Ιστορία επιτυχίας
Υποβάλλοντας, συμφωνείτε να επικοινωνήσουμε μαζί σας μέσω email, τηλεφώνου ή SMS.
Ο Armando Escarcega είναι συνιδρυτής της Twinity, μιας εταιρείας διαχείρισης βραχυχρόνιων μισθώσεων πλήρους εξυπηρέτησης, γνωστής για την πρακτική, με προτεραιότητα τη φιλοξενία, προσέγγισή της.
«Συνηθίζαμε να αφιερώνουμε 8 ημέρες στις αναφορές μας. Τώρα με το Hostfully, τελειώνουμε σε 4. Επιπλέον, για τους ιδιοκτήτες, οι αναφορές είναι διαφανείς και επαγγελματικές.»
Με ένα ταχέως αναπτυσσόμενο χαρτοφυλάκιο βραχυχρόνιων μισθώσεων και 5.000+ κριτικές πέντε αστέρων, ο Armando Escarcega χρειαζόταν έναν καλύτερο τρόπο για να κλιμακώσει την αναφορά ιδιοκτητών. Η ταχεία ανάπτυξη σήμαινε ότι η διαδικασία του τέλους του μήνα γινόταν τροχοπέδη στις λειτουργίες καθώς αυξανόταν ο αριθμός των μονάδων υπό διαχείριση.
Εκείνη την εποχή, η ομάδα του Armando χρησιμοποιούσε το Your Porter, ένα βασικό PMS αλλά χωρίς ισχυρές δυνατότητες αναφοράς. «Τα κάναμε όλα χειροκίνητα», είπε. «Έβγαζα κρατήσεις από την Airbnb, πρόσθετα τα έσοδα και τα έξοδα στο Excel και δημιουργούσα μια κατάσταση κερδών και ζημιών για κάθε ακίνητο.» Η διαδικασία ήταν λειτουργική, αλλά χρονοβόρα και επιρρεπής σε έλεγχο από τον ιδιοκτήτη.
Δεν ήταν μόνο οι ώρες εργασίας. Ήταν το κενό εμπιστοσύνης. «Οι ιδιοκτήτες ρωτούσαν, ‘Μπορείτε να μου στείλετε στιγμιότυπα οθόνης των κρατήσεων;’ επειδή δεν πίστευαν τους αριθμούς», θυμάται ο Armando. «Δεν υπήρχε ορατότητα σε κάθε κράτηση, μόνο μια τελική πληρωμή.»
Καθώς ο Armando διερευνούσε τη μετάβαση σε ένα διαφορετικό PMS, ο ανταγωνισμός δεν ήταν αντάξιος. «Κοίταξα τα Guesty, Hostaway και άλλα, αλλά κανένα δεν προσέφερε περισσότερα από το Hostfully. Ήταν πολύ ακριβά ή δεν είχαν αυτό που χρειαζόμουν. Το Hostfully είχε το καλύτερο κόστος-όφελος, χωρίς αμφιβολία.»
Η ομάδα του Armando χρησιμοποιεί πλέον την Προηγμένη Αναφορά της Hostfully για να δημιουργεί λεπτομερείς, επαγγελματικού επιπέδου μηνιαίες αναφορές μέσα σε λίγα λεπτά, όχι ημέρες. «Οι ιδιοκτήτες μπορούν να δουν το όνομα κάθε επισκέπτη, τις διανυκτερεύσεις και το ποσό που πλήρωσαν», είπε. «Είναι σαφές, επαγγελματικό και εμπιστεύονται τους αριθμούς.»
Στο τέλος του μήνα, η Twinity εξάγει μια αναφορά από το Hostfully με πλήρη λεπτομέρεια σε επίπεδο κράτησης, συμπεριλαμβανομένων εσόδων, χρεώσεων και πληροφοριών επισκεπτών. Αλλά δεν χρησιμοποιούν απλώς το προεπιλεγμένο πρότυπο. «Μπορείτε να προσαρμόσετε τα πάντα», είπε ο Armando. «Κάθε στήλη είναι επεξεργάσιμη, από το τι να εμφανίζεται, τι να αποκρύπτεται, μέχρι το τι να υπολογίζεται. Αυτή η ευελιξία και προσαρμογή ήταν ακριβώς αυτό που χρειαζόμασταν.» Επιπλέον, η Twinity δημιούργησε προσαρμοσμένες στήλες με μοναδικούς τύπους προσαρμοσμένους στο μοντέλο πληρωμών τους, συμπεριλαμβανομένων μεταβλητών χρεώσεων και εκπτώσεων κοινής ωφέλειας.
Η ομάδα διασταυρώνει αυτήν την αναφορά με τις εσωτερικές καταστάσεις κερδών και ζημιών. «Εάν κάτι δεν ταιριάζει—όπως μια επιστροφή χρημάτων ή ακύρωση, χρειάζεται μόνο να ελέγξουμε αυτές τις οριακές περιπτώσεις. Για τα υπόλοιπα, είναι plug and play», εξήγησε ο Armando. Αυτή η στοχευμένη επικύρωση σημαίνει ότι δεν χάνουν πλέον χρόνο αναθεωρώντας τα οικονομικά κάθε ακινήτου γραμμή προς γραμμή.
Αυτή η ροή εργασιών υποστηρίζει πλέον τόσο την ταχύτητα όσο και την ακρίβεια. Επιτρέπει στην οικονομική ομάδα να επικεντρώνεται στις ανωμαλίες, όχι στην εισαγωγή δεδομένων, εξοικονομώντας ώρες κάθε μήνα ενώ αυξάνει την ακρίβεια.
Η ομάδα υποστήριξης της Hostfully έπαιξε σημαντικό ρόλο στην εγκατάσταση. «Ο εκπρόσωπος επιτυχίας πελατών μας πρέπει να έχει ενημερώσει την αναφορά 10 φορές μαζί μας», είπε ο Armando. «Μας βοήθησε ακόμη και να δημιουργήσουμε προσαρμοσμένες στήλες για συγκεκριμένες χρεώσεις και στοιχεία.»
Σας φαίνονται οικείες οι προκλήσεις του Armando στην προετοιμασία των αναφορών ιδιοκτητών; Ας μιλήσουμε.
Οι αναφορές δεν εξοικονομούν απλώς χρόνο. Εξοικονομούν τις σχέσεις με τους ιδιοκτήτες. «Συνηθίζαμε να λαμβάνουμε πολλές ερωτήσεις παρακολούθησης: ‘Γιατί είναι αυτή η χρέωση εδώ;’ ή ‘Τι είναι αυτό το ποσό;’» είπε ο Armando. «Τώρα, με τις αναφορές της Hostfully, αυτές οι ερωτήσεις έχουν εξαφανιστεί. Είναι πολύ πιο διαφανές, και οι ιδιοκτήτες μας εμπιστεύονται περισσότερο.»