Os pagamentos de alojamento de férias parecem simples à primeira vista. Um hóspede faz uma reserva, introduz os dados do cartão e o dinheiro chega à sua conta, certo?
Para os gestores de propriedades, a realidade raramente é assim tão simples.
Por detrás de cada reserva, há decisões que afetam a rapidez com que recebe, quanto da receita mantém e quanto trabalho manual a sua equipa tem de assumir. Também é necessário considerar taxas adicionais, impostos e reembolsos, sem esquecer a possibilidade de fraude.
Mas há formas de simplificar os pagamentos de alojamento de férias. Vejamos como estes pagamentos funcionam, como os cobrar e o que procurar numa configuração de pagamentos.
O que são pagamentos de alojamento de férias e como funcionam?
Os pagamentos de alojamento de férias incluem todas as cobranças que um hóspede tem de pagar antes, durante e após a reserva. Normalmente, começa com o pagamento da própria reserva, mas pode também incluir cauções, taxas de limpeza e extras opcionais.
O objetivo não é apenas cobrar estas taxas, mas fazê-lo de forma segura, fácil de acompanhar e gerível à escala.
Do ponto de vista do hóspede, o processo é bastante simples. Faz a reserva através do seu website ou de um site de anúncios, introduz os seus dados e confirma a reserva. Depois, o gateway de pagamento assume o resto do processo.
Nos bastidores, a situação é mais complexa. O processador de pagamentos autoriza o pagamento, captura os fundos e envia o dinheiro para a sua conta. Há também a opção entre gateways alojados, em que os hóspedes são redirecionados para uma página externa segura, e gateways integrados, que mantêm o processo de checkout no seu próprio site.
Como cobrar pagamentos de alojamento de férias?
Existem várias formas de cobrar pagamentos de alojamento de férias, e muitas empresas acabam por usar uma combinação, consoante a forma como recebem reservas.
Receber pagamentos através de Agências de Viagens Online (OTAs)
Se anunciar o seu alojamento de férias em OTAs como a Airbnb, a Vrbo ou a Booking.com, a plataforma normalmente cobra o pagamento do hóspede por si. Depois, transfere-lhe os fundos, deduzindo a sua comissão.
Embora as OTAs sejam convenientes, dão-lhe menos controlo. Em muitos casos, só receberá o dinheiro após o check-in, o que pode criar problemas de tesouraria. Além disso, fica dependente das suas políticas, prazos e sistemas de pagamento.
Gestores de canais como a Hostfully podem reduzir parte da complexidade ao sincronizar anúncios em todas as suas plataformas. Isso significa que o seu anúncio, disponibilidade e dados de reserva permanecem ligados, mesmo que a parte dos pagamentos siga regras diferentes.
Cobrar pagamentos de reservas diretas
As reservas diretas dão-lhe mais controlo sobre o processo de pagamento. Pode decidir como cobrar o dinheiro, quando transferir os fundos e se deve dividir os pagamentos por fases. Isto também significa que pode oferecer aos hóspedes mais opções de pagamento, para que escolham o método com que se sentem mais confortáveis.
Este controlo adicional é uma das razões pelas quais muitos anfitriões investem num site de reservas diretas. Soluções como a Hostfully ajudam-no até a criar um website especialmente preparado para reservas de alojamento de curta duração, pagamentos e comunicação. Por exemplo, a nossa plataforma tem widgets de reserva que lhe permitem captar reservas e sincronizar os dados com o resto do seu Sistema de Gestão de Propriedades (PMS).
Enviar links de pagamento ou faturas
Alguns gestores de propriedades também seguem a via tradicional e enviam faturas ou links de pagamento. Este método funciona bem para reservas personalizadas, hóspedes recorrentes ou estadias mais longas, em que é necessário confirmar os detalhes antes de cobrar. No entanto, é provável que introduza mais fricção no processo de pagamento e crie mais trabalho para a sua equipa.
Porque deve automatizar os pagamentos
À medida que o seu negócio cresce, as transferências manuais tornam-se mais difíceis de gerir. A automatização facilita o controlo de pagamentos, cauções e reembolsos, independentemente do número de reservas que recebe.
Algumas das principais razões para automatizar os pagamentos de alojamento de férias incluem:
- Menos tarefas administrativas: Não tem de se lembrar de quando cobrar cauções, enviar lembretes ou processar reembolsos um a um.
- Menos pagamentos em falta ou em atraso: Cobranças agendadas reduzem o risco de os hóspedes se esquecerem de pagar.
- Melhor controlo da tesouraria: As transferências são mais imediatas, pelo que tem mais controlo sobre o saldo da sua conta.
- Gestão de cauções mais fácil: Pode cobrar e libertar cauções automaticamente, em vez de gerir o processo manualmente.
- Maior proteção contra fraude: A maioria das ferramentas de pagamento inclui salvaguardas integradas para detetar e prevenir transferências suspeitas.
- Relatórios mais claros: O acompanhamento centralizado facilita a visualização de transferências e pagamentos pendentes, ajudando-o a compreender o seu desempenho financeiro.
- Mais apoio a hóspedes internacionais: Os sistemas automatizados normalmente oferecem mais opções para visitantes internacionais com diferentes moedas e contas bancárias.
- Uma experiência mais fluida: Os hóspedes podem pagar rapidamente através de um processo seguro e familiar, em vez de lidarem com e-mails, dados bancários ou instruções manuais.
É aqui que as ferramentas de pagamento conectadas fazem uma verdadeira diferença. PMS como a Hostfully suportam os processadores de pagamento mais populares, para que possa automatizar pagamentos de hóspedes, cauções e reembolsos, mantendo tudo ligado ao resto do seu fluxo de reservas.
Que métodos de pagamento pode oferecer aos hóspedes?
Partindo do princípio de que aceita reservas diretas, precisa de decidir que métodos de pagamento oferecer aos hóspedes. Uma combinação costuma funcionar melhor. É mais provável que os hóspedes encontrem uma opção que lhes sirva, simplificando o processo de reserva do lado deles.
Eis alguns dos métodos de pagamento mais comuns:
| Método de pagamento | Ideal para | Tempo de processamento | Taxas típicas | Principais funcionalidades | Adequação à integração |
| PayPal | Hóspedes internacionais, configuração rápida | 0–2 dias | ~2,9 % + taxa fixa por transação | Faturação, suporte multimoeda, fácil de utilizar | Integra-se com o PMS para reservas diretas |
| Stripe | Reservas diretas, automatização | 0–2 dias | ~2,9 % + taxa fixa por transação | Pagamentos automatizados, cartões guardados, faturação por subscrição | Integrações fortes com PMS e OTAs |
| VacationRentPayment | Gestores de propriedades à escala | 1–3 dias | Varia consoante o plano e o volume | Links de pagamento, relatórios, pagamentos recorrentes | Concebido para fluxos de trabalho de alojamento de férias |
| Cartões de crédito | Pagamentos padrão de hóspedes | 1–3 dias | ~2–3 % por transação | Amplamente aceite, suporta pagamentos online e offline | Normalmente tratado através de processadores |
| Transferências bancárias | Pagamentos elevados ou antecipados | 1–5 dias | Taxas bancárias baixas ou fixas | Transferências diretas entre contas, adequadas para montantes elevados | Automatização e integração limitadas |
Que outros pagamentos os alojamentos de férias precisam de gerir?
Os pagamentos de reserva são apenas uma parte do panorama. Existem outras transferências de que deve estar ciente e que deve considerar na sua configuração de pagamentos.
Eis as mais comuns:
- Upsells: Extras opcionais como recolha no aeroporto ou limpezas a meio da estadia dão-lhe oportunidades de receita adicional. Pode cobrá-los no início ou durante a estadia, se os hóspedes os solicitarem mais tarde.
- Impostos: Dependendo da sua localização, poderá ter de cobrar impostos de ocupação como parte da reserva. Deve separá-los do total da reserva e entregá-los às autoridades.
- Taxas de limpeza: Muitos operadores cobram uma taxa única de limpeza para cobrir os custos de preparação entre estadias. Embora possa incluí-la nos pagamentos de reserva, ainda assim precisa de a acompanhar separadamente para efeitos de relatórios.
- Outras taxas: Também pode cobrar valores por coisas como animais de estimação, hóspedes extra ou alterações aos horários de check-in/check-out.
- Cauções: As cauções cobrem quaisquer danos que possam ocorrer durante a estadia do hóspede. Cobra-as antes da chegada e reembolsa-as após o check-out, se não surgirem problemas.
As cauções são muito mais fáceis de gerir quando partilham o mesmo sistema que as reservas. É por isso que o Hostfully PMS lhe permite gerir reservas, pagamentos, cauções e mensagens aos hóspedes num só lugar.
O que deve considerar ao escolher um sistema de pagamentos?
Escolher um sistema de pagamentos não é apenas encontrar uma forma de cobrar dinheiro. Precisa de uma configuração que se adeque às suas operações e proporcione uma experiência fluida, mantendo-se prática à medida que o seu negócio cresce.
Eis o que deve ter em conta:
Taxas e custo total
A maioria dos processadores de pagamento cobra uma percentagem por transação, além de uma taxa fixa. Embora isto possa parecer gerível no início, os custos acumulam-se rapidamente quando está a processar um elevado volume de reservas.
Calcule todas as taxas que poderá ter de pagar, não apenas a tarifa anunciada. Pode comparar os custos totais com fornecedores alternativos para obter uma visão mais realista de quanto irá gastar e se é um valor competitivo.
Prazos de pagamento e tesouraria
Verifique quando o fornecedor disponibiliza os seus fundos. Se tiver de esperar longos períodos, isso pode interferir com a tesouraria do seu negócio e dificultar a cobertura de despesas. Um sistema que paga de forma rápida e previsível pode tornar a tesouraria muito mais fácil de gerir, especialmente quando tem margens de lucro apertadas.
Segurança e conformidade
Os hóspedes precisam de se sentir confiantes quando introduzem os seus dados de pagamento. Se o processo de checkout parecer inseguro ou pouco familiar, é mais provável que abandonem a reserva.
Uma segurança robusta também protege o seu negócio contra fraude e disputas, caso aconteça o pior.
Por isso, certifique-se de que qualquer sistema de pagamentos que considere cumpre padrões elevados. Escolher processadores em conformidade com PCI é uma das formas mais eficazes de proteger os dados dos hóspedes e reduzir o risco. Também pode verificar se os fornecedores monitorizam ativamente e revêm regularmente o sistema, para garantir que não surgem falhas de segurança.
Integrações com PMS e ferramentas
Veja quão bem o sistema de pagamentos se liga às ferramentas que utiliza diariamente. Reservas, pagamentos, contabilidade e mensagens aos hóspedes têm de se integrar corretamente para que possa partilhar dados entre sistemas.
Esse tipo de conectividade torna-se especialmente útil à medida que o seu negócio cresce. Em vez de alternar entre ferramentas separadas para verificar diferentes operações, pode gerir o processo como um único fluxo de trabalho conectado.
Automatização e escalabilidade
Pense nos seus planos futuros. Uma configuração que funciona para uma ou duas propriedades pode ter dificuldades quando estiver a gerir um portefólio maior.
Por isso, deve dar prioridade a um sistema de pagamentos que funcione para empresas de maior dimensão. Procure funcionalidades como cobranças recorrentes, regras de pagamento agendadas e reembolsos automáticos, para o ajudar a gerir mais reservas sem aumentar a carga administrativa.
Experiência do hóspede e flexibilidade
Considere o processo de pagamento do ponto de vista do hóspede antes de se comprometer. Quanto mais fácil for para as pessoas pagarem com o método preferido, maior a probabilidade de concluírem o processo até ao fim — e reservarem a sua propriedade.
Se possível, teste o processador de pagamentos antes de o adicionar ao seu website. Pode ver se o fornecedor tem uma versão de demonstração ou pedir para o ver em ação. Teste-o tanto em computador como em telemóvel para ver se isso afeta a funcionalidade e a experiência, e verifique quão bem lida com conversões de moeda e cauções.
Contabilidade
Por fim, certifique-se de que o seu sistema de pagamentos se encaixa de forma clara na forma como acompanha receitas e reconcilia transações. Se os dados de pagamento forem difíceis de associar a reservas, impostos, reembolsos e taxas, os relatórios tornar-se-ão muito mais complexos e propensos a erros.
Procure uma configuração que facilite a separação de diferentes cobranças e a sincronização de dados com as suas ferramentas de contabilidade. Por exemplo, a Hostfully integra-se com o QuickBooks e liga-se ao VRPlatform da Ximplifi para ajudar a automatizar dados contabilísticos e reduzir a reconciliação manual. Isto significa que a sua equipa passa menos tempo a associar pagamentos a reservas e reduz o risco de erro humano.
Como configurar o processamento automático de pagamentos
Configurar o processamento automático de pagamentos é relativamente simples quando utiliza um PMS como a Hostfully. Eis os passos gerais:
- Criar uma conta empresarial: Visite o website do seu processador de pagamentos para concluir o processo de registo.
- Ligar as suas contas: Encontre o processador no seu PMS, acedendo à página de integrações e selecionando o ícone.
- Conceder permissões: Inicie sessão no seu processador de pagamentos e ative a integração.
- Defina as suas regras de pagamento. Decida quando cobrar cauções, quando cobrar os saldos finais e como gerir extras como taxas ou upsells.
- Teste todo o fluxo de pagamento. Antes de depender da automatização, certifique-se de que as cobranças, confirmações e pagamentos se comportam como espera.
Simplifique os pagamentos de alojamento de férias com o Hostfully PMS
Escolher a configuração de pagamentos certa tem um impacto direto nos resultados do negócio. É por isso que os melhores sistemas fazem mais do que processar transações; ajudam-no a automatizar cauções e saldos, a manter o controlo da tesouraria e a reduzir a fricção ao longo da jornada do hóspede.
O Hostfully PMS permite-lhe reunir essas peças móveis num único sistema conectado, para que os pagamentos apoiem a forma como as suas operações realmente funcionam. A nossa plataforma ajuda-o a:
- Automatizar calendários de pagamento para cauções, saldos e outras cobranças
- Integrar com processadores de pagamento como Stripe, PayPal e VacationRentPayment
- Sincronizar reservas e dados de pagamento entre o seu PMS e os canais OTA
- Gerir cauções com maior controlo sobre montantes, moeda e métodos
- Vender upsells e add-ons através de guias digitais
- Acompanhar o desempenho e a tesouraria juntamente com o resto das suas operações
Tudo isto significa menos tempo a desembaraçar pagamentos e mais confiança de que as reservas e transferências estão a fluir no seu negócio como devem.
FAQs sobre pagamentos de alojamento de férias
Qual é a melhor forma de cobrar pagamentos para reservas diretas?
Processadores de pagamento como a Stripe e a PayPal são, normalmente, a forma mais eficiente de cobrar pagamentos para reservas diretas. Oferecem um fluxo de checkout seguro, mais controlo sobre quando recebe e muito menos trabalho do que gerir os pagamentos por conta própria.
Como diferem os prazos de pagamento entre OTAs e reservas diretas?
OTAs como a Airbnb e a Vrbo libertam fundos de acordo com os seus próprios calendários de pagamento. Isso pode torná-las convenientes, mas também lhe dá menos controlo sobre quando o dinheiro chega à sua conta. As reservas diretas são mais flexíveis, uma vez que pode decidir se cobra o valor total antecipadamente ou se divide os pagamentos por fases.
Que taxas devo esperar ao processar pagamentos de alojamento de férias?
A maioria dos processadores de pagamento cobra uma percentagem de cada transação, além de uma taxa fixa. Dependendo da sua configuração, poderá também ter de considerar taxas de conversão de moeda, taxas de chargeback ou outros custos relacionados com a plataforma.