Zahlungen für Ferienunterkünfte sehen von außen einfach aus. Ein Gast nimmt eine Reservierung vor, gibt seine Kartendaten ein, und das Geld landet auf Ihrem Konto, oder?
Für Verwalter von Ferienunterkünften ist die Realität selten so unkompliziert.
Hinter jeder Buchung stehen Entscheidungen, die beeinflussen, wie schnell Sie bezahlt werden, wie viel Umsatz Sie behalten und wie viel manuelle Arbeit Ihr Team leisten muss. Sie müssen auch zusätzliche Gebühren, Steuern und Rückerstattungen berücksichtigen, ganz zu schweigen von der Möglichkeit von Betrug.
Es gibt jedoch Möglichkeiten, Zahlungen für Ferienunterkünfte zu vereinfachen. Werfen wir einen Blick darauf, wie diese Zahlungen funktionieren, wie sie eingezogen werden und worauf Sie bei der Einrichtung eines Zahlungssystems achten sollten.
Was sind Zahlungen für Ferienunterkünfte und wie funktionieren sie?
Zahlungen für Ferienunterkünfte umfassen alle Gebühren, die ein Gast vor, während und nach der Reservierung zu entrichten hat. Dies beginnt in der Regel mit der Buchungszahlung selbst, kann aber auch Kautionen, Reinigungsgebühren und optionale Extras umfassen.
Das Ziel ist nicht nur, diese Gebühren einzuziehen, sondern dies auf eine Weise zu tun, die sicher, leicht nachvollziehbar und in großem Umfang verwaltbar ist.
Aus der Sicht des Gastes ist der Prozess recht einfach. Er bucht über Ihre Website oder eine Listing-Seite, gibt seine Daten ein und bestätigt die Reservierung. Danach übernimmt das Zahlungsgateway den Rest des Prozesses.
Hinter den Kulissen ist die Situation komplexer. Der Zahlungsabwickler autorisiert die Zahlung, zieht die Gelder ein und überweist das Geld auf Ihr Konto. Es gibt auch die Wahl zwischen gehosteten Gateways, bei denen Gäste auf eine sichere externe Seite weitergeleitet werden, und integrierten Gateways, die den Check-out-Prozess auf Ihrer eigenen Website halten.
Wie ziehen Sie Zahlungen für Ferienunterkünfte ein?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Zahlungen für Ferienunterkünfte einzuziehen, und viele Unternehmen nutzen eine Mischung davon, je nachdem, wie sie Buchungen entgegennehmen.
Zahlungen über Online-Reisebüros (OTAs) entgegennehmen
Wenn Sie Ihre Ferienunterkunft auf OTAs wie Airbnb, Vrbo oder Booking.com anbieten, zieht die Plattform in der Regel die Zahlung des Gastes für Sie ein. Anschließend überweist sie Ihnen die Gelder nach Abzug ihrer Provision.
Obwohl OTAs bequem sind, geben sie Ihnen weniger Kontrolle. In vielen Fällen erhalten Sie das Geld erst nach dem Check-in, was zu Liquiditätsproblemen führen kann. Außerdem sind Sie an deren Richtlinien, Zeitpläne und Zahlungssysteme gebunden.
Channel Manager wie Hostfully können einen Teil der Komplexität reduzieren, indem sie die Angebote über alle Ihre Plattformen hinweg synchronisieren. Das bedeutet, dass Ihre Angebots-, Verfügbarkeits- und Reservierungsdaten verbunden bleiben, auch wenn die Zahlungsseite unterschiedlichen Regeln folgt.
Zahlungen aus Direktbuchungen einziehen
Direktbuchungen geben Ihnen mehr Kontrolle über den Zahlungsprozess. Sie können entscheiden, wie das Geld eingezogen wird, wann Gelder überwiesen werden und ob die Zahlungen in Etappen aufgeteilt werden. Dies bedeutet auch, dass Sie Gästen mehr Zahlungsoptionen anbieten können, sodass sie die Methode wählen können, mit der sie sich am wohlsten fühlen.
Die zusätzliche Kontrolle ist ein Grund, warum viele Gastgeber in eine Direktbuchungswebsite investieren. Lösungen wie Hostfully helfen Ihnen sogar dabei, eine Website zu erstellen, die speziell für Kurzzeitmietbuchungen, Zahlungen und Kommunikation eingerichtet ist. Zum Beispiel verfügt unsere Plattform über Buchungs-Widgets, mit denen Sie Reservierungen erfassen und die Daten mit dem Rest Ihres Property Management Systems (PMS) synchronisieren können.
Zahlungslinks oder Rechnungen senden
Einige Immobilienverwalter gehen auch den traditionellen Weg und versenden Rechnungen oder Zahlungslinks. Diese Methode eignet sich gut für individuelle Buchungen, Stammgäste oder längere Aufenthalte, bei denen Sie die Details bestätigen müssen, bevor Sie die Zahlung entgegennehmen. Es ist jedoch wahrscheinlich, dass dies den Zahlungsprozess erschwert und mehr Arbeit für Ihr Team bedeutet.
Warum Sie Zahlungen automatisieren sollten
Wenn Ihr Geschäft wächst, werden manuelle Überweisungen schwieriger zu verwalten. Die Automatisierung erleichtert es, den Überblick über Zahlungen, Kautionen und Rückerstattungen zu behalten, egal wie viele Buchungen Sie entgegennehmen.
Einige der Hauptgründe für die Automatisierung von Zahlungen für Ferienunterkünfte sind:
- Weniger Verwaltungsaufwand: Sie müssen sich nicht merken, wann Kautionen abgebucht, Erinnerungen gesendet oder Rückerstattungen einzeln bearbeitet werden müssen.
- Weniger verpasste oder verspätete Zahlungen: Geplante Abbuchungen reduzieren das Risiko, dass Gäste vergessen zu zahlen.
- Bessere Kontrolle des Cashflows: Überweisungen erfolgen schneller, sodass Sie mehr Kontrolle über Ihren Kontostand haben.
- Einfachere Kautionsverwaltung: Sie können Kautionen automatisch einziehen und freigeben, anstatt den Prozess selbst zu verwalten.
- Stärkerer Betrugsschutz: Die meisten Zahlungstools enthalten integrierte Sicherheitsvorkehrungen, um verdächtige Überweisungen zu erkennen und zu verhindern.
- Klarere Berichterstattung: Eine zentralisierte Nachverfolgung erleichtert es, Überweisungen und ausstehende Zahlungen zu sehen, um Ihre finanzielle Leistung besser zu verstehen.
- Mehr Unterstützung für internationale Gäste: Automatisierte Systeme bieten in der Regel mehr Optionen für internationale Besucher mit unterschiedlichen Währungen und Bankkonten.
- Ein reibungsloseres Erlebnis: Gäste können schnell über einen sicheren, vertrauten Prozess bezahlen, anstatt sich mit E-Mails, Bankdaten oder manuellen Anweisungen auseinandersetzen zu müssen.
Hier machen vernetzte Zahlungstools einen echten Unterschied. PMSs wie Hostfully unterstützen die gängigsten Zahlungsabwickler, sodass Sie Gastzahlungen, Kautionen und Rückerstattungen automatisieren können, während sie mit dem Rest Ihres Buchungs-Workflows verbunden bleiben.
Welche Zahlungsmethoden können Sie Gästen anbieten?
Vorausgesetzt, Sie nehmen Direktbuchungen entgegen, müssen Sie entscheiden, welche Zahlungsmethoden Sie Gästen anbieten möchten. Eine Mischung funktioniert in der Regel am besten. Gäste finden eher eine Option, die für sie passt, was den Buchungsprozess auf ihrer Seite vereinfacht.
Hier sind einige der gängigsten Zahlungsmethoden:
| Zahlungsmethode | Am besten geeignet für | Bearbeitungszeit | Typische Gebühren | Hauptfunktionen | Integrationsfähigkeit |
| PayPal | Internationale Gäste, schnelle Einrichtung | 0–2 Tage | ~2,9 % + feste Gebühr pro Transaktion | Rechnungsstellung, Unterstützung mehrerer Währungen, benutzerfreundlich | Integration mit PMS für Direktbuchungen |
| Stripe | Direktbuchungen, Automatisierung | 0–2 Tage | ~2,9 % + feste Gebühr pro Transaktion | Automatisierte Zahlungen, gespeicherte Karten, Abonnementabrechnung | Starke PMS- und OTA-Integrationen |
| VacationRentPayment | Immobilienverwalter im großen Maßstab | 1–3 Tage | Variiert je nach Plan und Volumen | Zahlungslinks, Berichterstattung, wiederkehrende Zahlungen | Für Workflows von Ferienunterkünften entwickelt |
| Kreditkarten | Standard-Gastzahlungen | 1–3 Tage | ~2–3 % pro Transaktion | Weit verbreitet, unterstützt Online- und Offline-Zahlungen | Typischerweise über Zahlungsabwickler abgewickelt |
| Banküberweisungen | Große oder Vorauszahlungen | 1–5 Tage | Niedrige oder feste Bankgebühren | Direkte Kontoüberweisungen, geeignet für große Summen | Begrenzte Automatisierung und Integration |
Welche weiteren Zahlungen müssen Ferienunterkünfte abwickeln?
Buchungszahlungen sind nur ein Teil des Gesamtbildes. Es gibt weitere Überweisungen, die Sie kennen und in Ihrer Zahlungsstruktur berücksichtigen müssen.
Hier sind die gängigsten:
- Upsells: Optionale Extras wie Flughafentransfer oder Zwischenreinigungen bieten Ihnen Möglichkeiten für zusätzliche Einnahmen. Sie können diese zu Beginn oder während des Aufenthalts in Rechnung stellen, wenn Gäste sie später anfordern.
- Steuern: Je nach Standort müssen Sie möglicherweise Belegungssteuern als Teil der Buchung einziehen. Diese müssen Sie vom Buchungsgesamtbetrag trennen und an die Behörden abführen.
- Reinigungsgebühren: Viele Betreiber erheben eine einmalige Reinigungsgebühr, um die Wechselkosten zwischen den Aufenthalten zu decken. Obwohl Sie diese in die Buchungszahlungen einbeziehen können, müssen Sie sie für Berichtszwecke separat verfolgen.
- Weitere Gebühren: Sie können auch Gebühren für Dinge wie Haustiere, zusätzliche Gäste oder Änderungen der Check-in-/Check-out-Zeiten erheben.
- Kautionen: Kautionen decken eventuelle Schäden ab, die während des Aufenthalts eines Gastes entstehen könnten. Sie werden vor der Ankunft eingezogen und nach dem Check-out zurückerstattet, wenn keine Probleme auftreten.
Kautionen sind viel einfacher zu verwalten, wenn sie dasselbe System wie Buchungen nutzen. Deshalb können Sie mit Hostfully PMS Reservierungen, Zahlungen, Kautionen und Gästenachrichten an einem Ort verwalten.
Was sollten Sie bei der Wahl eines Zahlungssystems beachten?
Bei der Wahl eines Zahlungssystems geht es nicht nur darum, eine Möglichkeit zum Geldeinzug zu finden. Sie benötigen eine Einrichtung, die zu Ihren Abläufen passt und ein reibungsloses Erlebnis bietet, während sie gleichzeitig praktisch bleibt, wenn Ihr Geschäft skaliert.
Hier ist, worüber Sie nachdenken sollten:
Gebühren und Gesamtkosten
Die meisten Zahlungsabwickler berechnen einen Prozentsatz pro Transaktion plus eine feste Gebühr. Obwohl dies zunächst überschaubar erscheinen mag, summieren sich die Kosten schnell, wenn Sie ein hohes Buchungsvolumen verarbeiten.
Berechnen Sie jede Gebühr, die Sie möglicherweise zahlen müssen, nicht nur den beworbenen Satz. Sie können die vollen Kosten mit alternativen Anbietern vergleichen, um ein realistischeres Bild davon zu erhalten, wie viel Sie ausgeben werden und ob es ein wettbewerbsfähiger Betrag ist.
Auszahlungszeitpunkt und Cashflow
Prüfen Sie, wann der Anbieter Ihre Gelder freigibt. Wenn Sie lange warten müssen, könnte dies Ihren Geschäfts-Cashflow beeinträchtigen und es schwieriger machen, Ausgaben zu decken. Ein System, das schnell und vorhersehbar auszahlt, kann den Cashflow erheblich erleichtern, insbesondere wenn Sie knappe Gewinnmargen haben.
Sicherheit und Compliance
Gäste müssen sich sicher fühlen, wenn sie ihre Zahlungsdaten eingeben. Wenn der Check-out-Prozess unsicher oder ungewohnt aussieht, ist es wahrscheinlicher, dass sie die Buchung abbrechen.
Starke Sicherheit schützt Ihr Unternehmen auch vor Betrug und Streitigkeiten, sollte das Schlimmste passieren.
Stellen Sie daher sicher, dass jedes von Ihnen in Betracht gezogene Zahlungssystem hohe Standards erfüllt. Die Wahl von PCI-konformen Zahlungsabwicklern ist eine der effektivsten Möglichkeiten, Gästedaten zu schützen und Risiken zu reduzieren. Sie können auch prüfen, ob Anbieter das System aktiv überwachen und regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass keine Sicherheitslücken entstehen.
Integrationen mit PMS und Tools
Prüfen Sie, wie gut das Zahlungssystem mit den Tools verbunden ist, die Sie täglich verwenden. Buchungen, Zahlungen, Buchhaltung und Gästenachrichten müssen ordnungsgemäß integriert sein, damit Sie Daten systemübergreifend austauschen können.
Diese Art der Konnektivität wird besonders nützlich, wenn Ihr Geschäft wächst. Anstatt zwischen separaten Tools zu wechseln, um verschiedene Vorgänge zu überprüfen, können Sie den Prozess als einen verbundenen Workflow verwalten.
Automatisierung und Skalierbarkeit
Denken Sie an Ihre Zukunftspläne. Eine Einrichtung, die für ein oder zwei Immobilien funktioniert, könnte Schwierigkeiten haben, sobald Sie ein größeres Portfolio verwalten.
Deshalb sollten Sie ein Zahlungssystem priorisieren, das für große Unternehmen geeignet ist. Suchen Sie nach solchen mit Funktionen wie wiederkehrenden Gebühren, geplanten Zahlungsregeln und automatischen Rückerstattungen, um Ihnen zu helfen, mehr Reservierungen zu bearbeiten, ohne mehr Verwaltungsaufwand zu verursachen.
Gästeerlebnis und Flexibilität
Betrachten Sie den Zahlungsprozess aus der Perspektive des Gastes, bevor Sie sich festlegen. Je einfacher es für die Leute ist, in ihrer bevorzugten Methode zu bezahlen, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie den Prozess bis zum Ende durchlaufen – und Ihre Unterkunft buchen.
Testen Sie, wenn möglich, den Zahlungsabwickler, bevor Sie ihn auf Ihrer Website hinzufügen. Sie können sehen, ob der Anbieter eine Demoversion hat oder darum bitten, ihn in Aktion zu sehen. Überprüfen Sie ihn sowohl auf dem Desktop als auch auf dem Mobilgerät, um zu sehen, ob dies die Funktionalität und das Erlebnis beeinflusst, und wie gut er Währungsumrechnungen und Kautionen handhabt.
Buchhaltung
Stellen Sie schließlich sicher, dass Ihr Zahlungssystem sauber in die Art und Weise passt, wie Sie Einnahmen verfolgen und Transaktionen abgleichen. Wenn Zahlungsdaten schwer mit Buchungen, Steuern, Rückerstattungen und Gebühren abzugleichen sind, wird die Berichterstattung viel komplexer und fehleranfälliger.
Suchen Sie nach einer Einrichtung, die es einfach macht, verschiedene Gebühren zu trennen und Daten mit Ihren Buchhaltungstools zu synchronisieren. Zum Beispiel integriert sich Hostfully mit QuickBooks und verbindet sich mit Ximplifis VRPlatform, um Buchhaltungsdaten zu automatisieren und den manuellen Abgleich zu reduzieren. Das bedeutet, dass Ihr Team weniger Zeit mit dem Abgleichen von Zahlungen und Reservierungen verbringt und das Risiko menschlicher Fehler reduziert wird.
So richten Sie die automatische Zahlungsabwicklung ein
Die Einrichtung der automatischen Zahlungsabwicklung ist relativ einfach, wenn Sie ein PMS wie Hostfully verwenden. Hier sind die allgemeinen Schritte:
- Geschäftskonto erstellen: Besuchen Sie die Website Ihres Zahlungsabwicklers, um den Anmeldevorgang zu durchlaufen.
- Konten verknüpfen: Suchen Sie den Zahlungsabwickler in Ihrem PMS, indem Sie zur Integrationsseite gehen und das Symbol auswählen.
- Berechtigungen erteilen: Melden Sie sich bei Ihrem Zahlungsabwickler an und aktivieren Sie die Integration.
- Legen Sie Ihre Zahlungsregeln fest. Entscheiden Sie, wann Kautionen abgebucht, wann Restbeträge eingezogen und wie Extras wie Gebühren oder Upsells gehandhabt werden sollen.
- Testen Sie den gesamten Zahlungsfluss. Bevor Sie sich auf die Automatisierung verlassen, stellen Sie sicher, dass Abbuchungen, Bestätigungen und Auszahlungen wie erwartet funktionieren.
Vereinfachen Sie Zahlungen für Ferienunterkünfte mit Hostfully PMS
Die Wahl der richtigen Zahlungsstruktur hat direkte Auswirkungen auf die Geschäftsergebnisse. Deshalb tun die besten Systeme mehr als nur Transaktionen zu verarbeiten; sie helfen Ihnen, Kautionen und Restbeträge zu automatisieren, den Überblick über den Cashflow zu behalten und Reibungsverluste während der gesamten Gastreise zu reduzieren.
Hostfully PMS ermöglicht es Ihnen, diese beweglichen Teile in einem verbundenen System zusammenzuführen, sodass Zahlungen die tatsächliche Funktionsweise Ihrer Abläufe unterstützen. Unsere Plattform hilft Ihnen dabei:
- Zahlungspläne für Kautionen, Restbeträge und andere Gebühren automatisieren
- Integration mit Zahlungsabwicklern wie Stripe, PayPal und VacationRentPayment
- Buchungen und Zahlungsdaten über Ihr PMS und Ihre OTA-Kanäle hinweg synchronisieren
- Kautionen mit mehr Kontrolle über Beträge, Währung und Methoden verwalten
- Upsells und Add-ons über digitale Reiseführer verkaufen
- Leistung und Cashflow neben dem Rest Ihrer Abläufe verfolgen
All dies bedeutet weniger Zeit, um Zahlungen zu entwirren, und mehr Vertrauen, dass Buchungen und Überweisungen in Ihrem Unternehmen so ablaufen, wie sie sollen.
FAQs zu Zahlungen für Ferienunterkünfte
Was ist der beste Weg, um Zahlungen für Direktbuchungen einzuziehen?
Zahlungsabwickler wie Stripe und PayPal sind in der Regel der effizienteste Weg, um Zahlungen für Direktbuchungen einzuziehen. Sie bieten Ihnen einen sicheren Check-out-Prozess, mehr Kontrolle darüber, wann Sie bezahlt werden, und viel weniger Arbeit als die manuelle Abwicklung von Zahlungen.
Wie unterscheiden sich die Auszahlungszeiten zwischen OTAs und Direktbuchungen?
OTAs wie Airbnb und Vrbo geben Gelder gemäß ihren eigenen Auszahlungsplänen frei. Das kann sie bequem machen, gibt Ihnen aber auch weniger Kontrolle darüber, wann das Geld auf Ihrem Konto ankommt. Direktbuchungen sind flexibler, da Sie entscheiden können, ob Sie den vollen Betrag im Voraus einziehen oder Zahlungen in Etappen aufteilen.
Welche Gebühren sollte ich bei der Abwicklung von Zahlungen für Ferienunterkünfte erwarten?
Die meisten Zahlungsabwickler berechnen einen Prozentsatz jeder Transaktion plus eine feste Gebühr. Je nach Ihrer Einrichtung müssen Sie möglicherweise auch Gebühren für Währungsumrechnungen, Rückbuchungsgebühren oder andere plattformbezogene Kosten berücksichtigen.