La gestion d’une location de vacances est très amusante et apporte un revenu supplémentaire agréable. Cependant, si les clients ne traitent pas bien votre location, cela peut être difficile. Si vous avez déjà eu quelqu’un qui a organisé une fête non autorisée ou même laissé derrière lui l’odeur indubitable de la fumée de cigarette, vous savez à quel point cela peut être frustrant. Heureusement, vous pouvez faire certaines choses pour vous assurer que ce genre de choses se produisent moins fréquemment, et le moyen le plus simple est de définir des règles de la maison. De cette façon, vous faites savoir à vos clients ce qui est autorisé et ce qui ne l’est pas sur votre propriété. Le règlement intérieur d’une location de vacances peut également aider à établir quelques conseils d’entretien ménager pour vous faciliter la vie lorsque vous vous occupez de votre propriété. À côté de votre annonce actuelle, ce règlement intérieur Airbnb est tout aussi important pour avoir un canal de communication clair avec vos clients.
Vous trouverez ci-dessous un guide pour élaborer le règlement intérieur parfait et l’appliquer sans rebuter vos clients. Nous avons également inclus un modèle de règles recommandées que vous voudrez peut-être envisager.
Tout d’abord, qu’est-ce qu’un règlement intérieur Airbnb ?
Le règlement intérieur d’une location à court terme est un ensemble de directives que vous, en tant qu’hôte Airbnb, donnerez à vos clients pour définir les attentes concernant leur séjour. Ces règles incluent ce qu’ils peuvent ou ne peuvent pas faire, et leur donnent également une idée du type de style d’hôte que vous pouvez avoir. En consultant vos attentes, les clients peuvent voir si votre propriété leur convient avant de réserver. Vous constaterez qu’un ensemble de règles bien définies peut vous aider à éviter une foule de problèmes comme des dommages à votre propriété ou même des désaccords avec vos voisins. Une liste très claire, équitable et spécifique vous aidera également à tenir vos clients responsables.
L’établissement de ces règles à l’avance créera une meilleure expérience pour vous et votre client Airbnb, ce qui entraînera des séjours répétés et de meilleures critiques. Cependant, avant de commencer à élaborer vos règles, vous devrez comprendre quel type de client votre annonce attirera. Vous ne voulez pas être autoritaire, car le client est très probablement là en vacances, mais vous voulez clairement énoncer vos limites.
Selon le type de client que vous souhaitez attirer, vous pouvez ajouter de la personnalité aux règles. Vous pouvez les rendre courtes et précises. Ou vous pouvez les rendre amusantes et légères. Quelle que soit la façon dont vous choisissez, voici quelques directives à suivre pour rédiger un règlement intérieur Airbnb efficace.
Conseils pour rédiger un règlement intérieur Airbnb efficace
Suivez ces conseils pour rédiger un règlement intérieur Airbnb efficace auquel vos clients prêteront attention :
- Soyez bref : Personne ne veut lire un document juridique de 20 pages lorsqu’il cherche un endroit où séjourner en vacances, alors gardez la liste des règles de la maison courte et mentionnez d’abord les règles les plus importantes.
- Soyez simple : Vous ne devez jamais compliquer à l’excès votre règlement intérieur. Gardez votre règlement intérieur de location de vacances simple afin que les clients le lisent attentivement sans confusion.
- Rendez-les accessibles à tous les clients : Vous pouvez également avoir des clients internationaux, alors soyez conscient de cela lorsque vous rédigez vos règles. Facilitez leur traduction en utilisant des phrases simples.
- Énumérez-les à différents endroits : Le règlement intérieur doit être placé dans votre annonce Airbnb dans la section des règles, et à titre de rappel, vous pouvez soit envoyer une version courte aux clients par e-mail, soit l’inclure dans votre guide numérique. Les guides numériques Hostfully sont un endroit merveilleux pour stocker des informations importantes, et vous pouvez le faire d’une manière qui ne submerge pas votre client.
- Tenez-les à jour : Le règlement intérieur d’une location à court terme peut changer avec le temps et au fur et à mesure que vous gagnez de l’expérience, alors revoyez votre règlement intérieur de temps en temps. N’ayez pas peur d’en ajouter de nouveaux, d’en supprimer ceux qui ne vous sont d’aucune utilité et d’apporter des modifications au besoin. En bref, vous devez les tenir aussi à jour que vous tenez votre annonce.
Où communiquez-vous le règlement intérieur Airbnb ?
1. Sur vos annonces Airbnb
C’est assez simple sur Airbnb. Rendez-vous dans « Vos annonces » sur le site Web d’Airbnb. Ensuite, sélectionnez l’annonce que vous souhaitez modifier en cliquant sur « Gérer l’annonce ».
Source : Airbnb
De là, cliquez sur « Paramètres de réservation » et trouvez la ligne qui indique « Règlement intérieur ». Cliquez sur modifier et vous aurez un espace pour ajouter vos règles.
Source : Airbnb
Vous verrez des règles prédéfinies et vous pouvez sélectionner celles que vous souhaitez appliquer à cette annonce. Ensuite, ajoutez toutes les règles personnalisées que vous souhaitez et appliquez-les. Enfin, cliquez sur « Enregistrer ».
Source : Airbnb
Lorsqu’un client potentiel examine votre annonce, il pourra voir vos règles et décider s’il sera un bon client pour votre espace.
Nous vous recommandons de réitérer certaines ou toutes vos règles dans votre lettre de bienvenue pour vous assurer que vos clients connaissent vos attentes. Il y a quatre moments principaux où vous voudrez absolument communiquer avec vos clients : avant la réservation, entre leur réservation et le jour de l’enregistrement, pendant leur séjour et après leur visite. Les règles doivent être mentionnées avant la réservation et à l’enregistrement.
2. Dans votre guide numérique
Même si vous avez déjà inclus votre règlement intérieur dans votre annonce Airbnb, c’est une bonne idée de le partager à nouveau dans un guide numérique. Après tout, si un client réserve son voyage des mois à l’avance, il ne se souviendra probablement pas de cette liste de règles qu’il a vue lors de sa réservation.
Avec Hostfully, il est facile de définir et de personnaliser votre règlement intérieur et de l’attribuer à la propriété (ou aux propriétés) à laquelle il s’applique. Tout d’abord, cliquez sur l’onglet « Manuel de la maison » du tableau de bord des guides Hostfully.
Source : Hostfully
Sélectionnez la propriété pour laquelle vous souhaitez rédiger un règlement intérieur et commencez à définir vos règles ! Hostfully fournit une liste de règles pré-générées que vous pouvez ajouter, supprimer et modifier selon vos besoins. Vous pouvez également attribuer ces règles à la propriété à laquelle elles s’appliquent.
De cette façon, tous vos clients ont votre règlement intérieur à portée de main pendant toute la durée de leur séjour. Cela peut vous aider à protéger votre propriété et à vous protéger d’un client qui prétend ne pas avoir vu vos règles avant d’en enfreindre une.
Source : Hostfully Guidebooks
Exemples de ce que vous devriez mentionner dans votre règlement intérieur
Afin que vous ne commenciez pas avec un écran vide, nous avons plusieurs exemples de types de règles que vous voudrez envisager d’ajouter à votre liste. Alors, plongeons-nous directement !
Aperçu
Vous inclurez un aperçu dans le cadre de vos règles. Ici, vous pouvez définir le ton de votre règlement intérieur. Vous devez faire une déclaration simple sur les raisons pour lesquelles les clients doivent les suivre, et assurez-vous de mentionner ce qui peut se produire s’ils ne respectent pas les règles. Cela peut inclure, par exemple, des déductions sur un dépôt de garantie.
Heures d’arrivée et de départ
Avec votre annonce, précisez l’heure d’arrivée et de départ pour vos clients. Y a-t-il des frais pour un départ tardif ? Faites-leur savoir à quoi s’attendre à l’avance ; cela permet à vos clients de planifier lors de la réservation de leur transport et de leur voyage.
Lorsque vous incluez la façon dont vos clients s’enregistrent et quittent votre propriété, cela pourrait distinguer votre annonce des autres. Si votre client sait qu’il arrivera tard dans la nuit, vous pouvez fournir des options sur la façon dont il peut entrer. Une serrure à code d’accès sur la porte pourrait faire toute la différence, plutôt que de vous rencontrer pour vous remettre les clés. Indiquer votre procédure d’enregistrement/de départ dans votre règlement intérieur pourrait vous éviter, à vous et à votre client, bien des maux de tête. C’est l’une des raisons pour lesquelles l’enregistrement automatique est devenu si populaire.
Si vous fournissez une clé, incluez la pénalité pour une clé perdue. Cela pourrait entraîner le changement des serrures, une arrivée tard dans la nuit et un mécontentement pour vous et le client.
Vous voulez améliorer l’expérience client tout en réduisant votre charge de travail ? C’est là que l’automatisation peut vous aider grandement. Tout d’abord, vous pouvez utiliser un logiciel pour envoyer automatiquement les informations d’enregistrement en même temps que le règlement intérieur. Deuxièmement, vous pouvez utiliser votre logiciel de location de vacances avec des intégrations tierces pour créer et envoyer des codes d’accès de porte uniques.
Stationnement
Votre propriété offre-t-elle un stationnement ? Est-ce un stationnement numéroté ou dans la rue ? Combien de voitures sont autorisées ?
Définir ces attentes pour vos clients avant leur arrivée rendra non seulement la situation moins stressante pour eux, mais cela pourrait être le facteur déterminant dans leur décision de louer ou non une voiture. Vous voulez qu’ils arrivent avec le sourire aux lèvres, et non qu’ils entrent frustrés parce qu’ils n’ont pas pu se garer en toute sécurité.
Comment pouvez-vous faciliter la recherche de stationnement pour les clients ? Avec un guide numérique, vous pouvez clarifier les instructions de stationnement avec des photos détaillées.
Les animaux de compagnie
Incluez votre politique concernant les animaux de compagnie dans votre règlement intérieur afin de ne pas recevoir d’« invités » à fourrure inattendus.
Si vous décidez d’autoriser les animaux de compagnie, assurez-vous de faire un nettoyage approfondi pour enlever les poils d’animaux après chaque séjour. Vous pouvez également établir une restriction de poids. Cela vous aidera à éviter les dommages ou les accidents.
Assurez-vous de partager ces informations à l’avance avec vos clients. De plus, notez qu’il est de plus en plus courant pour les hôtes et les gestionnaires de facturer des frais de nettoyage supplémentaires pour les animaux de compagnie. C’est donc peut-être quelque chose que vous devriez envisager.
Le tabagisme
Comme les animaux de compagnie, le tabagisme pourrait potentiellement rebuter d’autres clients, car il peut être difficile d’éliminer cette odeur. Indiquez clairement les règles concernant le tabagisme dans votre propriété et où il est autorisé. Si vous autorisez de fumer à l’extérieur ou sur un balcon, assurez-vous d’inclure un endroit où ils doivent jeter les mégots de cigarettes.
Plus important encore, indiquez clairement quelles seraient les pénalités si cette règle, ou l’une des autres, était enfreinte. Par exemple, si vous savez qu’il peut en coûter 200 $ pour éliminer correctement l’odeur de fumée, indiquez clairement dans votre règlement intérieur que tous les contrevenants seront facturés 200 $ pour avoir fumé là où ce n’est pas autorisé.
De plus, dans vos règles concernant le tabagisme, vous devriez mentionner ce que vous attendez de vos clients en termes de consommation de drogues récréatives. Vous voudrez probablement interdire l’utilisation, la vente ou la présence de substances illégales dans votre location.
Chaussures à l’intérieur
Si votre propriété a de la moquette ou d’autres revêtements de sol délicats, vous pouvez choisir de demander aux clients de garder leurs chaussures à l’extérieur. Bien que vous puissiez inclure cela dans votre règlement intérieur, vous pouvez fournir des détails sur l’endroit où les clients doivent garder leurs chaussures dans les guides d’enregistrement.
Fêtes et visiteurs
Certaines propriétés autorisent les locations pour des fêtes ou des événements. Si c’est votre propriété, précisez le nombre maximum de personnes et de voitures autorisées. Évitez d’être vague avec tout libellé ici, car différents clients peuvent interpréter un « quelques » amis différemment. Notez les règles de l’association des propriétaires (HOA) et les heures de silence si votre propriété fait partie d’un développement. Informez vos clients des heures pendant lesquelles le couvre-feu sonore est en vigueur.
Invités supplémentaires Airbnb
Vos clients peuvent rencontrer d’autres voyageurs ou des habitants lors de l’exploration de votre ville. Assurez-vous d’indiquer les règles que vous avez pour faire venir des invités non enregistrés. Vous voulez vous assurer que votre propriété est entretenue et que les clients sont tenus responsables de tout dommage. Faire venir des visiteurs peut compliquer cela, alors assurez-vous d’être ferme à ce sujet dans vos directives pour les visiteurs.
Lessive, ordures et recyclage
Voulez-vous que vos clients chargent leurs serviettes ou leurs draps dans la laveuse avant de partir ? Nettoient-ils et sortent-ils la poubelle ? Clarifier ces responsabilités dans le règlement intérieur avant la réservation et à l’enregistrement peut faire savoir à votre client à quoi s’attendre lors de son dernier jour à votre propriété.
Vous voudrez énumérer les détails du nettoyage avant le départ dans votre guide numérique. Il peut également être utile de rappeler à votre client ces responsabilités avant son arrivée.
Espaces extérieurs et piscines/bains à remous
Si votre propriété comprend un espace barbecue extérieur ou une piscine, discutez d’abord et avant tout des règles de sécurité, car celles-ci pourraient devenir des responsabilités pour votre entreprise Airbnb. Pour vous assurer que ces commodités sont correctement entretenues, fournissez aux clients des instructions sur la façon d’utiliser, d’allumer, d’entretenir, etc.
Confidentialité
Si vous louez seulement une partie de votre résidence, vous voudrez peut-être aborder la question de la confidentialité et des zones interdites. Par exemple, y a-t-il un espace de stockage auquel ils ne devraient pas avoir accès ? Doivent-ils entrer par une porte spécifique ou utiliser des toilettes particulières ? Indiquez clairement quelles zones sont accessibles et lesquelles ne le sont pas.
Heures de silence
De nombreuses villes et subdivisions ont des heures de silence strictement appliquées. Si c’est le cas pour votre location, informez vos clients des heures de silence et de ce qu’elles signifient. Si la zone est particulièrement stricte, assurez-vous de le dire également.
Sécurité
Vous pouvez avoir un système d’alarme domestique pour aider à protéger votre location et vos clients. Si c’est le cas, assurez-vous de décrire comment vous vous attendez à ce que vos clients utilisent ce système de sécurité. Par exemple, s’il doit être armé chaque fois qu’ils quittent la maison, dites-le.
Dommages
Avec la plupart des plateformes de réservation, un client soumettra un dépôt en cas de petits dommages. Des dommages accidentels mineurs peuvent nous arriver à tous. Cependant, vous voudrez peut-être préciser que si les dommages totalisent un montant supérieur au dépôt, vous déposerez des réclamations en disant autant. Assurez-vous d’expliquer comment vous procéderiez pour déposer ces réclamations.
Contact d’urgence
En cas d’urgence avec vos clients, il est sage de leur fournir les numéros de téléphone d’urgence de votre ville s’ils ne peuvent pas vous joindre. Cela donnera également à votre client un sentiment de sécurité supplémentaire tout en profitant de ses vacances relaxantes.
Conformité
Vos règles seront simples, faciles à comprendre et raisonnables. Vous les mettrez également à la disposition de vos clients avant même qu’ils ne réservent. Par conséquent, vous pouvez vous attendre à ce que vos clients se conforment probablement à vos règles. Généralement, les personnes qui utilisent des locations de vacances apprécient le bel espace et l’intimité que les locations permettent. Cependant, de temps en temps, vous aurez un client qui n’est pas aussi respectueux. Que se passe-t-il alors ?
Que se passe-t-il si un client enfreint l’une des règles de la maison Airbnb ?
Dans vos règles, assurez-vous de tout exposer. Puisque les règles d’Airbnb sont juridiquement contraignantes, il serait dans l’intérêt supérieur de votre client de les suivre. Dans la plupart des cas, les conséquences de la violation des règles seront des frais de nettoyage, mais il peut y avoir quelque chose de plus spécifique si les dommages sont importants ou difficiles à réparer.
Modèle de règlement intérieur Airbnb
Voici un exemple de règlement intérieur pour vous donner une idée de la façon de les organiser et de les formuler :
- L’enregistrement se fait à 15 h. Je vous enverrai un code clé 48 heures avant l’enregistrement.
- Un stationnement gratuit dans la rue est disponible. Veuillez toutefois faire attention aux voies d’urgence.
- Les animaux de compagnie de moins de 36 kg sont autorisés. Des frais de nettoyage de 25 $ seront ajoutés.
- Il est interdit de fumer dans la maison. Il est permis de fumer sur le patio arrière, et un cendrier est fourni pour les mégots. Ne jetez pas les mégots dans les buissons ou l’herbe.
- Veuillez laisser vos chaussures à l’extérieur, près des portes d’entrée et de derrière.
- Les fêtes ou les visiteurs tiers ne sont pas autorisés. Seuls les clients enregistrés sont autorisés.
- Veuillez laisser les serviettes usagées dans la salle de bain. Avant de partir, veuillez retirer le sac poubelle et le bac de recyclage, puis les sortir.
- Le barbecue extérieur est à la disposition des clients. Veuillez consulter le guide pour savoir comment l’utiliser et le nettoyer.
- L’étage est une résidence privée. Veuillez rester uniquement au rez-de-chaussée.
- Signalez immédiatement tout dommage. Tout dommage dépassant le montant de la caution devra être payé par les clients et sera signalé à Airbnb.
Bien que le règlement intérieur ne soit pas toujours un sujet passionnant, il existe une façon intéressante de le présenter à vos clients. Les guides Hostfully améliorent l’expérience client, éliminent le besoin de répondre à des questions répétitives et créent de nouvelles sources de revenus. Consultez les derniers exemples pour vous inspirer dans la conception de votre propre guide Hostfully.
Conclusion
Votre règlement intérieur Airbnb peut assurer la sécurité de votre propriété, mais n’oubliez pas de trouver un équilibre entre protection et encouragement des réservations. Il est possible d’utiliser votre règlement intérieur pour établir des attentes pour vos clients tout en créant un environnement propice à de bonnes vacances. Avez-vous déjà eu un client qui a enfreint un règlement intérieur que vous avez établi ? Qu’avez-vous fait ? Comment cela s’est-il terminé ? Nous aimerions le savoir afin que nous puissions tous apprendre ensemble. Veuillez nous contacter dans les commentaires ci-dessous.