Suksesshistorie
Ved å sende inn godtar du å bli kontaktet via e-post, telefon eller SMS.
Armando Escarcega er medgründer av Twinity, et fullservice ferieutleieforvaltningsselskap kjent for sin praktiske, gjestfrihetsfokuserte tilnærming.
«Vi brukte å bruke 8 dager på rapportene våre. Nå med Hostfully er vi ferdige på 4. I tillegg er rapportene transparente og profesjonelt utseende for eierne.»
Med en raskt voksende ferieutleieportefølje og over 5 000 femstjerners anmeldelser, trengte Armando Escarcega en bedre måte å skalere eierapportering på. Rask vekst gjorde at månedssluttprosessen ble en belastning for driften etter hvert som antallet enheter under forvaltning økte.
På den tiden brukte Armandos team Your Porter, et grunnleggende PMS-system som manglet robuste rapporteringsfunksjoner. «Vi gjorde alt manuelt,» sa han. «Jeg hentet reservasjoner fra Airbnb, la til inntekter og utgifter i Excel, og laget et resultatregnskap for hver eiendom.» Prosessen fungerte, men var tidkrevende og utsatt for gransking fra eieren.
Det var ikke bare arbeidstimene. Det var tillitsgapet. «Eierne spurte: 'Kan du sende meg skjermbilder av reservasjonene?' fordi de ikke trodde på tallene,» husket Armando. «Det var ingen innsikt i hver booking, bare en endelig utbetaling.»
Da Armando vurderte å bytte til et annet PMS-system, holdt ikke konkurrentene mål. «Jeg så på Guesty, Hostaway og andre, men ingen tilbød mer enn Hostfully. De var for dyre eller hadde ikke det jeg trengte. Hostfully hadde den beste kostnadsnytten, uten tvil.»
Armandos team bruker nå Hostfullys avanserte rapportering til å generere detaljerte, profesjonelle månedlige rapporter på minutter, ikke dager. «Eierne kan se hver gjests navn, antall overnattinger og hvor mye de betalte,» sa han. «Det er tydelig, profesjonelt, og de stoler på tallene.»
Ved månedens slutt eksporterer Twinity en rapport fra Hostfully med fullstendig reservasjonsdetaljer, inkludert inntekter, gebyrer og gjesteinformasjon. Men de bruker ikke bare standardmalen. «Du kan tilpasse alt,» sa Armando. «Hver kolonne kan redigeres, fra hva som skal vises, hva som skal skjules, til hva som skal beregnes. Den fleksibiliteten og tilpasningsmuligheten er akkurat det vi trengte.» I tillegg har Twinity bygget egendefinerte kolonner med unike formler tilpasset deres utbetalingsmodell, inkludert variable gebyrer og fradrag for forbruk.
Teamet kryssjekker denne rapporten mot interne resultatregnskaper. «Hvis noe ikke stemmer – som en refusjon eller kansellering, trenger vi bare å sjekke de unntakstilfellene. For resten er det plug and play,» forklarte Armando. Den målrettede valideringen betyr at de ikke lenger kaster bort tid på å gjennomgå hver eiendoms økonomi linje for linje.
Denne arbeidsflyten støtter nå både hastighet og presisjon. Den gjør det mulig for økonomiteamet å fokusere på avvik, ikke dataregistrering, noe som sparer timer hver måned samtidig som nøyaktigheten øker.
Hostfullys supportteam spilte en viktig rolle i oppsettet. «Vår Customer Success-representant må ha oppdatert rapporten 10 ganger sammen med oss,» sa Armando. «Vi fikk til og med hjelp til å lage egendefinerte kolonner for spesifikke gebyrer og linjeposter.»
Høres Armandos utfordringer med forberedelse av eierrapporter kjent ut? La oss snakke sammen.
Rapportene sparer ikke bare tid. De redder eierforhold. «Vi pleide å få mange oppfølgingsspørsmål: 'Hvorfor er dette gebyret her?' eller 'Hva er dette beløpet?'» sa Armando. «Nå, med Hostfullys rapporter, er disse spørsmålene borte. Det er mye mer transparent, og eierne stoler mer på oss.»