες που χρησιμοποιεί, πώς συνδέονται οι καρτέλες του και το ειλικρινές όριο όπου ένα υπολογιστικό φύλλο παύει να είναι αρκετό.

Ποιες στήλες πρέπει να περιλαμβάνει ένα υπολογιστικό φύλλο εξόδων Airbnb;

Ένας ιχνηλάτης εξόδων βραχυχρόνιας μίσθωσης θα πρέπει να καταγράφει κάθε έξοδο με ημερομηνία, ιδιοκτησία, κατηγορία, προμηθευτή, περιγραφή, ποσό, τρόπο πληρωμής, αναφορά απόδειξης, κατάσταση αποθήκευσης απόδειξης και κατάσταση συμφωνίας. Τα καλύτερα πρότυπα διαχωρίζουν επίσης τα λειτουργικά έξοδα από τις κεφαλαιουχικές αγορές και τα άμεσα κόστη από τα γενικά έξοδα.

Κάθε στήλη υπάρχει για να απαντήσει σε μια ερώτηση που τελικά θα σας τεθεί, είτε από τον λογιστή σας, έναν ιδιοκτήτη, είτε από εσάς τους ίδιους κατά την περίοδο των φόρων.

Οι τρεις τελευταίες στήλες είναι αυτές που οι περισσότεροι ιχνηλάτες παραλείπουν και οι περισσότεροι διαχειριστές χάνουν αργότερα. Η «Απόδειξη αποθηκεύτηκε» και το «Συμφωνήθηκε» μετατρέπουν το αρχείο καταγραφής σε κάτι που μπορείτε να ελέγξετε. χωρίς αυτά έχετε μια λίστα αριθμών χωρίς να γνωρίζετε ποιοι είναι αποδεδειγμένοι.

Τι περιλαμβάνει το δωρεάν υπολογιστικό φύλλο εξόδων;

Το πρότυπο χρησιμοποιεί μία γραμμή ανά έξοδο και περιλαμβάνει στήλες για αναγνωριστικό εξόδου, ημερομηνία, μήνα, ιδιοκτησία, κατηγορία, προμηθευτή, περιγραφή, ποσό, τρόπο πληρωμής, αναφορά ή σύνδεσμο απόδειξης, κατάσταση αποθήκευσης απόδειξης, κατάσταση συμφωνίας και σημειώσεις. Επίσης, αντιστοιχίζει αυτόματα κάθε κατηγορία σε έναν τύπο δαπάνης και μια συμπεριφορά κόστους, ώστε οι μηνιαίες περιλήψεις να μπορούν να διαχωρίζουν τα λειτουργικά έξοδα, τις κεφαλαιουχικές αγορές, τα άμεσα κόστη και τα γενικά έξοδα.

Το βιβλίο εργασίας είναι δομημένο ως ένα σύνολο συνδεδεμένων καρτελών και όχι ως ένα ενιαίο φύλλο, έτσι ώστε η καταγραφή να παραμένει απλή ενώ η αναφορά κάνει τη δουλειά.

• Ξεκινήστε Εδώ και Ρύθμιση: ο σύντομος οδηγός και η λίστα ιδιοκτησιών σας, συμπληρωμένα μία φορά.
• Αρχείο Καταγραφής Εξόδων: η καρτέλα εργασίας, μία γραμμή ανά έξοδο.
• Μηνιαίες Εισροές: κρατήσεις ή διαμονές και τέλη καθαρισμού που εισπράχθηκαν, καταχωρημένα ανά ιδιοκτησία ανά μήνα.
• Μηνιαία Περίληψη και πέντε καρτέλες επιπέδου ιδιοκτησίας: η αναφορά, που δημιουργείται από το αρχείο καταγραφής και τις εισροές.
• Οδηγός Κατηγοριών: οι ορισμοί, ώστε η κατηγοριοποίηση να παραμένει συνεπής με την πάροδο του χρόνου.
• Έλεγχοι: ο έλεγχος ποιότητας, που επισημαίνει ελλείπουσες ημερομηνίες, ιδιοκτησίες, κατηγορίες, προμηθευτές, τρόπους πληρωμής, κενά αποδείξεων, μη συμφωνημένα έξοδα και ζητήματα αντιστοίχισης κατηγοριών.

Τρεις συνήθειες το κάνουν να λειτουργεί. Καταγράψτε τα έξοδα την ημέρα που συμβαίνουν ή σε μια σταθερή εβδομαδιαία χρονική περίοδο, γιατί η μνήμη είναι ο χειρότερος λογιστής στην ομάδα σας. Χρησιμοποιήστε μόνο τις δώδεκα ενσωματωμένες κατηγορίες αντί να εφευρίσκετε νέες. Και εκτελέστε την καρτέλα «Έλεγχοι» πριν θεωρήσετε ότι ένας μήνας έχει ολοκληρωθεί.

Μια ειλικρινής σημείωση πεδίου εφαρμογής. Αυτό το βιβλίο εργασίας παρακολουθεί έξοδα, αποδείξεις, τέλη καθαρισμού που εισπράχθηκαν, κρατήσεις, μηνιαίες περιλήψεις, σύνολα ανά ιδιοκτησία και ελέγχους ποιότητας. Δεν είναι ένα πλήρες λογιστικό σύστημα: δεν χειρίζεται την αναγνώριση εσόδων, τα λογιστικά βιβλία ιδιοκτητών, τη λογιστική εμπιστοσύνης ή οτιδήποτε σχετίζεται με την υποβολή φόρων. Είναι το πειθαρχημένο μπροστινό μέρος που τα κάνει όλα αυτά ευκολότερα όταν φτάσετε εκεί.

Ποιες κατηγορίες εξόδων πρέπει να παρακολουθείτε για μια βραχυχρόνια μίσθωση;

Δώδεκα κατηγορίες καλύπτουν σχεδόν κάθε λειτουργία ενοικίασης, και το πρότυπο τις κλειδώνει σκόπιμα. Οι σταθερές κατηγορίες είναι αυτές που καθιστούν δυνατές τις συγκρίσεις από μήνα σε μήνα και από ιδιοκτησία σε ιδιοκτησία. οι εφευρεμένες εφάπαξ κατηγορίες είναι αυτές που τις καταστρέφουν αθόρυβα.

Δύο κατηγορίες χρήζουν προσοχής. Τα «Άλλα λειτουργικά» είναι ένα προσωρινό καταφύγιο, όχι μια συνήθεια: αν το ίδιο είδος εξόδου συνεχίζει να προσγειώνεται εκεί, χρειάζεται ένα πραγματικό σπίτι. Και οι «Επαγγελματικές αμοιβές» είναι σκόπιμα ξεχωριστές από το «Λογισμικό & υπηρεσίες», επειδή η πληρωμή ενός λογιστή και η συνδρομή σε λογισμικό συμπεριφέρονται διαφορετικά στη βάση κόστους σας, παρόλο που και τα δύο μοιάζουν με διοικητικά έξοδα.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ άμεσων κόστων, γενικών εξόδων και κεφαλαιουχικών αγορών;

Στο πρότυπο Hostfully, τα άμεσα κόστη είναι έξοδα που συνδέονται στενά με τις διαμονές των επισκεπτών ή τις λειτουργίες της ιδιοκτησίας, όπως καθαρισμός, προμήθειες, κοινόχρηστα, επισκευές και προμήθειες πλατφόρμας. Τα γενικά έξοδα καλύπτουν λειτουργικά κόστη που υποστηρίζουν την επιχείρηση, όπως ασφάλειες, λογισμικό, επαγγελματικές αμοιβές, μάρκετινγκ, φόρους και άδειες. Οι κεφαλαιουχικές αγορές είναι μεγαλύτερα, μακροχρόνια περιουσιακά στοιχεία όπως έπιπλα, συσκευές και μεγάλες βελτιώσεις.

Ο διαχωρισμός έχει σημασία γιατί τα τρία συμπεριφέρονται διαφορετικά καθώς αναπτύσσεστε. Τα άμεσα κόστη κλιμακώνονται με τις κρατήσεις, οπότε ανήκουν σε κάθε υπολογισμό ανά διαμονή. Τα γενικά έξοδα είναι σε μεγάλο βαθμό σταθερά, πράγμα που σημαίνει ότι γίνονται φθηνότερα ανά ιδιοκτησία καθώς το χαρτοφυλάκιό σας μεγαλώνει, και είναι το πρώτο πράγμα που πρέπει να εξετάσετε όταν τα περιθώρια φαίνονται μικρά σε μικρή κλίμακα.

Οι κεφαλαιουχικές αγορές διαχωρίζονται για διαφορετικό λόγο: διαφορετικά θα κατέστρεφαν τη μηνιαία σας εικόνα. Ένας μήνας επίπλων δεν είναι έκρηξη εξόδων, είναι μια επένδυση, και η ανάμειξη των δύο κάνει κάθε γραμμή τάσης να ψεύδεται. Ο τρόπος με τον οποίο αντιμετωπίζονται αυτές οι αγορές για φορολογικούς σκοπούς εξαρτάται από την περίπτωσή σας και είναι μια ερώτηση για τον φοροτεχνικό σας. η δουλειά του βιβλίου εργασίας είναι απλώς να τις διατηρεί ορατές και ξεχωριστές.

Πώς διατηρείτε τις αποδείξεις χωρίς να χάσετε το μυαλό σας;

Καταγράψτε τη στιγμή της αγοράς, αλλιώς η απόδειξη ήδη χάνεται. Το λειτουργικό σύστημα είναι μία φωτογραφία, ένα μοτίβο ονομασίας, ένας φάκελος: φωτογραφίστε την απόδειξη στο ταμείο ή προωθήστε την έκδοση email αμέσως, ονομάστε την με την ημερομηνία, την ιδιοκτησία και τον προμηθευτή, και στη συνέχεια εισάγετε αυτή την αναφορά στη στήλη «Αναφορά απόδειξης».

Η στήλη «Απόδειξη αποθηκεύτηκε» είναι αυτό που μετατρέπει αυτό από καλές προθέσεις σε διαδικασία. Σημειώστε την καθώς προχωράτε, και η καρτέλα «Έλεγχοι» θα εμφανίσει κάθε έξοδο που εξακολουθεί να λείπει απόδειξη πριν κλείσει ο μήνας. Αυτή είναι μια διόρθωση δύο λεπτών την πρώτη εβδομάδα και ένα αρχαιολογικό έργο τον έκτο μήνα.

Οι προμήθειες για πολλαπλές ιδιοκτησίες αξίζουν ένα επιπλέον βήμα στο ταμείο: χωρίστε την αγορά ανά μονάδα όσο ακόμα θυμάστε ποιο σαμπουάν πήγε πού. Μια προμήθεια 180 $ που χωρίζεται κατά την αγορά διαρκεί τριάντα δευτερόλεπτα. ανακατασκευασμένη τον Μάρτιο, απαιτεί μια εικασία.

Οι πληρωμές καθαρισμού είναι η άλλη ροή υψηλού όγκου που αξίζει να συστηματοποιηθεί. Είτε πληρώνετε μια υπηρεσία είτε μεμονωμένους καθαριστές, ένας συνεπής τρόπος πληρωμής που παράγει το δικό του αρχείο, αντί για μετρητά, σημαίνει ότι το μεγαλύτερο επαναλαμβανόμενο έξοδο στις περισσότερες λειτουργίες τεκμηριώνεται από μόνο του.

Τι πρέπει να κάνετε πραγματικά με τα δεδομένα εξόδων;

Διαβάστε τα μηνιαίως, γιατί τα παρακολουθούμενα αλλά μη αναγνωσμένα έξοδα είναι απλώς καλά οργανωμένη άγνοια. Δύο από τους πιο χρήσιμους αριθμούς χρειάζονται μια επιπλέον εισροή από εσάς: για να υπολογίσετε το περιθώριο καθαρισμού και το άμεσο κόστος ανά διαμονή, εισάγετε μηνιαίες κρατήσεις ή διαμονές και τέλη καθαρισμού που εισπράχθηκαν ανά ιδιοκτησία στην καρτέλα «Μηνιαίες Εισροές».

Με αυτά στη θέση τους, τρεις αριθμοί αποπληρώνουν τα πέντε λεπτά που χρειάζονται. Το περιθώριο καθαρισμού συγκρίνει τι εισπράττετε σε τέλη καθαρισμού με αυτά που πληρώνετε, ανά ιδιοκτησία, και γίνεται αρνητικό συχνότερα από ό,τι περιμένουν οι οικοδεσπότες. Το άμεσο κόστος ανά διαμονή διαιρεί τα άμεσα κόστη σας με τις κρατήσεις του μήνα, αποκαλύπτοντας πότε η οικονομία κύκλου εργασιών μιας μονάδας έχει αποκλίνει.

Το τρίτο είναι τα γενικά έξοδα ως ποσοστό των συνολικών δαπανών, ορατά στη «Μηνιαία Περίληψη» μόλις αντιστοιχιστούν οι κατηγορίες. Απαντά στο αν τα σταθερά σας κόστη κατανέμονται αποτελεσματικά ή αν καταβροχθίζουν αθόρυβα ένα μικρό χαρτοφυλάκιο.

Οι καρτέλες επιπέδου ιδιοκτησίας είναι εκεί όπου αυτά μετατρέπονται σε αποφάσεις: ποια μονάδα δικαιολογεί μια αλλαγή τιμής, ποια σχέση με προμηθευτή χρειάζεται επαναδιαπραγμάτευση, ποιο μοτίβο επισκευών μιας ιδιοκτησίας σας λέει κάτι για την ίδια την ιδιοκτησία. Το αρχείο καταγραφής συλλέγει γεγονότα. η μηνιαία ανάγνωση τα μετατρέπει σε κινήσεις.

Πότε παύει να είναι αρκετό το υπολογιστικό φύλλο;

Το υπολογιστικό φύλλο είναι ισχυρότερο για μικρούς διαχειριστές που χρειάζονται πειθαρχία, ορατότητα και καθαρά μηνιαία αρχεία. Αρχίζει να καταρρέει όταν τα έξοδα, οι κρατήσεις, οι προμήθειες πλατφόρμας, η αναφορά ιδιοκτήτη και η συμφωνία τραπεζικών λογαριασμών πρέπει να συνδέονται αυτόματα.

Υπάρχουν και πρακτικά όρια. Το βιβλίο εργασίας καλύπτει πέντε ιδιοκτησίες μέσω των καρτελών επιπέδου ιδιοκτησίας, και κάθε γραμμή εξακολουθεί να εισάγεται χειροκίνητα. Η λογιστική έχει γίνει το κύριο παράπονο τεχνολογίας μεταξύ των διαχειριστών ιδιοκτησιών, και η χειροκίνητη εισαγωγή σε αποσυνδεδεμένα συστήματα είναι ένα μεγάλο μέρος του γιατί.

Τα σήματα είναι συνεπή: έξοδα που καταγράφονται εβδομάδες αργότερα, κατηγορίες που επιλέγονται από τη μνήμη, μια καρτέλα «Έλεγχοι» που έχετε σταματήσει να εκτελείτε, ή ένας ιδιοκτήτης που ζητά καταστάσεις που ένα υπολογιστικό φύλλο δεν σχεδιάστηκε ποτέ να παράγει.

Η αυτοματοποίηση αντικαθιστά την πληκτρολόγηση, όχι τη σκέψη. Οι τραπεζικές ροές τραβούν συναλλαγές, οι κανόνες αρχειοθετούν τις επαναλαμβανόμενες, και μια πλατφόρμα συνδεδεμένη με PMS προσθέτει το κομμάτι που κανένα γενικό εργαλείο δεν έχει: έσοδα από κρατήσεις και προμήθειες πλατφόρμας που καταγράφονται αυτόματα από δεδομένα κρατήσεων. Οι επιλογές, από γενικά λογιστικά εργαλεία έως ειδικά σχεδιασμένες πλατφόρμες, συγκρίνονται στον οδηγό μας για το λογιστικό λογισμικό βραχυχρόνιων μισθώσεων.

Η αναβάθμιση αλλάζει τη μηνιαία συνεδρία από εισαγωγή δεδομένων σε αναθεώρηση, η οποία είναι η ίδια αλλαγή που καλύπτεται σε ολόκληρο το σύστημα στον οδηγό μας για την λογιστική βραχυχρόνιων μισθώσεων. Και μόλις τα έξοδα καταγράφονται μόνα τους, ο έλεγχός τους έναντι της τράπεζας γίνεται ένα βήμα του μηνιαίου κλεισίματος αντί για ολόκληρο το βράδυ.

Συχνές ερωτήσεις σχετικά με την παρακολούθηση εξόδων Airbnb

Πώς παρακολουθώ τα έξοδα για το Airbnb μου;

Καταγράψτε κάθε έξοδο σε ένα σύστημα με ημερομηνία, ιδιοκτησία, κατηγορία, προμηθευτή, περιγραφή, ποσό, τρόπο πληρωμής και αναφορά απόδειξης, στη συνέχεια σημειώστε αν η απόδειξη έχει αποθηκευτεί και το έξοδο έχει συμφωνηθεί. Καταγράψτε τα έξοδα την ημέρα που συμβαίνουν ή σε μια σταθερή εβδομαδιαία χρονική περίοδο, φωτογραφίστε τις αποδείξεις αμέσως και ελέγξτε τα σύνολα ανά κατηγορία και ιδιοκτησία κάθε μήνα.

Ποιες στήλες πρέπει να έχει ένα υπολογιστικό φύλλο εξόδων;

Δώδεκα στήλες το καλύπτουν: αναγνωριστικό εξόδου, ημερομηνία, μήνας, ιδιοκτησία, κατηγορία, προμηθευτής, περιγραφή, ποσό, τρόπος πληρωμής, αναφορά απόδειξης, κατάσταση αποθήκευσης απόδειξης, κατάσταση συμφωνίας και σημειώσεις. Το αναγνωριστικό δίνει σε κάθε γραμμή μια σταθερή αναφορά, η στήλη ιδιοκτησίας επιτρέπει την αναφορά ανά ιδιοκτησία, και οι ενδείξεις απόδειξης και συμφωνίας είναι αυτές που σας επιτρέπουν να αποδείξετε το αρχείο καταγραφής αντί απλώς να το εμπιστευτείτε.

Τι είναι τα λειτουργικά έξοδα για μια ενοικιαζόμενη ιδιοκτησία;

Τα λειτουργικά έξοδα είναι τα επαναλαμβανόμενα κόστη λειτουργίας της επιχείρησης, χωρισμένα σε άμεσα κόστη που συνδέονται με διαμονές και λειτουργίες ιδιοκτησίας, όπως καθαρισμός, προμήθειες, κοινόχρηστα, επισκευές και προμήθειες πλατφόρμας, και γενικά έξοδα που υποστηρίζουν την επιχείρηση, όπως ασφάλειες, λογισμικό, επαγγελματικές αμοιβές, μάρκετινγκ και άδειες. Μεγαλύτερες, μακροχρόνιες αγορές όπως έπιπλα και συσκευές παρακολουθούνται ξεχωριστά ως κεφάλαιο.

Υπάρχει δωρεάν υπολογιστικό φύλλο για τα έξοδα Airbnb;

Ναι. Το δωρεάν βιβλίο εργασίας σε αυτόν τον οδηγό περιλαμβάνει έναν οδηγό «Ξεκινήστε Εδώ», καρτέλα «Ρύθμιση», «Αρχείο Καταγραφής Εξόδων», «Μηνιαίες Εισροές», «Μηνιαία Περίληψη», πέντε καρτέλες επιπέδου ιδιοκτησίας, έναν «Οδηγό Κατηγοριών» και μια καρτέλα «Έλεγχοι» που επισημαίνει ελλείποντα δεδομένα και μη συμφωνημένα έξοδα. Χρησιμοποιεί δώδεκα κλειδωμένες κατηγορίες που αντιστοιχίζονται αυτόματα στον τύπο δαπάνης και τη συμπεριφορά κόστους.

Πρέπει να παρακολουθώ τα έξοδα ανά ιδιοκτησία;

Πάντα, ακόμα και με μία μονάδα. Η παρακολούθηση ανά ιδιοκτησία είναι αυτή που σας λέει ποιες ιδιοκτησίες αποφέρουν πραγματικά κέρδη, που είναι ο αριθμός από τον οποίο εξαρτάται κάθε απόφαση ανάπτυξης. Είναι επίσης σχεδόν αδύνατο να αναδρομολογηθεί: έξοδα που καταγράφονται χωρίς ετικέτα ιδιοκτησίας σπάνια μπορούν να ανατεθούν με ακρίβεια μήνες αργότερα.

Πώς παρακολουθώ τα έξοδα μετρητών για την ενοικίασή μου;

Ελαχιστοποιήστε τα πρώτα, καθώς τα έξοδα που πληρώνονται με κάρτα ή μεταφορά τεκμηριώνονται μόνα τους, ενώ τα μετρητά εξαρτώνται αποκλειστικά από την πειθαρχία σας. Όταν τα μετρητά είναι αναπόφευκτα, φωτογραφίστε την απόδειξη αμέσως, καταγράψτε το έξοδο την ίδια ημέρα και καταγράψτε τον τρόπο πληρωμής ώστε η γραμμή να μην φαίνεται ασύμφωνη όταν κάνετε συμφωνία με την τράπεζα.

Βασικά συμπεράσματα

Η παρακολούθηση εξόδων είναι ένα μικρό σύνολο συνηθειών με μεγάλη σύνθετη απόδοση.

• Καταγράψτε κάθε έξοδο με ημερομηνία, ιδιοκτησία, κατηγορία, προμηθευτή, ποσό, τρόπο πληρωμής, αναφορά απόδειξης, και τις ενδείξεις απόδειξης και συμφωνίας που σας επιτρέπουν να το αποδείξετε αργότερα.
• Χρησιμοποιήστε τις δώδεκα κλειδωμένες κατηγορίες αντί να εφευρίσκετε νέες, ώστε οι συγκρίσεις από μήνα σε μήνα και από ιδιοκτησία σε ιδιοκτησία να παραμένουν έγκυρες.
• Διαχωρίστε τα άμεσα κόστη από τα γενικά έξοδα και τις κεφαλαιουχικές αγορές. τα τρία συμπεριφέρονται διαφορετικά καθώς αναπτύσσεστε.
• Εισάγετε κρατήσεις και τέλη καθαρισμού που εισπράχθηκαν στις «Μηνιαίες Εισροές», διαφορετικά δεν μπορούν να υπολογιστούν το περιθώριο καθαρισμού και το κόστος ανά διαμονή.
• Μεταβείτε στην αυτοματοποίηση όταν τα έξοδα, οι κρατήσεις, οι προμήθειες πλατφόρμας, η αναφορά ιδιοκτήτη και η συμφωνία τραπεζικών λογαριασμών πρέπει να συνδέονται χωρίς εσάς.