Que vous passiez de la location traditionnelle ou que vous démarriez une nouvelle entreprise à partir de zéro, vous avez besoin d’un contrat de location à moyen terme. Les clients ont généralement des besoins spécifiques, et votre contrat doit en tenir compte.
De plus, des conditions vagues ou incomplètes peuvent vous exposer à des risques importants. Les hôtes peuvent se rendre compte qu’ils ne respectent pas les exigences légales locales, qu’ils sont incapables de faire appliquer les règles ou qu’ils doivent constamment céder face à des clients déraisonnables.
Notre guide vous explique tout ce que vous devez inclure dans un contrat de location à moyen terme, afin de protéger votre entreprise. Nous examinons non seulement ce qu’il faut inclure dans votre contrat, mais aussi comment l’écrire et le partager avec les clients.
Qu’est-ce qu’une location à moyen terme et en quoi diffère-t-elle des autres modèles de location ?
Une location à moyen terme est généralement un bien meublé loué pour une période d’un à six mois. Ces séjours conviennent souvent aux professionnels en déplacement, aux télétravailleurs ou aux personnes en transition de logement. Les locataires s’attendent donc à un endroit où ils se sentent installés et prêts à vivre, et non à une simple halte.
Ce qui distingue vraiment les locations à moyen terme, c’est la façon dont elles sont traitées légalement. De nombreuses régions fixent des limites strictes à la durée pendant laquelle vous pouvez accueillir des clients avant d’être soumis aux lois sur les propriétaires et les locataires.
Le fondateur d’Attache Corporate Housing, Tim Touchette, affirme que ces lois peuvent avoir un impact significatif sur la façon dont vous gérez votre entreprise. « À Washington DC, dès qu’un séjour dépasse 30 jours, le client devient un locataire et les droits des locataires font désormais partie du contrat de location », explique-t-il. « Cela a un impact sur tout, du montant du loyer que vous facturez au montant que vous indiquez pour un dépôt de garantie et au montant des taxes à percevoir. »
C’est en grande partie la raison pour laquelle les locations à moyen terme ont besoin de leur propre contrat de location. Un contrat à court terme ne va souvent pas assez loin, tandis qu’un contrat à long terme peut être trop restrictif. La création d’un contrat de location à moyen terme dédié vous permet d’adapter votre contrat à vos besoins commerciaux réels.
Avantages d’un contrat de location à moyen terme dédié
La rédaction d’un contrat de location à moyen terme pour votre entreprise, plutôt que de vous fier à un modèle générique, vous offre les avantages suivants :
- Une protection juridique plus claire : Des accords bien rédigés facilitent l’application des règles concernant le paiement, la conduite des clients et les dommages. Cela vous donne une base solide sur laquelle vous appuyer en cas de problème.
- Moins d’incompréhensions : Lorsque vous documentez clairement vos politiques, il y a moins de place à la confusion. Les clients savent exactement ce à quoi ils se sont inscrits, de sorte qu’ils ne se disputeront pas et ne repartiront pas insatisfaits.
- Une plus grande transparence : Les locations à moyen terme entraînent souvent des droits supplémentaires pour les locataires. Un contrat de location complet informe chacun de vos obligations légales en tant qu’hôte, ce qui l’aide à établir une relation de confiance avec vous.
- Une configuration plus professionnelle : La fourniture d’un accord clair et adapté indique que vous prenez votre entreprise au sérieux, ce qui peut vous aider à attirer des locataires plus fiables.
- Flexibilité intégrée : Des conditions claires pour les prolongations, les sorties anticipées et les délais de préavis facilitent l’adaptation en cas de changement de plan, sans avoir à renégocier quoi que ce soit en cours de séjour.
Bien que les contrats de location impliquent un travail supplémentaire, insistez pour les utiliser. Touchette nous rappelle que des conditions claires profitent à tout le monde : « Avoir un contrat de location pour les durées mensuelles protège le propriétaire, le gestionnaire immobilier (le cas échéant) et le client. »
Exigences légales à prendre en compte lors de la rédaction d’un contrat de location à moyen terme
Différentes règles juridiques peuvent s’appliquer aux biens locatifs à moyen terme par rapport à d’autres modèles. Les règles qui comptent dépendent de votre emplacement, mais il est courant que des réglementations supplémentaires entrent en vigueur après une certaine durée de séjour.
Lors de la rédaction de votre contrat, vérifiez si l’un des éléments suivants s’applique à votre propriété et inscrivez-le dans votre contrat le cas échéant :
- Lois sur les propriétaires et les locataires : Elles régissent souvent les dépôts de garantie, les délais de préavis et les normes de vie lorsque les séjours dépassent un nombre de jours déterminé.
- Réglementation en matière de logement équitable : Selon la région, les règles de lutte contre la discrimination et de protection des locataires peuvent s’appliquer plus strictement aux locations à moyen terme qu’aux courts séjours.
- Règles de zonage locales : Certaines villes limitent ou réglementent les locations à moyen terme différemment des logements à court ou à long terme. La bonne nouvelle, c’est qu’elles sont généralement permissives.
- Règles de l’association de propriétaires : Même si la loi locale autorise les locations à moyen terme, les règles de votre association de propriétaires ou de votre immeuble privé peuvent affecter la façon dont vous pouvez gérer votre entreprise.
- Obligations fiscales : Les taxes d’hébergement, les taxes d’occupation ou les exonérations peuvent s’appliquer si vous hébergez régulièrement des clients pendant une certaine période.
- Exigences d’enregistrement ou de licence : De nombreuses régions exigent des permis ou un enregistrement pour louer votre propriété pendant des périodes prolongées.
Conditions essentielles du contrat de location pour une location à moyen terme
Chaque entreprise de location à moyen terme est un peu différente, votre contrat de location doit donc refléter votre façon de fonctionner. Cela dit, la plupart des contrats ont besoin d’un ensemble de conditions de base pour éviter toute confusion, protéger vos intérêts et clarifier les attentes dès le départ.
Voici ce que vous devez toujours inclure :
Parties impliquées
Indiquez clairement qui est impliqué dans l’accord, ce qui peut inclure :
- Le propriétaire du bien
- Le gestionnaire immobilier
- Le client (si vous travaillez avec des entreprises)
- Les locataires
S’il y a plus d’un locataire, indiquez tous les noms sur le bail. Cela facilite les choses si quelqu’un veut partir plus tôt ou prolonger son séjour.
Coordonnées
Indiquez les coordonnées actuelles des deux parties, à savoir les numéros de téléphone, les adresses électroniques et les adresses postales. En tant qu’hôte, vous pouvez être tenu de fournir ces informations par la loi.
L’obtention d’adresses électroniques est également essentielle pour votre stratégie de communication. Vous utilisez ces informations pour confirmer les détails du séjour, envoyer des mises à jour et prendre des nouvelles des clients pendant leur séjour. En cas de litige, vous pouvez également conserver les courriels comme preuve écrite pour voir ce qui a été convenu et parvenir à une résolution plus rapidement.
Détails de la propriété
Donnez toutes les informations sur le bien loué, notamment :
- L’adresse de la propriété
- Numéro d’unité ou d’appartement
- Nombre de zones de couchage
- Nombre de pièces
- Superficie en pieds carrés
- Commodités
Si certaines zones sont interdites, comme les espaces de stockage ou les garages, indiquez-le clairement. Les locataires doivent comprendre où ils peuvent et ne peuvent pas aller.
Liste d’inventaire
Incluez un inventaire détaillé de tous les meubles, appareils et équipements que vous fournissez. Cela indique aux clients ce qui est inclus au début du contrat et facilite la vérification de la présence de tous les éléments à la fin. Veillez simplement à mettre à jour la liste si vous devez remplacer des éléments ou compléter l’inventaire pendant le séjour.
Services inclus
Précisez les services inclus dans les paiements de loyer, tels que :
- Services publics
- Internet
- Nettoyage et jardinage
- Transport
- Abonnements à une salle de sport
- Prise en charge à l’aéroport
Les hôtes de locations à moyen terme regroupent généralement les services publics et l’internet dans les frais mensuels. Mais quoi que vous décidiez de faire, assurez-vous de l’indiquer clairement dans le contrat afin d’éviter de gêner les clients.
Dates du bail
Clarifiez tous les points suivants :
- Dates d’emménagement et de déménagement
- Heures d’arrivée et de départ
- S’il s’agit d’un bail à durée flexible ou fixe
- Le délai de préavis pour les prolongations
- La durée de la prolongation possible pour les clients
Touchette affirme que la clause de prolongation est la chose la plus importante à inclure dans un contrat. Il nous dit : « Cela a fait une énorme différence pour nos clients qui ont besoin de la flexibilité de prolonger leur séjour (avec un préavis approprié) afin de ne pas avoir à s’engager plus longtemps que nécessaire et de ne pas avoir à craindre de déménager dans un autre endroit juste après avoir signé notre bail. »
Clauses de résiliation anticipée
Indiquez si les locataires peuvent choisir de mettre fin au bail de façon anticipée. Si c’est le cas, précisez également le délai de préavis dont vous avez besoin et les paiements qui s’appliqueront toujours.
Bien que l’inclusion d’une clause de résiliation anticipée rende la gestion locative moins prévisible, elle peut vous aider à attirer davantage de clients. Les voyageurs d’affaires, en particulier, recherchent souvent ce type de flexibilité.
Instructions d’arrivée
Précisez ce qui doit se passer à l’arrivée afin que le locataire puisse s’installer en douceur. Incluez des étapes pratiques telles que :
- Quand et comment ils auront accès
- Où se garer
- Comment localiser les clés
- Que faire en premier
Les serrures intelligentes peuvent donner aux locataires moins de choses à faire et rendre cette partie du processus plus fluide. Lorsque vous les intégrez à un système de gestion immobilière (PMS) comme Hostfully, vous pouvez également générer et envoyer un code unique.
Instructions de départ
De même, énumérez les étapes à suivre pour un départ simple. Vous devez aborder les points suivants :
- Où mettre le linge de maison et la vaisselle
- Élimination des déchets
- Comment rendre les clés ou gérer les codes d’accès
- Ce que signifie « état raisonnable » pour la fin du séjour
Ajoutez le processus d’inspection et le calendrier afin que les locataires sachent ce qui se passe ensuite et quand ils peuvent s’attendre à ce que leur dépôt de garantie leur soit restitué (si vous leur en avez demandé un).
Conditions de paiement
Outre le montant du loyer, indiquez les dates d’échéance, les modes de paiement acceptés et les politiques relatives aux frais de retard. Cela permet de s’assurer que les clients savent quand et comment payer, afin que vous n’ayez pas à les relancer.
Si une entreprise est responsable du paiement, des conditions de paiement claires évitent également aux locataires de se retrouver au milieu d’une situation délicate. Ils ne sont peut-être pas responsables du non-paiement, mais leur expérience risque d’être affectée par les litiges.
Frais supplémentaires
Énumérez tous les frais que vous n’incluez pas dans votre tarif à la nuit ou au mois afin qu’ils ne surprennent pas les clients. Il peut s’agir de frais fixes pour le nettoyage et le stationnement ou de tarifs variables pour le dépassement des limites des services publics.
De plus, indiquez si un montant indiqué est le montant total ou le montant mensuel. Les dépenses typiques diffèrent d’une région à l’autre, de sorte que ce qui vous semble évident peut ne pas l’être pour les locataires.
Avant d’envoyer le contrat aux locataires, vérifiez-le par rapport à votre section « services inclus » pour vous assurer que votre contrat est cohérent.
Dépôts de garantie
Indiquez si vous avez besoin d’un dépôt de garantie et tout ce que cela implique. Vous devez généralement indiquer le montant, la façon dont vous le conservez et les conditions de sa restitution.
De plus, indiquez dans quel état vous vous attendez à trouver le bien. N’oubliez pas que la plupart des lois nationales et étatiques vous interdisent de facturer aux locataires l’usure normale. Vous ne pouvez retenir le dépôt que pour les dommages et les objets manquants.
Les dépôts de garantie sont susceptibles d’être soumis à la réglementation locale. Assurez-vous que vos conditions sont conformes aux exigences, sinon vous risquez de ne pas pouvoir prendre de mesures contre les locataires qui endommagent votre propriété. Pire encore, vous pourriez vous exposer vous-même à des poursuites judiciaires.
Règlement intérieur
Définissez des attentes claires quant à la façon dont les locataires doivent traiter le bien et les environs. Vous pouvez inclure des règles concernant :
- Le bruit
- Les déchets
- Les invités supplémentaires
- Les animaux de compagnie
- Le tabagisme
Précisez également ce qui se passe lorsque les locataires enfreignent ces règles. Il peut s’agir d’une série d’étapes commençant par un avertissement verbal ou un avis écrit et se terminant par une expulsion.
Conseils pour la gestion des contrats de location à moyen terme
Décider de ce qu’il faut inclure dans votre contrat de location à moyen terme n’est que le début. Vous devez également décider comment intégrer l’ensemble du contrat dans vos activités commerciales.
Voici quelques conseils sur la gestion des contrats :
- Créer un modèle réutilisable : Élaborez un bail standard que vous pouvez réutiliser pour chaque réservation, avec des espaces réservés pour les dates, les noms, les prix et les détails de la propriété. Cela permet de maintenir la cohérence de vos documents, tout en vous permettant d’effectuer des ajustements rapides pour différents locataires.
- Utiliser un langage simple et accessible : Évitez autant que possible le langage juridique trop complexe. Un libellé simple permet aux clients de mieux comprendre votre contrat, de sorte qu’ils sont moins susceptibles d’être confus et d’enfreindre involontairement les règles.
- Recueillir les signatures par voie électronique : Utilisez des outils de signature électronique pour accélérer le processus. Les PMS comme Hostfully vous permettent d’envoyer des contrats dans le cadre de messages et de demander aux clients de signer en ligne.
- Consulter un avocat spécialisé en droit immobilier : Demandez à un avocat de vérifier votre modèle. La réglementation varie selon l’endroit, et un examen professionnel peut vous assurer que votre bail répond à toutes les exigences.
- Combiner les contrats avec un guide numérique : Créez un guide numérique à l’aide de Hostfully pour donner aux locataires plus de détails sur votre propriété. Votre guide peut clarifier le règlement intérieur, donner des instructions sur la façon d’utiliser correctement les commodités et expliquer ce qu’il faut faire lorsque différents problèmes surviennent.
Apportez structure et cohérence aux locations à moyen terme avec Hostfully PMS
Un contrat de location à moyen terme protège votre entreprise tout en définissant les attentes des locataires dès le premier jour. Mais même le contrat le mieux rédigé ne signifie rien sans les bons systèmes pour le soutenir.
C’est là qu’Hostfully entre en jeu, en vous aidant à transformer votre bail en une expérience de location plus professionnelle et organisée. Nos principales caractéristiques pour les locations à moyen terme comprennent :
- Partage sécurisé de documents pour les baux et le règlement intérieur
- Guides numériques pour des instructions claires aux locataires
- Communication centralisée avec les clients
- Messagerie et flux de travail automatisés
- Accès facile aux informations sur la propriété
Grâce à un contrat de location solide et à l’aide de Hostfully, vous pouvez minimiser les litiges, rester organisé et gérer les locations à moyen terme avec plus de confiance.
FAQ sur les contrats de location à moyen terme
Ai-je besoin d’un avocat pour créer un contrat de location à moyen terme ?
Non, vous n’avez pas besoin d’un avocat pour rédiger le bail, mais il est préférable de le faire vérifier par un expert de toute façon. Les locations à moyen terme relèvent souvent du droit des propriétaires et des locataires, et une vérification appropriée permet de s’assurer que vos conditions sont valides et exécutoires.
Quelle est la différence entre un MTR de 30 jours et un bail MTR de 90 jours ?
La principale différence entre les baux de 30 et de 90 jours réside dans la force avec laquelle la location et les droits des locataires s’appliquent pendant la période de location. Les deux durées peuvent entraîner de nouvelles obligations en fonction de votre emplacement.
Quel dépôt de garantie dois-je facturer pour une location à moyen terme ?
De nombreux hôtes facturent un mois de loyer pour les locations à moyen terme. Toutefois, le montant idéal dépend de votre modèle d’entreprise, des exigences locales et de votre relation avec le client.