La mise en place d’un contrat de location à court terme présente de nombreux avantages. Le plus important est peut-être qu’il aide les gestionnaires immobiliers à éviter des maux de tête inutiles et à prévenir les dommages. L’importance de ce bail à court terme peut dépendre des plateformes que vous utilisez pour louer vos propriétés.
Dans cet article, nous allons explorer pourquoi les contrats sont importants, qui en a besoin et ce qu’il faut y inclure. En prime, nous avons créé un modèle de contrat de location à court terme que vous pouvez télécharger et personnaliser pour l’adapter aux besoins de votre entreprise.
Quel est le but d’un contrat de location à court terme ?
Un contrat de location à court terme permet de s’assurer qu’un locataire quittera votre propriété dans le même état où il l’a trouvée. Il met également tous les détails importants par écrit afin qu’il n’y ait aucune confusion sur ce qui est fourni de votre côté et sur ce qui est attendu du locataire. Une fois qu’il est signé, il devient une obligation légale pour vous et votre hôte de respecter votre contrat de location de vacances. La plupart des contrats de location en dehors des sites d’annonces comme Airbnb ou Vrbo sont rédigés d’une manière qui favorise les propriétaires.
Notez que les contrats de location à court terme sont très différents de ceux d’un bail immobilier traditionnel. Les locataires à court terme ont généralement moins de protections que les locataires à long terme. Il existe également peu (ou pas du tout) d’obligations du propriétaire et du locataire comme dans une location à long terme. Cela signifie que vous pouvez charger vos contrats de nombreuses stipulations qui vous favorisent (que vous soyez un gestionnaire ou un propriétaire).
Avez-vous même besoin d’un contrat de location à court terme ?
Si vous louez votre propriété par le biais de sites comme Airbnb, Vrbo ou Booking.com, alors, pour faire simple, non, vous n’avez pas besoin d’un contrat de location à court terme. Pourquoi ? Ces OTA ont leurs propres contrats, inscrits dans leurs conditions générales. Cependant, ces contrats de location à court terme ont tendance à être incroyablement larges et ne couvrent pas les détails importants liés à votre propriété.
Vous devez également vous rappeler que les contrats de location à court terme que l’on trouve sur ces sites ont été rédigés dans le meilleur intérêt de la plateforme, et pas nécessairement dans celui des propriétaires ou de vous, le gestionnaire. Ainsi, certains points plus précis peuvent ne pas être couverts ou pourraient pencher en faveur d’un hôte. Après tout, le but de ces sites d’annonces est d’obtenir des hôtes réguliers, pas nécessairement de protéger les gestionnaires ou les propriétaires.
Si vous accueillez des hôtes en dehors d’une plateforme tierce, comme par le biais d’un site de réservation directe, alors une sorte de contrat de location de vacances est une assurance nécessaire dans le cas où quelque chose tourne mal.
Que faut-il inclure dans un contrat de location de vacances
Quel que soit la plateforme que vous utilisez, demander aux hôtes de signer ce qui est essentiellement un bail à court terme n’est jamais une mauvaise idée. Le contrat s’assure que les locataires ont effectivement lu vos conditions pour leur séjour et atténue le risque d’un désaccord potentiel ou d’une mauvaise communication. Il fonctionne comme un document juridiquement contraignant et tient les deux parties responsables des termes du contrat de location de vacances. Il montre également votre engagement en tant qu’hôte immobilier envers l’équité et le professionnalisme.
Alors, que devez-vous inclure dans votre contrat de location à court terme ? Les informations essentielles à inclure peuvent être divisées en cinq catégories :
- Informations de contact et informations de base
- Règlement intérieur
- Description de la propriété, attentes et logistique
- Directives relatives au dépôt de garantie et politiques d’annulation
- Signatures numériques
Informations de contact et informations de base
La première chose que vous voulez avoir dans un contrat de location à court terme est toutes les informations sur les deux parties de la location, le séjour lui-même et la propriété. Assurez-vous d’inclure :
- Les noms complets, adresses et informations de contact (courriel et numéros de téléphone) de l’hôte immobilier et de l’hôte.
- La date d’arrivée et de départ du séjour (parfois appelée la période de location)
- Les heures d’arrivée et de départ et si les hôtes peuvent s’enregistrer eux-mêmes
- Le tarif de location quotidien, hebdomadaire ou mensuel, les conditions de paiement et les méthodes de paiement
- Les statistiques de base sur la propriété, comme le nombre de lits ou de chambres, et l’occupation maximale
- Si l’hôte sera facturé des frais de nettoyage, et quand ces frais sont facturés.
- Vous devriez également inclure les politiques d’annulation afin que les locataires soient au courant à l’avance s’ils finissent par annuler
Cette partie d’un contrat de location vous donne également l’occasion de communiquer d’autres services payants que vous pourriez avoir. Cela comprendrait des choses comme la location de vélos, des visites, des transferts aéroport, ou d’autres services que vous offrez moyennant des frais. Assurez-vous également d’inclure votre tarif pour les animaux de compagnie ou les hôtes supplémentaires, si vous en avez.
Règlement intérieur
Aucun contrat de location de vacances ne serait complet sans quelques règles de base de la maison. Les règles de la maison sont basées sur vos préférences en tant qu’hôte ou gestionnaire. Voici quelques éléments à considérer :
- Vos politiques concernant les fêtes (et les règles concernant le tabagisme !)
- Nombre maximal d’hôtes autorisés et toutes les fêtes appropriées (ou non !), y compris les enfants
- Si la propriété respecte les heures de silence, il est bon de les inclure également dans vos règles
- Règles concernant l’utilisation des commodités (y compris la piscine, l’utilisation du bain à remous ou l’utilisation du bateau)
- C’est toujours une bonne idée de mentionner qu’aucune activité illégale n’est autorisée, même si cela semble enfoncer une porte ouverte
- Vous pouvez également réitérer des sujets déjà abordés, comme les politiques d’annulation et les frais pour animaux de compagnie (ou l’absence de ceux-ci)
- Frais supplémentaires/potentiels dont vos hôtes doivent être conscients
- Les règles locales applicables, les lois de l’État et les règlements et ordonnances municipaux. Note : La violation de certaines de ces règles pourrait entraîner l’expulsion du domicile de vacances s’il y a une visite des forces de l’ordre. Il est donc important de rappeler à l’hôte que si cela se produit, votre entreprise n’est pas tenue de fournir d’autres hébergements.
- Bien qu’il soit peu probable que quiconque sous-loue une maison de vacances, vous voulez toujours réduire votre exposition à une location louche, surtout dans les périodes de location à plus long terme
Description de la location de vacances et logistique
Votre contrat de location à court terme devrait également inclure des informations sur la propriété utiles aux hôtes pendant leur séjour. Voici quelques exemples :
- Des indications précises pour se rendre à la propriété
- Où trouver les clés ou comment entrer dans le bâtiment (code PIN, etc.)
- Toute information sur le stationnement
- Des attentes spécifiques sur la façon dont vous vous attendez à ce que la propriété soit laissée (par exemple, le linge sale laissé sur le plancher de la salle de bain ou la vaisselle chargée dans le lave-vaisselle)
- Des informations sur les nettoyeurs qui pourraient passer ou les changements de linge à prévoir
- Enfin, un autre élément à inclure est vos droits en tant qu’hôte immobilier, comme le droit d’entrer dans la propriété pendant le séjour d’un hôte en cas d’entretien nécessaire ou d’urgence. Cependant, précisez la période de temps pendant laquelle vous pourriez avoir besoin d’accéder à la propriété.
Vous connaissez le mieux votre propriété de location ! Alors, pensez à ce que les hôtes devront savoir pour s’installer aussi facilement et sans tracas que possible, ce qui vous aidera également à offrir à vos locataires une meilleure expérience d’hôte.
Directives relatives au dépôt de garantie
Il est également important d’inclure les directives relatives au dépôt de garantie et toute politique d’annulation avec les éléments suivants :
- S’il y a un dépôt de garantie, vous devriez inclure le montant ainsi que vos conditions concernant son retour. La plupart des contrats ont une section dédiée à cela. Il est important de souligner que la réservation ne sera valide qu’une fois que vous aurez reçu le dépôt en entier. Vous devrez également détailler le montant requis pour le dépôt de garantie, et le délai dans lequel il est attendu. Généralement, la plupart des hôtes ou des gestionnaires énumèrent une ou deux méthodes de détails de paiement.
- Vous devrez également expliquer ce que couvre le dépôt, qu’il couvre une période de location spécifique, et les conditions dans lesquelles votre société de gestion de location de vacances retiendra le dépôt en cas de dommages. Cette section se termine généralement par une phrase ou deux sur le moment où le dépôt sera retourné (généralement 2 à 3 jours ouvrables après la fin de la période de location).
Signatures numériques
Enfin, votre contrat de location à court terme devrait également être un contrat de location court, ce qui signifie que vous voulez aborder tous les points nécessaires, mais aussi le rendre suffisamment bref pour que quelqu’un qui veut commencer ses vacances le lise réellement. Les deux parties devraient également signer le contrat afin de le rendre juridiquement contraignant.
Vous pouvez utiliser un service en ligne afin que vos hôtes puissent signer électroniquement le contrat avant leur arrivée, ce qui apporte une tranquillité d’esprit à de nombreux gestionnaires. Vous pouvez également exiger que les locataires signent en personne à leur arrivée. Quelle que soit la façon dont vous vous y prenez, cette étape ne doit pas être sautée !
Considérations supplémentaires
Voici quelques autres facteurs à considérer lors de la préparation d’un contrat de location de vacances :
- Lois locales et étatiques
- Un plan de secours solide
- Avantages du contrat de location de vacances
- Diligence raisonnable
- Comment commencer
Lois locales et étatiques
Il est important de s’assurer que votre contrat de location à court terme est conforme aux lois locales sur la propriété ainsi qu’aux lois à l’échelle de l’État. En général, vous voulez vous assurer que vous comprenez les lois en vigueur et toutes les implications qu’elles pourraient avoir pour vous. Rencontrez un avocat pour acquérir une compréhension des lois locales sur la propriété et pour examiner votre contrat de location.
Un plan de secours solide
Bien qu’un contrat de location à court terme signé tienne les deux parties légalement responsables du respect des termes du contrat, ce n’est jamais une garantie que rien de mal ne se produira. C’est pourquoi vous devriez également envisager une assurance de location de vacances pour votre propriété. En fait, vous serez probablement tenu d’avoir une assurance responsabilité civile, mais vous voudrez peut-être examiner davantage vos options d’assurance pour couvrir les biens endommagés ou volés.
Avantages du contrat de location de vacances
Avoir un contrat de location court entre vous et vos locataires temporaires ne vous profite pas seulement à vous. Il protège également vos hôtes. La signature d’un contrat de location court leur donnera la tranquillité d’esprit que leur hôte n’essaiera pas de faire quoi que ce soit de louche, comme ajouter des frais supplémentaires. Essentiellement, cela améliore l’expérience de l’hôte.
Diligence raisonnable
Dans le cadre de votre diligence raisonnable en matière de gestion immobilière, vous devriez lire les termes et conditions des sites de réservation tiers que vous utilisez pour voir s’ils répondent adéquatement à vos besoins.
Comment commencer
Où commencer ?! Vous pouvez commencer par rédiger votre propre contrat de location à court terme en suivant les directives ci-dessus ou télécharger un modèle. Ensuite, apportez votre modèle provisoire à un avocat ou à un juriste pour un examen final. Si une partie du travail a été faite à l’avance, les honoraires de l’avocat pourraient ne pas être aussi chers que vous le pensez.
Conclusion
Vous avez peut-être remarqué qu’une grande partie des informations énumérées ci-dessus sont déjà fournies sur des sites comme Vrbo et Airbnb. Comme mentionné précédemment, pour les hôtes qui réservent par le biais de ces sites, il n’est pas nécessaire d’inclure un contrat de location de vacances supplémentaire, mais il n’est jamais inutile de redonner les informations aux locataires.
Dans le cas où les locataires réservent directement par votre intermédiaire, toutes ces informations devraient absolument être incluses dans le contrat. Encore une fois, chaque propriété de location est différente, et la formule n’est pas universelle. Réfléchissez à toute autre politique ou condition que vous aimeriez que vos hôtes acceptent.
En fin de compte, vous connaissez vos propriétés mieux que quiconque. Ainsi, en ce qui concerne votre contrat de location à court terme, le quand, le pourquoi, le comment et ce qu’il inclut dépendent tous de ce dont vous avez besoin pour être un hôte immobilier prospère.